Quản lý chủ mục là điều cần thiết để hiểu sức khỏe của công ty bạn
- Nhà cung cấp của bạn là ai
- Những nguyên liệu và thành phần bạn sử dụng
- Bạn nên mang bao nhiêu khoảng không quảng cáo
- Lợi nhuận của bạn nên là bao nhiêu
Quản lý tổng thể mục cẩn thận là điều cần thiết để hiểu rõ sức khỏe tổng thể của công ty bạn.
Master item là gì?
Mỗi sản phẩm mà công ty của bạn sản xuất và bán phải có mặt hàng chính. Chủ mục là một tệp hoặc bản ghi thường nằm trong hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) của bạn.
Chủ mục phải được thiết lập khi sản phẩm được giới thiệu vào công ty của bạn. Chủ mục phải được xây dựng cẩn thận (đôi khi, các công ty sẽ có một người có công việc duy nhất là bảo trì chủ vật phẩm) và sẽ chứa, tối thiểu, các thông tin sau:
- Tên mục
- mô tả món hàng
- Hóa đơn vật liệu (BOM)
- Chi phí hàng hóa (COGS)
- Bộ định tuyến sản xuất
- Thời gian sản xuất và cung ứng
- Mức độ an toàn (nếu có)
- Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)
- Số lượng đơn đặt hàng
Nhưng đừng giới hạn bản thân với những yếu tố đầu vào đó. ERP của bạn sẽ có các lĩnh vực tiêu chuẩn để bạn cư trú cho mục chủ của bạn, nhưng cũng sẽ có các lĩnh vực tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để điều chỉnh mục chủ cho nhu cầu cụ thể của công ty bạn.
Từ mục chủ, ERP của bạn sẽ lấy thông tin để tạo dữ liệu cho:
- Giá trị khoảng không quảng cáo
- Mua hàng đợi
- Đơn đặt hàng công việc hoặc công việc sản xuất
- Phương sai sản xuất
- Phương thức giá mua (PPV)
- Phân tích tài chính
Thông tin được lưu giữ bên trong của một chủ vật phẩm giống như các chuỗi gen bên trong một phân tử DNA.
DNA của bạn sẽ cho bạn biết bạn đang làm gì. Chủ mục của bạn sẽ cho bạn biết những gì công ty của bạn được tạo ra.
Làm thế nào để bạn sử dụng một mục Master?
Mặc dù đó là kho lưu trữ thông tin vô cùng quý giá, nhưng bạn thực sự không bao giờ mở được một mục chủ. Trừ khi công việc của bạn là duy trì vật phẩm của công ty bạn (đủ khéo léo, các công việc thường được gọi là Item Masters), bạn thực sự có thể bị ngăn cản đi vào và thực hiện các thay đổi đối với một item master.
Tuy nhiên, nếu công việc của bạn nằm trong chức năng chuỗi cung ứng của công ty bạn (lập kế hoạch, mua, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý nhu cầu, vv) hoặc trong lĩnh vực tài chính hoặc trong một khu vực quản lý khác — bạn đang sử dụng thông tin tìm thấy nhà của nó trong công ty chủ của công ty bạn.
Chi phí hàng hóa của sản phẩm được đặt trong mục chính. Vì vậy, nếu bạn muốn biết giá trị của khoảng không quảng cáo, bạn sẽ lấy số lượng mặt hàng bạn có trong tay và nhân số đó với chi phí trong mục chính.
Và, bằng cách này, nếu sản phẩm của bạn là một hội đồng được tạo thành từ nhiều cấp độ của các hội đồng phụ và các thành phần — tất cả các hội đồng và linh kiện phụ đó cũng sẽ có một vật chủ.
Phương thức giá mua và phương sai sản xuất
Bạn có thanh toán đúng số tiền cho các mặt hàng bạn mua không?
Sử dụng mục tổng thể để tìm hiểu. Lấy giá mua thực tế của bạn và so sánh chúng với chi phí (thường được gọi là chi phí tiêu chuẩn) được tìm thấy trong chủ mục của bạn.
Vẻ đẹp của chủ mục của bạn là nó là một tập tin sống. Nếu chủ của bạn nói rằng bạn mua Sản phẩm X với giá 10 đô la và bạn phát hiện ra rằng bạn đã mua Sản phẩm X trong năm qua với giá 9 đô la, thì một người nào đó tại công ty của bạn (có thể không phải bạn) có thể sửa lại mặt hàng của bạn để chi phí chuẩn bằng với giá mua.
Điều này cũng đúng với thời gian sản xuất. Nếu chủ vật phẩm của bạn đã được thiết lập với 45 phút là thời gian sản xuất cho Sản phẩm Y và sau khi chạy báo cáo phương sai sản xuất, bạn phát hiện ra rằng thực sự mất 55 phút để tạo Product Y, bạn (hoặc người khác tại công ty của bạn) có thể sửa lại chủ mục.
Mua hàng đợi
Cùng với việc trả tiền cho nhân viên của bạn, việc mua khoảng không quảng cáo của bạn là một trong những hoạt động có chi phí cao nhất mà bạn và công ty của bạn thực hiện thường xuyên. Bạn nên dựa vào ERP của bạn để cho bạn biết những gì để mua và khi mua nó - và đoán nơi ERP của bạn đi trước khi nó gửi cho bạn tín hiệu mua của bạn?
Bạn đoán nó - chủ của bạn.
Chủ mục của bạn chứa các điểm dữ liệu mua hàng quan trọng sau:
- Thời gian dẫn
- MOQ
- Đặt hàng bội số
- Mức cổ phiếu tối thiểu
- Mức cổ phiếu tối đa
- Chi phí mua hàng
ERP của bạn sử dụng thông tin đó và điều chỉnh nó với mức tồn kho hiện tại và nhu cầu của khách hàng hoặc sản xuất để thúc đẩy yêu cầu mua hàng.
Nếu chủ vật phẩm của bạn không chính xác, thì bạn có thể mua quá muộn (nghĩa là thời gian dẫn của nhà cung cấp của bạn thực sự là 6 tuần nhưng chủ của bạn nói rằng nó chỉ là 3 tuần). Hoặc bạn có thể đặt hàng quá nhiều (nếu MOQ của bạn nói rằng các đơn vị tối thiểu bạn có thể mua Sản phẩm X là 100 đơn vị, nhưng nhà cung cấp của bạn sẽ thực sự bán cho bạn 50). Hoặc mức cổ phiếu tối đa của bạn sẽ không cho phép bạn mua số lượng bạn cần để đáp ứng nhu cầu của khách hàng của bạn .
Và, một lần nữa, chênh lệch giá mua (PPV) là số liệu mà nhiều công ty theo dõi — và chỉ số PPV của bạn có thể được báo cáo không chính xác nếu chi phí mua (tức là tiêu chuẩn) trong chủ hàng của bạn không chính xác.
Các Master Item này là ai?
Vâng, đôi khi công việc của một người được gọi là Mục Sư Phụ. Những công việc này dành cho những người quản lý các mục sư, nhưng chúng không được gọi là Người quản lý chủ mục (phần lớn). Item Master trông có vẻ mát mẻ hơn trong một chữ ký email.
Mục Masters thường báo cáo với Người quản lý chuỗi cung ứng, Người quản lý tài liệu, Người quản lý kiểm soát khoảng không quảng cáo hoặc thậm chí là Người quản lý tài chính.
Nếu bạn là một Master Item, bạn cần chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết. Bạn cần phải ám ảnh một cách ám ảnh về quyền sở hữu của bạn đối với chủ vật phẩm của công ty bạn. Và bạn cần đảm bảo rằng mọi chi tiết trong mục chính của công ty bạn đều chính xác.
Bởi vì quản lý thời gian duy nhất quan tâm đến DNA - vật chủ - là khi có điều gì đó sai trái với nó . Và những chi tiết nhỏ dường như không chính xác đó đã dẫn đến việc mua hàng hoặc kiểm kê hoặc lập kế hoạch lỗi - khiến tiền phải chi tiêu khi không cần.