Các nhà lập kế hoạch sự kiện tốt nhất luôn cập nhật các địa điểm tổ chức sự kiện thời thượng trong khu vực của họ từ các khách sạn đến khu nghỉ dưỡng đến các nhà hàng . Quan trọng nhất, họ thiết lập mối quan hệ làm việc tốt, thậm chí thân thiện với việc quản lý bán hàng và phục vụ ăn uống tại các địa điểm đó vì cả hai sẽ giúp tạo ra hoặc phá vỡ một sự kiện. Những mối quan hệ này cũng sẽ chứng minh có giá trị cho các sự kiện trong tương lai và hy vọng sẽ giúp bạn có được một sự kiện tuyệt vời dễ dàng hơn.
Trong cùng một tĩnh mạch, mọi lập kế hoạch sự kiện (cho dù độc lập hoặc được thuê làm kế hoạch họp tại một tổ chức) phải có mạng lưới kinh doanh cá nhân của các nhà cung cấp và nhà cung cấp sự kiện đáng tin cậy có thể được thuê cho các sự kiện khác nhau.
Mạng lưới này không chỉ cắt giảm thời gian dành riêng cho việc tìm kiếm các nhà thầu đó, mà người lập kế hoạch sự kiện sẽ học cách làm việc với các công ty và cá nhân đó để có được dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của họ. Cuối cùng, mạng là vô cùng quan trọng trong các cuộc họp và ngành công nghiệp sự kiện.
Khi nói đến giới thiệu, mạng của bạn (hoặc thiếu nó) có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một công việc hạ cánh và xem nó đi đến cuộc thi. Dưới đây là các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện, nhà cung cấp và nhà thầu mỗi người có kế hoạch sự kiện tuyệt vời trên mạng của họ.
01 - Công ty quản lý điểm đến (DMC)
Khi lập kế hoạch các sự kiện ra khỏi thị trấn hoặc ngoài khu vực chuyên môn của bạn, một DMC tốt có thể trở thành người bạn tốt nhất của bạn và đồng minh thân cận nhất. Mối quan hệ của họ và kiến thức địa phương rộng lớn thường bao gồm tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch sự kiện. DMC thường được thuê để giúp lập kế hoạch và thực hiện tất cả các hoạt động ngoại vi và buổi tối.
02 - Tư vấn truyền thông
Một nhà tư vấn truyền thông sẽ giúp tạo ra các tài liệu mẫu tuân theo các nghi thức và định dạng thích hợp cho từng loại công cụ truyền thông.
Làm việc với các nhà văn và nhà thiết kế đồ họa (hoặc thực hiện các trách nhiệm này trực tiếp), người này sẽ đảm bảo rằng các tài liệu kết hợp chủ đề sự kiện, nhắn tin và các tiêu chuẩn thương hiệu của khách hàng. Họ thậm chí có thể hỗ trợ việc sản xuất và in ấn các tài liệu này.
03 - Nhà thiết kế văn phòng phẩm
Cố gắng làm việc với chủ cửa hàng. Anh ta hoặc cô ta nên kiểm kê hàng trăm phong cách trực tiếp trong cửa hàng (và có khả năng đặt hàng các vật liệu tùy chỉnh khi cần). Một nhà thiết kế văn phòng phẩm sẽ đưa ra gợi ý và giúp đỡ để wordsmith và in tài liệu của bạn là tốt.
Mẹo văn phòng phẩm: Ngoài các văn phòng phẩm và lời mời truyền thống hoặc cổ điển hơn, hãy đảm bảo khoảng không quảng cáo bao gồm các tùy chọn độc đáo khác nữa.
04 - Nhà phân phối sản phẩm khuyến mại
Liên hệ sản phẩm khuyến mại của bạn sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào huy hiệu tên, sổ ghi chú, bút, bút chì, trang phục, giải thưởng và bất kỳ mặt hàng nào khác mà bạn hoặc khách hàng của bạn có thể quan tâm đến cho những người tham dự chương trình của bạn.
Lời khuyên về quà tặng: Nó luôn luôn là tốt nhất để chọn quà tặng phản ánh hình ảnh / thương hiệu của tổ chức lưu trữ. Khi thích hợp, bạn thậm chí có thể muốn có khả năng thương hiệu các mặt hàng nhất định với logo của công ty hoặc hiệp hội.
05 - Nhiếp ảnh gia
Nhiếp ảnh gia của bạn cũng nên duy trì một mạng lưới các nguồn lực như sản xuất video, kỹ thuật viên A / V và các nhiếp ảnh gia khác. Các nhiếp ảnh gia người thể hiện chuyên môn kỹ thuật với hiểu biết tiếp thị là một trong những người bạn muốn trong mạng của bạn. Người đó sẽ hiểu được lý do nghệ thuật và kinh doanh cho bất kỳ sự kiện nào.
06 - Caterer riêng
Một người cung cấp thực phẩm có thể có nhà hàng, cơ sở tổ chức tiệc hoặc cửa hàng của riêng họ. Ngoài việc cung cấp một loạt các thực đơn sẽ hấp dẫn những trải nghiệm ăn uống chung hoặc dân tộc, người đó nên cung cấp các lựa chọn đáng kinh ngạc cho bữa sáng, bữa trưa, giờ nghỉ và / hoặc bữa tối.
07 - Chủ cửa hàng rượu / Sommelier
Một chủ cửa hàng rượu vang tốt có thể cung cấp hàng tồn kho (để tiêu thụ hoặc tặng quà đánh giá cao) như một nguồn tài nguyên trực tiếp cho các bên tư nhân, nhưng quan trọng hơn, sommelier này có thể giúp giáo dục các nhà lập kế hoạch về rượu vang.
Mẹo rượu: Để có thêm tiền thưởng, hãy tìm ra mối quan hệ trực tiếp với chủ cửa hàng rượu để gửi hàng tồn kho trực tiếp cho khách hàng của bạn và bao gồm ghi chú cá nhân từ bạn.
08 - Chocolatier
Nếu bạn có thể, làm việc với một chocolatier địa phương, những người sử dụng tất cả các thành phần tươi, nhưng có rất nhiều nhà sản xuất sô cô la cho người sành ăn sẽ gửi trực tiếp đến sự kiện của bạn. MarieBelle New York tạo ra sôcôla được trưng bày đẹp mắt.
Mẹo sôcôla: Nếu bạn thực sự muốn được ưa thích, một chocolatier tuyệt vời có thể bao gồm một hình ảnh tùy chỉnh trên đầu trang của sôcôla hoặc thậm chí tạo ra một tác phẩm điêu khắc sô cô la hoặc trung tâm. Nó cũng không phải là một ý tưởng tồi để yêu cầu liên lạc của bạn để giữ thẻ kinh doanh cá nhân của bạn trong cửa hàng cho vận chuyển cá nhân cho khách hàng.
09 - Người bán hoa
Một người bán hoa giỏi sẽ cung cấp nhiều ý tưởng khác nhau để giải quyết chủ đề, màu sắc và ngân sách cho sự kiện của bạn. Họ cũng sẽ tư vấn cho những bông hoa nào sẽ giữ được tốt nhất cho thời gian và nhiệt độ của sự kiện của bạn (ví dụ, các sự kiện ngoài trời) và mùa.
10 - Nhà cung cấp dịch vụ cho thuê bên
Một sự kiện tuyệt vời có thể kết hợp bất kỳ số lượng đồ trang trí, khăn trải giường, ván sàn, ánh sáng, thiết bị nghe nhìn, đồ ăn, đồ thủy tinh, dụng cụ, lều, v.v. Một công ty cho thuê bên tốt sẽ cung cấp tất cả những thứ này và hơn thế nữa. Nhà cung cấp dịch vụ cho thuê bên của bạn cũng có thể là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để giúp động não những cách tốt nhất để hỗ trợ chủ đề của sự kiện của bạn.
11 - Cục Công ước và Du khách (CVB)
CVB chịu trách nhiệm quảng bá điểm đến địa phương và thông thường có thể cung cấp thông tin về lịch sử và các đặc điểm độc đáo của một điểm đến. Các nhà lập kế hoạch sự kiện nên liên hệ với CVB và nhân viên của mình như một nguồn thông tin chi tiết về du lịch và du lịch địa phương.