Bởi vì tất cả điều này, các nhà hoạch định cuộc họp cần nắm vững số lượng ăn uống để đảm bảo chất lượng thực phẩm và tránh phí phạt. Dưới đây là những con số và thuật ngữ nổi bật để làm quen với.
Số lượng ước tính
Đây là số lượng khách ban đầu bạn xây dựng dự án sự kiện của mình xung quanh. Không có nghĩa vụ thực sự với số lượng ước tính vì nó là nhiều hơn một "số làm việc" được sử dụng để ước tính chi phí và nhu cầu nhân sự.
Số lượng dự kiến
Số lượng dự kiến được gửi hai hoặc ba tuần trước một sự kiện. Nó đại diện cho một số lượng chính xác hơn của khách dự đoán, và nó được ràng buộc theo hợp đồng với số cuối cùng. Mỗi hoạt động phục vụ đều có chính sách riêng của họ về số lượng dự kiến, nhưng nói chung, nó không nên bị lệch bởi hơn 15% tổng số cuối cùng.
Số cuối cùng / Số lượng được đảm bảo
Đó là số lượng bữa ăn của khách mà bạn sẽ trả tiền, và nó cũng đại diện cho số lượng thiết lập địa điểm mà đội ngũ phục vụ ăn uống sẽ đặt bên trong phòng.
Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho số này sau ngày hết hạn có thể bị phạt hoặc bị phạt trễ. Vì vậy, điều quan trọng là lập kế hoạch thiết lập một ngày RSVP rơi trước thời hạn bảo lãnh.
Tỷ lệ phần trăm giảm
Có hai góc để giảm tỷ lệ phần trăm. Việc đầu tiên được tính bằng cách phục vụ để xem số tiền cuối cùng của bạn đã giảm từ số lượng dự kiến của bạn.
Nếu tỷ lệ phần trăm quá lớn (trên 20%), thì có thể phát hành một khoản phí phạt để trang trải các chi phí liên quan đến các đơn đặt hàng nhân viên và cung cấp. Các nhà lập kế hoạch sử dụng tỷ lệ phần trăm giảm để ước tính số lượng "không có hiển thị" mong đợi. Tỷ lệ giảm 2% là trung bình cho các sự kiện có trả tiền hoặc đã mua. Mức trung bình đó có thể tăng trên 5% cho các sự kiện miễn phí. Như bạn có thể tưởng tượng, người tham dự có nhiều khả năng hiển thị khi họ có tiền đầu tư vào một sự kiện.
Thẻ bữa ăn
Một số nhà quy hoạch cung cấp nhiều hơn một entrée tại bữa ăn chính thức, và điều này tạo ra một yêu cầu tính toán khác. Khách sạn và trung tâm tiệc không muốn bị mắc kẹt đoán bao nhiêu khách sẽ chọn bít tết hoặc thịt gà, do đó, nó là đến các nhà lập kế hoạch để có được số lượng chính xác của mỗi sự lựa chọn thông qua hệ thống RSVP của họ. Vào ngày sự kiện, mỗi người tham dự sẽ nhận được một thẻ bữa ăn màu mà họ có thể đặt trên bàn, vì vậy các máy chủ tự động biết họ đã đặt món ăn nào.
Uống rượu
Người lập kế hoạch sự kiện có thể sử dụng vé đồ uống để kiểm soát chi phí chạy một quầy bar mở. Nó được thực hiện bằng cách cho mỗi khách một hoặc hai vé uống khi đăng ký. Người phục vụ sẽ chấp nhận vé để đổi lấy đồ uống, và những khách chọn uống nước ngoài tiền vé của họ có thể trả tiền mặt. Một điều cần lưu ý về vé uống là địa điểm sẽ tính phí cho bạn giá cao nhất cho mỗi vé.
Vì lý do này, nên sử dụng hệ thống này với bia và rượu vang hoặc quầy bar trong nhà vì các lựa chọn sẽ được định giá chặt chẽ hơn với nhau.
Làm việc với hệ thống
Cuối cùng, tùy thuộc vào kế hoạch sự kiện để cung cấp số lượng chính xác cho bộ phận phục vụ. Những người lập kế hoạch bỏ qua các chính sách và thời hạn do nhà cung cấp của họ cấp có thể sẽ phải trả nhiều hơn số tiền phạt và các loại phí khác. Cách tốt nhất để tránh điều này là đọc qua các chính sách phục vụ trước khi lên kế hoạch cho sự kiện. Sau một quy tắc đơn giản này sẽ giúp bạn chọn ngày và chi phí phù hợp nhất để chuyển cho khách.