Thật không may, câu trả lời không đơn giản. Một số yếu tố đi vào việc xác định tỷ lệ của một người, bao gồm chi phí hoạt động lập kế hoạch sự kiện , tiền lương và lợi nhuận.
Thực tế là mức giá khác nhau tùy theo nơi bạn điều hành doanh nghiệp của mình, các loại dự án bạn thực hiện và những gì thị trường sẵn sàng trả.
Nó cũng phụ thuộc vào thị trường mục tiêu của bạn. Tức là, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn sẽ có ngân sách mục tiêu trong đầu và dịch vụ của bạn phải cạnh tranh trong các thông số đó.
Cách tổ chức sự kiện quy hoạch cấu trúc lệ phí của họ
Tuy nhiên, nếu bạn muốn bắt đầu một doanh nghiệp bán thời gian hoặc thậm chí toàn thời gian, có khoảng năm cách để cấu trúc phí sự kiện của bạn và báo giá phí cho khách hàng của bạn:
- Phí dự án căn hộ
- Tỷ lệ phần trăm chi phí
- Tỷ lệ hàng giờ
- Tỷ lệ phần trăm chi phí cộng với tỷ lệ hàng giờ
- Mức giá có thể chấp nhận
Để có các giải thích và ví dụ sau, giả sử bạn muốn kiếm được trung bình 75 đô la mỗi giờ cho các dịch vụ của mình.
Lệ phí dựa trên tỷ lệ dự án căn hộ
Nhiều khách hàng muốn biết một dự án sẽ tốn bao nhiêu, bao gồm tất cả các khoản phí. Là người lập kế hoạch sự kiện , để cung cấp điều này, bạn phải xác định một khoản phí cố định và xác định dịch vụ nào sẽ được chi trả cho số tiền đó.
Điều này đặt trách nhiệm quản lý ngân sách trực tiếp lên bạn, người lập kế hoạch và yêu cầu dự đoán một loạt các tình huống trong đó hoàn cảnh có thể thay đổi. Trong trường hợp này, khách hàng có thể ký hợp đồng trực tiếp với người lập kế hoạch sự kiện để phối hợp tất cả các dịch vụ hậu cần, ăn uống, địa điểm, chi phí ăn ở, v.v ...
Phí dự án căn hộ thường được sử dụng cho các sự kiện được đóng gói, chẳng hạn như các sự kiện được tìm thấy với các chương trình tiếp thị thể thao và có thể được tính toán trên cơ sở mỗi người với nhiều quy định và cẩn trọng.
Ví dụ: giả sử bạn đang được thuê để tổ chức chuyến tham quan thành phố lịch sử trong một ngày cho 15 khách. Khách hàng của bạn muốn bạn trích dẫn một khoản phí cố định cho giao thông vận tải, hướng dẫn riêng, bữa trưa và bất kỳ / tất cả phí nhập học cho các địa điểm; tuy nhiên, cô ấy cũng yêu cầu bạn cung cấp phân tích cấp cao về từng khoản chi phí.
Trong trường hợp này, bạn phải thương lượng / tính toán chi phí của tất cả các dịch vụ, bao gồm cả thời gian của bạn và báo giá tổng cộng cho các chi phí. Nó sẽ là trách nhiệm / kế hoạch sự kiện của kế hoạch sự kiện để xác định tiền gửi cần thiết, trả tiền cho tất cả các dịch vụ, và chịu trách nhiệm cho tất cả các thỏa thuận dịch vụ.
Phí dựa trên tỷ lệ phần trăm chi phí
Trung bình, các nhà lập kế hoạch sự kiện có chất lượng nhất sẽ cảm thấy thoải mái khi tính phí từ 15-20% tổng chi phí của một sự kiện như là một phần của khoản phí của họ. Tùy thuộc vào độ phức tạp của chương trình và lượng thời gian cần thiết để lên kế hoạch và thực hiện một sự kiện, đôi khi điều này là đủ để trang trải toàn bộ chi phí và nguồn lợi nhuận của nhà lập kế hoạch.
Ví dụ: giả sử bạn đang được thuê để tổ chức bữa tối riêng tư tại một nhà hàng dành riêng cho 40 khách với mức trung bình 175 đô la / người.
Hãy ước tính rằng bạn sẽ mất tổng cộng 15 giờ để đáp ứng với khách hàng của bạn, lập kế hoạch, tham dự và hoàn thành tất cả các hoạt động tiếp theo trong sự kiện này. Nếu bạn tính phí với tỷ lệ 18% tổng chi phí, bạn sẽ kiếm được nhiều hơn một chút so với tỷ lệ hàng giờ được nhắm mục tiêu là 75 đô la / giờ:
175 đô la x 40 khách = 7.000 đô la x 18% = 1,260 đô la
15 giờ x 75 đô la / giờ = 1,125 đô la
Nếu khách hàng đang ký hợp đồng với bạn cho tất cả các dịch vụ trực tiếp, thì chi phí sự kiện tổng chi phí phụ cho khách hàng sẽ là tổng cộng 8.260 đô la.
Lệ phí dựa trên tỷ lệ hàng giờ
Một số khách hàng thích lập kế hoạch sự kiện để báo giá theo giờ cho các dịch vụ và ước tính tổng số giờ quản lý và thực hiện một chương trình khách hàng nhất định. Nó có vẻ tương tự như tỷ lệ dự án căn hộ, nhưng nó cho phép sự linh hoạt hơn trên một phần của cả hai bên để điều chỉnh theo những thay đổi có thể cần thiết trong quá trình thực hiện.
Nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện kinh doanh sẽ lập hóa đơn hàng giờ cho các dịch vụ. Nó cho phép khách hàng biết chi phí thuê dịch vụ của bạn là bao nhiêu và cho phép họ tính toán ngân sách hợp lý. Thường xuyên, lý do cho điều này là bởi vì khách hàng muốn có một xử lý tốt hơn trên bất kỳ chi phí bất ngờ.
Luôn nhớ xác định các thông số cẩn thận xung quanh các kỳ vọng để cả hai bên đồng ý với những dịch vụ sẽ được cung cấp. Là người lập kế hoạch sự kiện, bạn nên bao gồm một tham chiếu đến thanh toán cho tất cả các chi phí kinh doanh hợp lý có thể phát sinh.
Một số nhà lập kế hoạch sự kiện có thể đánh dấu chi phí hoạt động như vận chuyển, cho thuê xe hơi và các khoản chi phí linh tinh khác lên tới 15-20% trong khi những người khác thì không; nếu bạn làm thế, bạn nên tiết lộ những đánh dấu như vậy và nhận được thỏa thuận với khách hàng của bạn trước.
Khi nói đến tỷ lệ lập kế hoạch sự kiện hàng giờ, điều quan trọng là phải xác định tần suất bạn có thể lập hóa đơn cho thời gian của mình.
Ví dụ: giả sử khách hàng đang thuê bạn vào tháng 10 để tổ chức hội thảo một ngày vào tháng 3. Dịch vụ của bạn đang được ký hợp đồng với nguồn và thương lượng cho địa điểm, dịch vụ ăn uống , A / V và đóng góp vào việc tạo nội dung cho một số lượng hạn chế các mục liên lạc (ví dụ: lời mời, chương trình làm việc, biểu mẫu đánh giá, v.v.).
Khách hàng của bạn cũng thuê bạn để cung cấp quản lý tại chỗ. Bạn thiết lập một thỏa thuận lên phía trước rằng bạn sẽ lập hóa đơn cho các dịch vụ được xác định vào các thời điểm khác nhau và sẽ gửi hóa đơn cho tất cả các dịch vụ được thực hiện cho đến ngày theo tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng.
Theo thỏa thuận này, bạn và khách hàng của bạn cả hai sẽ làm việc ra một tuyên bố chi tiết về công việc bao gồm các trách nhiệm dự kiến của cả hai bên. Sau đó, bạn có thể ước tính tổng ngân sách của rất nhiều giờ cộng với chi phí hợp lý (phải rõ ràng về những chi tiết đó có thể bao gồm).
Phí dựa trên tỷ lệ phần trăm chi phí cộng với phí cố định / tỷ lệ hàng giờ
Đôi khi bạn được thuê để tổ chức một sự kiện và vì bất kỳ lý do gì, khách hàng thích tỷ lệ dựa trên phần trăm chi phí. Tuy nhiên, điều này là không đủ để trang trải chi phí của tổng thời gian và dịch vụ của bạn. Trong những trường hợp này, việc trình bày lệ phí của bạn với chi phí kết hợp theo hai loại khác nhau là hợp lý.
Ví dụ, một khách hàng thuê bạn tổ chức các sự kiện liên kết với một hội nghị. Nhiệm vụ của bạn là tổ chức hai bữa tối riêng tư và chơi gôn, mỗi người có 50 khách. Tổng chi phí cho các sự kiện kết hợp này chạy khoảng 20.000 đô la, nhưng nó đòi hỏi khoảng 60 giờ thời gian của bạn, và sự phức tạp của dự án này có thể biện minh cho một biên lợi nhuận cao hơn. Lưu ý điều đó, bạn có thể đến mức phí cố định cuối cùng của bạn + cước theo giờ với các tính toán sau:
Tỷ lệ phần trăm chi phí ước tính:
$ 20.000 x 18% = $ 3,600Ước tính giá theo giờ:
60 giờ x $ 75 / giờ = $ 4,500Giảm dần theo giờ: 900 đô la
Nếu bạn thâm hụt, như chúng tôi đã làm trong ví dụ trên, bạn có thể chọn trích dẫn 15 giờ để quản lý hậu cần của nhiều nhà cung cấp bên ngoài. Báo giá của bạn sau đó có thể phản ánh những điều sau đây:
Chi phí sự kiện tổng cộng: 23.600 đô la
Phí cố định: 1,125 đô la (dựa trên 15 giờ với giá 75 đô la / giờ)
Trong kịch bản này, bạn sẽ cần phải xác định một cách cẩn thận rằng bạn đã ước tính giờ của bạn một cách thích hợp (một tài khoản để trang trải chi phí hoạt động phi tiêu chuẩn như du lịch cá nhân). Theo dự kiến, một vài khách hàng hài lòng khi thấy chi phí tăng lên sau này trừ khi các lý do chính đáng được cung cấp.
Các khoản phí dựa trên mức phí hợp lệ
Một cách khác mà các nhà lập kế hoạch sự kiện có thể thu lệ phí cho các dịch vụ là bằng cách đảm bảo không gian sự kiện thông qua các địa điểm cung cấp một tỷ lệ hoa hồng. Đây là phí thường được cung cấp cho các đại lý du lịch để đặt vé, phòng khách sạn và các hình thức vận chuyển khác.
Ví dụ: nhiều khách sạn có thể gia hạn tỷ lệ hoa hồng lên đến 10% cho phòng nghỉ và các chi phí khác.
Mặc dù một số nhà lập kế hoạch sự kiện sẽ nắm lấy tỷ lệ hoa hồng như là một nguồn thu nhập cho chính họ, nhưng các khách hàng có thể thắc mắc về lòng trung thành của các nhà lập kế hoạch sự kiện khi tỷ lệ hoa hồng có liên quan. Vì lý do đó, nhiều nhà lập kế hoạch dày dạn sẽ giới hạn bất kỳ lựa chọn lập kế hoạch nào bao gồm tỷ lệ hoa hồng hoặc thương lượng giá không thể ủy thác cho các chương trình của họ và chuyển nguồn tiết kiệm đó trực tiếp đến dòng dưới cùng của khách hàng.
Hơn nữa, một số khách hàng có thể biết rằng tỷ lệ hoa hồng tồn tại và không mong đợi các chuyên gia tư vấn bên ngoài của họ gửi hóa đơn bằng bất kỳ phương thức thanh toán đã xác định nào khác mà chúng tôi đã phác thảo và vẫn phải trả một khoản tiền hoa hồng. Nói chung, nó không được coi là hình thức tốt bởi nhiều nhà hoạch định sự kiện về cơ bản "tăng gấp đôi" dòng doanh thu của họ theo cách này.
Nếu chấp nhận tỷ lệ hoa hồng, tốt nhất là không tính phí cho khách hàng của bạn cho các dịch vụ của bạn bằng cách sử dụng các phương thức thanh toán thay thế.
Có các kịch bản khi tỷ lệ hoa hồng có ý nghĩa nhất, chẳng hạn như tổ chức phi lợi nhuận hoặc hiệp hội nhỏ hơn có thể thuê dịch vụ của bạn cho một sự kiện thành viên hoặc cuộc họp và phần lớn phí được trả trực tiếp bởi người tham dự thay vì tổ chức.
Một trường hợp khác có thể là nếu khách hàng của bạn mua quà tặng của khách hàng từ bạn và bạn cũng có thể cung cấp dịch vụ phân phối các mặt hàng khuyến mại. Trong trường hợp đó, chỉ cần thương lượng cho các mục quảng cáo và không tính phí cho dịch vụ của bạn trên cơ sở hàng giờ trừ khi khách hàng của bạn biết tất cả các khoản phí lên phía trước.