Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn coi mình là siêu tổ chức và bạn đã sử dụng danh sách kiểm tra khi lên kế hoạch cho một sự kiện, nhưng đã gặp phải các tình huống mà bạn nhận ra (quá muộn) mà bạn không thể chi tiết một số chi tiết quan trọng. Bạn đã đi sai ở đâu?
Mỗi sự kiện yêu cầu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện được thiết kế với sự kiện cụ thể đó và được điều chỉnh theo các đặc điểm sự kiện riêng lẻ. Vì vậy, mỗi danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện là khác nhau. Tuy nhiên, có năm mục mà bạn phải có trong danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện của bạn, bất kể bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc sinh nhật nhỏ hay một chức năng công ty lớn.
Ký hợp đồng sự kiện
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng hãy đảm bảo bạn ký - và nhận lại các bản sao đã ký - tất cả các hợp đồng bạn cần cho sự kiện của mình. Điều này bao gồm các hợp đồng sự kiện với khách hàng, địa điểm, nhà cung cấp, khách sạn, giải trí, v.v. Bắt tay vững chắc là một cách tốt để tiến hành kinh doanh nhưng không phải là cách để đảm bảo việc thuê bất kỳ nhà cung cấp nào và không phải là cách để cam kết làm việc cho khách hàng .
Nhận tất cả mọi thứ bằng văn bản và không làm bất kỳ công việc hoặc chi tiêu một xu trên kế hoạch sự kiện của bạn cho đến khi tất cả các thủ tục giấy tờ đã được ký kết và chuyển giao. Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện cần hợp đồng sự kiện cho các dịch vụ sự kiện của bạn, hãy nhấp vào đây.
Xác nhận ngày và giờ sự kiện
Bạn đang đầu gối sâu trong các giai đoạn lập kế hoạch cho sự kiện này.
Làm thế nào mà bất cứ ai có thể có được ngày sai? Nhà cung cấp thường có các hoạt động kinh doanh khác. Khách hàng có thể đồng ý với ngày và giờ cho sự kiện và sau đó chỉ cần quên thông báo cho bạn về sự thay đổi trong kế hoạch. Trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện của mình, hãy kiểm tra lại ngày tháng và thời gian bắt đầu và kết thúc và nhận các thông tin này bằng văn bản để mọi người ở cùng một trang.
Thuê Trợ giúp Bổ sung
Đừng đánh giá thấp giá trị của việc có thêm trợ giúp vào ngày diễn ra sự kiện của bạn. Luôn luôn có một cái gì đó mà cần phải chăm sóc và hầu hết các nhà lập kế hoạch sự kiện đã quá bận rộn chạy sự kiện để dành sự chú ý của họ cho các tình huống phát sinh. Việc thuê thêm trợ giúp là một bước quan trọng thường bị bỏ qua cho đến khi có thể quá muộn để thuê nhân viên sự kiện tốt nhất cho công việc trong tầm tay. Không giải quyết cho thức ăn thừa khi nói đến việc thuê nhân viên sự kiện. Đặt mặt hàng này vào danh sách kiểm tra sự kiện của bạn và đảm bảo nhân viên được đào tạo tốt nhất với trải nghiệm bạn cần phù hợp với ngân sách sự kiện của bạn.
Tiến hành một trang web đi bộ qua
Không có gì so sánh với việc hình dung ra một cái gì đó trong tâm trí của bạn khá giống như trải nghiệm nó ngay từ đầu. Tiến hành đi bộ qua trang web sự kiện với khách hàng và nhà cung cấp của bạn là một bước quan trọng trong quy trình lập kế hoạch sự kiện.
Nó trình bày một cơ hội để đặt câu hỏi, giải quyết các mối quan tâm, và đi đến một thỏa thuận về thiết lập phòng, trang trí, vị trí đăng ký, và dòng chảy tổng thể của sự kiện. Thông thường, ngay cả khi chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi đang giao tiếp rõ ràng, tầm nhìn của chúng tôi về một cái gì đó hoàn toàn trái ngược với những gì người khác đang hình dung dựa trên mô tả của chúng tôi. Đi bộ qua không gian vật lý trong các giai đoạn lập kế hoạch để không có bất ngờ vào ngày sự kiện.
Bao gồm lời nhắc để theo dõi
Trong thế giới lý tưởng, nói với ai đó một lần là đủ để đảm bảo công việc được thực hiện. Thật không may, thế giới làm việc thực sự không hoạt động theo cách đó hay ít nhất không phải là công việc lập kế hoạch sự kiện. Với rất nhiều chi tiết để quản lý và nhiều người chơi tham gia vào các giai đoạn khác nhau của sự kiện, thật dễ dàng cho một thứ gì đó bị lạc.
Vì vậy, khi bạn phát triển danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện để giữ cho bạn được sắp xếp và đúng tiến độ, hãy bao gồm lời nhắc cho một số lần theo dõi nhất định. Ví dụ, nếu bạn nói chuyện với người cung cấp thực phẩm về các ý tưởng thực đơn, hãy bao gồm một mục trong danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện của bạn, "Theo dõi với người cung cấp thực đơn được đề xuất" và "Lập lịch nếm thử với người cung cấp." chẳng hạn như xác nhận điều gì đó quá nhiều lần.