Không phải mọi người lập kế hoạch sự kiện đều có cùng chức danh
Có nhiều nghề nghiệp lập kế hoạch sự kiện trong thế giới của công ty. Trong khi các công việc trong tiếp thị và quản lý sự kiện tập trung vào các sự kiện công ty phổ biến nhất (hội thảo, hội nghị, triển lãm thương mại và sự kiện đánh giá cao), một số công việc liên quan đến sự kiện ít rõ ràng hơn trong truyền thông, đào tạo và nền tảng của công ty. Trên thực tế, một số sự kiện thú vị hơn được lên kế hoạch thông qua các phòng ban không tập trung cụ thể vào các vấn đề đối ngoại.
Tuy nhiên, nếu bạn nhìn vào các tuyến đường sự nghiệp phi truyền thống, hãy chắc chắn rằng công việc của bạn thực sự sẽ bao gồm lập kế hoạch sự kiện. Mặc dù một số trợ lý hành chính (ví dụ) dành một tỷ lệ phần trăm thời gian quản lý du lịch, thiết lập bữa ăn trưa và xử lý hậu cần, những người khác dành phần lớn thời gian của họ vào đơn đặt hàng và lưu giữ hồ sơ.
01 - Quản lý cuộc họp
Đối với những người muốn làm việc 100% thời gian trong các công việc sự kiện của công ty, bộ phận quản lý cuộc họp là con đường hiển nhiên.
Các cá nhân trong khu vực này ký hợp đồng bên ngoài dịch vụ và quản lý chỗ ở, ăn uống, vận chuyển, A / V và các chi phí khác. Những công việc này thường là một phần của bộ phận thu mua, vì vậy việc quản lý chi phí thúc đẩy nhiều quyết định. Các chức danh công việc phổ biến bao gồm:
- Kế hoạch cuộc họp
- Điều phối viên du lịch
- Trợ lý cuộc họp
02 - Hỗ trợ Office
Nhân viên hỗ trợ hành chính có thể quản lý các trách nhiệm của sự kiện, lập kế hoạch và thực hiện các cuộc họp của bộ phận và khách hàng cụ thể, xử lý các thỏa thuận du lịch và hơn thế nữa. Họ cũng có thể làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ khách sạn bên ngoài, theo dõi ngân sách dịch vụ bên ngoài, v.v.
Với sự tập trung vào các kỹ năng tổ chức mạnh mẽ, nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện bắt đầu con đường của họ ở đây và chuyển sang các vai trò lập kế hoạch sự kiện khác. Một số công việc hành chính có nhiều khả năng hơn những người khác để cung cấp cơ hội lập kế hoạch, do đó, hãy đặt câu hỏi trước khi thực hiện công việc như vậy với kỳ vọng rằng bạn sẽ có được kinh nghiệm với lập kế hoạch sự kiện.
Các chức danh công việc phổ biến bao gồm loại công việc này bao gồm:
- Trợ lý hành chính
- Trợ lý điều hành
- Trợ lý hành chính cấp cao
03 - Tiếp thị và bán hàng
Cho dù một tổ chức là doanh nghiệp định hướng hoặc tiếp thị tập trung, khu vực kinh doanh của bất kỳ công ty nào phối hợp phần lớn các sự kiện, đặc biệt là các cuộc họp nhỏ hơn. Đối với các nhà tiếp thị, sự nhấn mạnh là đầu tư trở lại cho giá trị của các sự kiện hơn là quản lý chi phí.
Hầu hết các tổ chức đều nhận ra giá trị của các hoạt động mặt đối mặt, và điều này đã dẫn đến việc tập trung vào các hội thảo khách hàng, hội nghị, sự kiện đánh giá cao và hơn thế nữa. Thông thường, những người có chức danh công việc sau đây được yêu cầu lập kế hoạch và / hoặc quản lý sự kiện:
- sự phối hợp của Marketing
- Người quản lý cuộc họp / sự kiện
- Chuyên gia marketing
- Chuyên gia sản phẩm
04 - Truyền thông
Bộ phận truyền thông của nhiều tập đoàn chịu trách nhiệm quản lý "thương hiệu". Nó tập trung vào truyền thông kinh doanh, truyền thông nội bộ, quảng cáo, quan hệ cộng đồng, quan hệ truyền thông, tài trợ và hơn thế nữa.
Mặc dù lập kế hoạch sự kiện không phải là trọng tâm chính, nhưng các hoạt động liên quan đến sự kiện có thể bao gồm việc tạo sự hiện diện cho các sự kiện truyền thông, triển lãm thương mại, tiếp thị trên thiết bị di động, tài trợ, cuộc họp nhân viên, v.v.
- Chuyên gia truyền thông
- Điều phối viên quảng cáo / Trợ lý quảng cáo
- Chuyên gia Quan hệ công chúng
05 - Giáo dục và đào tạo
Phòng Nhân sự ở nhiều tập đoàn chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện một loạt các cuộc họp, chương trình và sự kiện giáo dục. Đây có thể bao gồm các chương trình đào tạo của công ty cho nhân viên mới, đào tạo văn phòng trường, phát triển nhân viên và đào tạo nhân viên hàng năm. Tùy thuộc vào tập đoàn và loại hình đào tạo cụ thể, các sự kiện có thể bao gồm đi lại, sắp xếp địa điểm, lập kế hoạch bữa ăn và hơn thế nữa. Trong nhiều trường hợp, những người thiết lập các sự kiện đào tạo có các tiêu đề như:
- Trợ lý đào tạo
- Chuyên gia đào tạo
- Huấn luyện viên doanh nghiệp
- Trưởng phòng đào tạo
06 - Tổ chức doanh nghiệp
Nền tảng của công ty là một nguồn tuyệt vời cho các công việc sự kiện, và có thể là một trong những khu vực bị bỏ qua nhiều hơn. Một công việc nền tảng của công ty có thể là thiên đường cho một người lập kế hoạch sự kiện.
Vị trí trong nền tảng có thể cho phép bạn đại diện cho doanh nghiệp trong khi làm việc chặt chẽ với các tổ chức phi lợi nhuận và cộng đồng. Các sự kiện có thể sẽ diễn ra từ các buổi lập kế hoạch nhỏ đến lễ kỷ niệm quy mô lớn, các sự kiện đột phá, bữa ăn tối chính thức và thậm chí cả galas. Kết quả là, những người giúp lập kế hoạch các sự kiện nền tảng có thể cần phải chọn địa điểm, thiết lập giải trí, làm việc với các nhà cung cấp thực phẩm và quản lý hậu cần. Một số vị trí như vậy có thể bao gồm:
- Chuyên gia nền tảng
- Quản lý chương trình
- Trợ lý Quỹ