Lập lịch kiểm toán
Công ty bảo hiểm bồi thường của người lao động của bạn có thể sẽ bắt đầu quá trình kiểm toán ngay sau khi chính sách bồi thường của người lao động của bạn hết hạn.
Bạn có thể nhận được một lá thư từ công ty bảo hiểm của bạn hoặc một cuộc gọi điện thoại từ người được giao để tiến hành kiểm toán của bạn. Kiểm toán viên được chỉ định của bạn nên lên lịch kiểm toán tại thời điểm thuận tiện cho bạn. Ngày phải đủ xa trong tương lai mà bạn sẽ có đủ thời gian để thu thập thông tin mà kiểm toán viên sẽ cần. Yêu cầu kiểm toán viên cung cấp cho bạn bản tóm tắt dữ liệu mà họ sẽ yêu cầu để thực hiện kiểm toán.
Lưu ý rằng kiểm toán viên được chỉ định của bạn có thể hoặc không thể là nhân viên của công ty bảo hiểm. Một số công ty bảo hiểm duy trì một bộ phận kiểm toán nội bộ với nhân viên của họ. Những người khác thuê ngoài chức năng kiểm toán cho một công ty kiểm toán độc lập. Quá trình này sẽ giống nhau nếu việc kiểm toán được thực hiện bởi một nhân viên của công ty bảo hiểm hoặc nhà thầu.
Hồ sơ bạn cần
Kiểm toán viên sẽ cần nhiều thông tin tài chính khác nhau trong khoảng thời gian được kiểm tra bởi chính sách đang được kiểm toán. Dưới đây là loại thông tin bạn có thể được yêu cầu cung cấp:
- Sổ kế toán
- Biểu mẫu thuế, đặc biệt là các biểu mẫu 941 và 944, Thuế khai thuế liên bang của nhà tuyển dụng (hàng quý và hàng năm, tương ứng)
- Hồ sơ giải ngân tiền mặt
- Thanh toán cho các dịch vụ được cung cấp bởi các nhà thầu độc lập. Kiểm toán viên sẽ cần xác minh rằng những nhân viên này không phải là nhân viên của bạn.
- Thanh toán cho các dịch vụ do nhà thầu phụ cung cấp
- Giấy chứng nhận bảo hiểm cho mỗi nhà thầu phụ mà bạn thuê
- Biểu mẫu W-2 và 1099
- Mô tả công việc cho từng công nhân. Hãy chắc chắn rằng nó mô tả chính xác nhiệm vụ của người lao động.
- Mô tả hoạt động kinh doanh của bạn
- Hồ sơ biên chế cho thời hạn của chính sách. Kiểm toán viên sẽ cần phải xác minh tất cả các nguồn chi trả cho mỗi công nhân (tiền lương, tiền thưởng, vv).
- Hạn chế biên chế áp dụng cho cán bộ điều hành, đối tác, chủ sở hữu duy nhất, v.v. được bảo hiểm theo chính sách
- Bảng xếp hạng trải nghiệm của bạn
Một khi bạn đã thu thập các dữ liệu cần thiết, bạn sẽ cần phải tổ chức nó. Đặt tất cả hồ sơ biên chế của bạn (chẳng hạn như biểu mẫu W-2, tiền lương, và hồ sơ làm thêm giờ) với nhau để thông tin có thể dễ dàng truy cập. Tương tự, đặt tất cả thông tin liên quan đến nhà thầu phụ, bao gồm cả số tiền thanh toán và chứng chỉ bảo hiểm, tại một nơi. Những nỗ lực của bạn sẽ được đền đáp, giúp việc kiểm toán trở nên dễ dàng và nhanh hơn.
Bao gồm trong bảng lương?
Phí bảo hiểm bồi thường của nhân viên của bạn được tính bằng cách nhân tỷ lệ nhân với biên chế của bạn và sau đó chia kết quả cho 100. NCCI và hầu hết các cơ quan bồi thường công nhân nhà nước tham khảo bảng lương làm thù lao . Các thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau. Cả hai có nghĩa là giá trị tiền tệ của các dịch vụ mà nhân viên của bạn cung cấp cho tổ chức của bạn.
Các chi phí được bao gồm trong tiền công thay đổi một chút từ tiểu bang. Tuy nhiên, chúng thường bao gồm:
- Tổng tiền lương và tiền công, bao gồm tiền lương và tiền lương hồi tố
- Hoa hồng. Điều này bao gồm tổng hoa hồng nhận được bởi một công nhân và bất kỳ khoản tiền hoa hồng nào.
- Tiền thưởng, bao gồm các gói thưởng cổ phiếu
- Nghỉ phép, nghỉ lễ và trả tiền bệnh
- Lương làm tăng ca. Trong tất cả, nhưng một vài tiểu bang, thù lao bao gồm làm thêm giờ tính theo tỷ lệ thời gian thẳng. Ví dụ: giả sử tỷ lệ hàng giờ bình thường của người lao động là 20 đô la mỗi giờ. Nếu người lao động được trả $ 600 cho 20 giờ làm thêm giờ, bạn sẽ chỉ bao gồm $ 400 tiền lương làm thêm giờ.
- Các khoản thanh toán do bạn thực hiện nếu không sẽ bị khấu trừ từ lương của nhân viên theo yêu cầu của pháp luật về An sinh Xã hội, Medicare hoặc chương trình trợ cấp hưu trí
- Thanh toán cho người lao động trên cơ sở khác với thời gian làm việc. Ví dụ là kế hoạch chia sẻ, chia sẻ lợi nhuận hoặc khuyến khích.
- Thanh toán hoặc phụ cấp cho dụng cụ cầm tay hoặc dụng cụ cầm tay cầm tay mà người lao động sử dụng để thực hiện công việc của họ
- Giá trị cho thuê của một căn hộ hoặc nhà được cung cấp cho một nhân viên. Ngoài ra, giá trị của chỗ ở và bữa ăn khác mà một công nhân nhận được là một phần của tiền lương của họ
- Các khoản thanh toán được khấu trừ từ tổng lương của người lao động cho các kế hoạch hưu trí, nhà ăn, hoặc tiết kiệm
- Biên chế cho nhân viên của nhà thầu phụ không có bảo hiểm (xem ý kiến dưới đây)
Điều gì bị loại trừ khỏi bảng lương?
Có một số chi phí thường bị loại trừ khi bảng lương được tính cho mục đích xếp hạng bảo hiểm bồi thường cho người lao động. Mặc dù các trạng thái này khác nhau theo từng tiểu bang, chúng thường bao gồm những điều sau:
- Tiền boa và tiền thưởng khác mà nhân viên nhận được
- Tiền trả lương (trừ thời gian làm việc)
- Giảm giá hàng hóa mua từ người sử dụng lao động
- Chi phí kinh doanh được hoàn trả
- Thanh toán cho nghĩa vụ quân sự đang hoạt động
- Phụ cấp thống nhất
Phân loại
Một trong những nhiệm vụ chính của kiểm toán viên là đảm bảo rằng doanh nghiệp được bảo hiểm được phân loại đúng. Hệ thống phân loại bồi thường cho người lao động được thiết kế để phân loại doanh nghiệp , chứ không phải nhân viên cá nhân. Kiểm toán viên sẽ xem xét hoạt động của công ty bạn để xác định liệu phân loại cơ bản được liệt kê trong chính sách của bạn có chính xác hay không.
Phân loại cơ bản là phân loại mô tả tốt nhất về doanh nghiệp tổng thể của bạn. Điều này thường giống như phân loại quản lý (phân loại được giao nhiều nhất). Ví dụ, giả sử bạn vận hành một cửa hàng máy. Một số nhân viên của bạn làm việc với máy tiện trong khi những người khác vận hành máy khoan hoặc máy dập. Các hoạt động cụ thể do nhân viên của bạn thực hiện có thể thay đổi từ nhân viên sang công nhân. Tuy nhiên, tất cả chúng đều phù hợp với phân loại cơ bản của bạn, Machine Shop.
Một số nhân viên có thể thực hiện các tác vụ yêu cầu phân loại riêng. Ví dụ, cửa hàng máy của bạn sử dụng một nhân viên văn phòng thực hiện công việc của mình trong một văn phòng kín từ các công nhân khác. Nhân viên này có thể sẽ được chỉ định phân loại nhân viên văn phòng thư ký hơn là cửa hàng máy.
Hệ thống phân loại bồi thường cho người lao động là vô cùng phức tạp. Kiểm toán viên của bạn có thể phân loại lại doanh nghiệp của bạn theo cách mà bạn không hiểu hoặc điều đó không có ý nghĩa với bạn. Trong sự kiện này, hãy yêu cầu kiểm toán viên giải thích. Nếu bạn vẫn còn bối rối về những thay đổi, hãy yêu cầu đại lý hoặc nhà môi giới của bạn hỗ trợ.
Cuộc họp với Kiểm toán viên
Để thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên sẽ cần gặp bạn hoặc đại diện đáng tin cậy của công ty bạn. Nếu bạn ủy nhiệm nhiệm vụ này cho người khác, hãy đảm bảo rằng họ:
- biết rõ doanh nghiệp của bạn
- hiểu tất cả các giai đoạn hoạt động của công ty bạn
- biết công việc được thực hiện bởi mỗi nhân viên
- hiểu chính sách bồi thường cho công nhân của công ty bạn, bao gồm các phân loại mà nó chứa
- hiểu hồ sơ tài chính của công ty bạn, bao gồm cả dữ liệu biên chế, để họ có thể trả lời các câu hỏi từ kiểm toán viên
Khi họp với kiểm toán viên, bạn hoặc người được chỉ định của bạn nên hợp tác và trả lời các câu hỏi của kiểm toán viên cũng như bạn có thể. Không cung cấp thông tin không được yêu cầu.
Giống như nhiều doanh nghiệp, công ty của bạn có thể thuê một công ty kế toán ngoại vi để xử lý các chức năng kế toán và bảng lương của bạn. Nhân viên kế toán của bạn có đáp ứng với cuộc kiểm toán nhân danh bạn không? Câu trả lời là không. Người kế toán của bạn có thể cung cấp cho kiểm toán viên hồ sơ tài chính mà họ cần để thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên, kiểm toán viên sẽ cần phải đến thăm cơ sở của bạn để tiến hành kiểm tra thực tế.
Nhà thầu phụ
Nhiều tiểu bang có luật áp đặt trách nhiệm pháp lý đối với các nhà thầu thuê nhà thầu phụ không có bảo hiểm. Những luật này sẽ áp dụng cho bạn nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động như một nhà thầu và hợp đồng phụ làm việc cho người khác.
Ví dụ, giả sử rằng công ty của bạn, ABC Construction, thuê một nhà thầu phụ gọi là P & J Plumbing để thực hiện công việc đường ống tại một tòa nhà mà bạn đang tân trang lại. Một nhân viên của P & J bị thương trong công việc và cố gắng nộp đơn yêu cầu bồi thường lao động. Tuy nhiên, P & J đã không mua bảo hiểm bồi thường lao động. Ở hầu hết các tiểu bang, nhân viên bị thương có thể tìm phúc lợi theo chính sách bồi thường của người lao động của bạn.
Doanh nghiệp bảo hiểm được yêu cầu bởi pháp luật để cung cấp lợi ích cho nhân viên của các nhà thầu phụ không có bảo hiểm. Do đó, kiểm toán viên của bạn sẽ xem xét các tài liệu thuế của bạn và tìm 1099 biểu mẫu được cấp cho các nhà thầu phụ. Người đó sẽ kiểm tra xem bạn có nhận được giấy chứng nhận bảo hiểm từ mỗi nhà thầu phụ mà bạn đã thuê hay không. Nếu bất kỳ nhà thầu phụ nào bạn thuê không cung cấp bằng chứng về bảo hiểm bồi thường lao động, thì kiểm toán viên sẽ tính phí bảo hiểm bổ sung cho bảo hiểm của nhà thầu đó.
Tỷ lệ được tính cho một nhà thầu phụ không có bảo hiểm phụ thuộc vào loại công việc mà nhà thầu phụ thực hiện. Ví dụ, nếu nhà thầu phụ thực hiện công việc lợp mái, thì tỷ lệ phân loại mái áp dụng sẽ được sử dụng. Tỷ lệ sẽ được áp dụng cho tất cả hoặc một phần chi phí của công việc được ký hợp đồng phụ. Nếu số tiền bạn trả cho nhà thầu phụ chỉ dành cho lao động, thì toàn bộ chi phí (chia cho 100) sẽ được sử dụng làm cơ sở của khoản phí bảo hiểm.
Nhà thầu Versus Nhà thầu phụ
Nếu doanh nghiệp của bạn không phải là nhà thầu, bạn có chịu trách nhiệm về thương tích do nhân viên của các nhà thầu độc lập mà bạn thuê không? Câu trả lời thường là không. Nhà thầu điều hành một doanh nghiệp độc lập với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, nhà thầu có trách nhiệm cung cấp các khoản bồi thường lao động cho các nhân viên bị thương của chính mình.
Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một cửa hàng bán lẻ. Bạn thuê một sàn Fabulous, một nhà thầu sàn, để xé một sàn linoleum cũ trong cửa hàng của bạn và thay thế nó bằng một cái mới. Bạn phác thảo kết quả bạn muốn (một tầng mới) và Fabulous thực hiện công việc. Một giám sát tuyệt vời giám sát công nhân sàn. Người giám sát thiết lập lịch làm việc và ra lệnh cho nhân viên thực hiện công việc của họ như thế nào. Nếu một nhân viên Fabulous bị thương trong khi cài đặt sàn mới của bạn, Fabulous (không phải công ty của bạn) phải chịu trách nhiệm với người lao động.
Có một số tình huống mà một công ty có thể phải chịu trách nhiệm về thương tích cho nhân viên của một nhà thầu độc lập. Vì vậy, bạn nên nhấn mạnh rằng tất cả các nhà thầu độc lập của bạn thuê cung cấp bằng chứng rằng họ đã mua bảo hiểm bồi thường lao động.