Xây dựng một Menu sự kiện mang lại nhiều cân nhắc hơn là chọn thức ăn của chính nó
Lập kế hoạch menu sự kiện
Cho dù bạn đang làm việc với một người cung cấp thực phẩm riêng hay người quản lý phục vụ tại địa điểm tổ chức sự kiện, luôn luôn hữu ích khi xem xét một số yếu tố trước khi xây dựng thực đơn.
Điều đầu tiên cần nhớ là các tùy chọn trình đơn mà chúng hiển thị hầu như luôn linh hoạt 100%. Và mặc dù hầu hết các nhà cung cấp thực phẩm sẽ cho phép bạn xác nhận thực đơn và số lượng đầu khoảng ba tuần trước sự kiện, tôi luôn đề nghị xác nhận thực đơn sớm hơn trong quá trình lập kế hoạch. Đây là những gì bạn cần biết trước khi bắt đầu.
Bữa sáng, Bữa trưa và Bữa tối
Thực đơn bao gồm một số lựa chọn bữa ăn đóng gói sẵn và các lựa chọn gọi món được phát triển bởi đầu bếp hoặc người cung cấp thực phẩm. Cách tiếp cận các bữa ăn khác nhau trong ngày - bữa sáng, bữa trưa và bữa tối - nói chung là độc đáo. Hãy xem xét những điều sau đây:
- Bữa sáng: Khi dùng bữa sáng, thực đơn đóng gói thường có hiệu quả về chi phí và dễ chọn hơn, bao gồm các lựa chọn kiểu lục địa, tiệc tự chọn nóng sốt và các điểm tâm điểm tâm. Nếu bạn đang cung cấp bữa sáng trước khi bắt đầu chương trình chính thức, hãy đảm bảo chọn tùy chọn phù hợp nhất với lịch biểu của sự kiện của bạn.
- Ăn trưa: Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ cung cấp một số lựa chọn ăn trưa tự chọn, "ăn trưa làm việc" lựa chọn (chẳng hạn như bánh mì gọi món và các bên thích hợp), và thậm chí cả bữa trưa đóng hộp. Một lần nữa, sự lựa chọn tốt nhất của loại bữa ăn sẽ hoàn toàn tùy thuộc vào lịch trình của chương trình của bạn, vì vậy hãy xem xét bao nhiêu thời gian khách sẽ phải ăn.
- Bữa tối: Bạn luôn có lựa chọn bữa tối tự chọn đóng gói hoặc bữa tối mạ và cả hai đều có thể chọn từ ba đến năm khóa học. Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy các mặt hàng phản ánh sở thích cá nhân của đầu bếp điều hành và cũng thường là thời gian để cho thức ăn tỏa sáng.
Nghỉ thực phẩm và tiếp nhận thực đơn
Khi nói đến việc lập kế hoạch thực phẩm tại một sự kiện, quy hoạch không phải lúc nào cũng giới hạn trong ba bữa ăn vuông. Trong thực tế, nhiều hội nghị nhiều ngày yêu cầu lập kế hoạch phục vụ ngoài bữa sáng, bữa trưa và bữa tối có lẽ trong thời gian nghỉ theo lịch hoặc bữa sáng và tiệc cocktail. Đầu bếp hoặc người cung cấp thực phẩm có thể giới thiệu cho bạn một số lựa chọn bữa ăn đóng gói sẵn cũng như các lựa chọn gọi món:
- Break Items: Nếu ngân sách của bạn có thể đủ khả năng, thì việc phá vỡ chủ đề luôn thú vị hơn đồ uống và đồ ăn nhẹ tiêu chuẩn.
- Tiệc chiêu đãi : Hầu hết các nhà cung cấp thực phẩm đều cung cấp các lựa chọn gọi món cho các món khai vị nóng và lạnh và các gói tiếp đón tại quầy bar (tính theo giờ cho mỗi người hoặc theo tiêu dùng). Họ cũng có thể cung cấp các trạm đĩa lạnh và nóng cũng như các trạm tráng miệng.
The Big Dinner Câu hỏi: Buffet hoặc mạ?
Bất kể bữa ăn được cân nhắc, tôi đã gặp phải rất nhiều tình huống khi đội ngũ quản lý tổ chức sự kiện đã yêu cầu định dạng sai để phục vụ bữa ăn.
Những cân nhắc sau đây sẽ là một hướng dẫn tốt để xác định cách tốt nhất để phục vụ bữa ăn:
- Mạ : Các bữa ăn mạ cần ít nhất 1,5 giờ, nếu không phải là 2 giờ, thời gian của chương trình làm việc để phục vụ và dọn dẹp phòng đúng cách. Dịch vụ bữa ăn mạ được sử dụng phổ biến nhất cho bữa ăn tối và các cuộc họp điều hành cấp cao thoải mái.
- Buffet : Cố gắng cho phép lên đến 1 giờ của chương trình nghị sự cho bất kỳ bữa ăn tự chọn nào. Buffet là một định dạng tuyệt vời cho bữa sáng và bữa trưa.
- Passed Items: Trong khi một lựa chọn tuyệt vời cho món khai vị, qua việc phục vụ thường chỉ được sử dụng trong thời gian tiếp khách.
Cân nhắc nhu cầu đặc biệt
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng trong việc cân nhắc lập kế hoạch thực đơn có tính đến nhu cầu ăn kiêng đặc biệt. Điều quan trọng là kết hợp và thông báo cho người quản lý phục vụ của bạn về bất kỳ yêu cầu và nhu cầu đặc biệt nào mà khách của bạn có thể có, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Dị ứng thực phẩm
- Yêu cầu tôn giáo
- Hạn chế chế độ ăn uống khác
Cách duy nhất để biết về nhu cầu đặc biệt đó là hỏi, và cách duy nhất để lên kế hoạch cho họ là thảo luận với chuyên gia phục vụ của bạn càng sớm càng tốt.
Hoàn thành đơn đặt hàng sự kiện tiệc
Thứ tự tổ chức sự kiện tiệc là chính thức viết lên chi tiết tất cả các yếu tố của nhu cầu phục vụ của bạn một khi bạn đã trải qua tất cả các cân nhắc và lập kế hoạch các bước ở trên. Nó sẽ yêu cầu chữ ký của bạn (làm người lập kế hoạch sự kiện), vì vậy hãy xem xét cẩn thận tài liệu này vì độ chính xác vì cả bạn và người cung cấp thực phẩm sẽ nhắc đến nó sau này. Nó sẽ bao gồm các quyết định, yêu cầu và yêu cầu sau:
- Thực phẩm & nước giải khát
- Thiết lập phòng
- Nghe nhìn
- Giải trí và trang trí
- Phí
Thực phẩm và đồ uống
Khi xây dựng ngân sách phục vụ của bạn, hãy chắc chắn dự đoán các khoản phí sau:
- Mức tối thiểu cho dịch vụ ăn uống: Hầu hết các bữa ăn đều yêu cầu số lượng khách tối thiểu và tính phí theo từng người.
- Phí lao động: Một khoản phí tối thiểu được áp dụng để thiết lập sự kiện của bạn; tuy nhiên, thường có thể thương lượng và được miễn nếu sự kiện đó đáp ứng các khoản phí tối thiểu.
- Phí đầu bếp: Được tính phí nếu sự kiện của bạn sử dụng trạm khắc.
- Phí Bartender: Tính phí nếu sự kiện của bạn yêu cầu dịch vụ bartender.
- Phí thuê phòng: Thường có thể thương lượng và được miễn nếu sự kiện đáp ứng các mức phí tối thiểu.
- Thuế dịch vụ và thuế bán hàng: Dự đoán 20% hoặc tỷ lệ phần trăm được xác định là phí dịch vụ và thuế địa phương.