Làm thế nào để biết nếu bạn có một vấn đề kiểm soát hàng tồn kho
Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để kiểm tra áp lực quy trình kiểm soát khoảng không quảng cáo của mình. Một phương pháp là trải qua việc xem xét các lô hàng bị bỏ lỡ gần đây cho khách hàng của bạn. Có bất kỳ lô hàng nào bị bỏ lỡ do thiếu hiểu biết về những gì bạn có trong tay và có sẵn để vận chuyển không?
Ví dụ, bạn có thể có 100 mỗi Phần A và một khách hàng yêu cầu 100 mỗi phần. Nhưng họ không cần bạn gửi nó cho đến tuần sau, vì vậy 100 người trong mỗi Phần A ngồi trong nhà kho của bạn. Ngày hôm sau, một khách hàng khác gọi và yêu cầu 100 mỗi Phần A. Bạn đã rời khỏi văn phòng, chăm sóc bốn mươi triệu thứ khác mà một chủ doanh nghiệp nhỏ cần chăm sóc, vì vậy một nhân viên khác của bạn đã nhận cuộc gọi . Một nhân viên khác đã kiểm tra và thấy 100 mỗi Phần A ngồi đó và vận chuyển nó cho khách hàng thứ hai. Tuần sau, bạn cần gửi 100 chiếc của Phần A cho khách hàng đầu tiên, và nó không có ở đó.
Doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể có vấn đề kiểm soát khoảng không quảng cáo. Điều quan trọng là phải biết không chỉ những gì doanh nghiệp nhỏ của bạn có trong tay, nhưng những gì bạn có sẵn để vận chuyển. Trong trường hợp trên, trong khi một nhân viên của bạn thấy rằng bạn có 100 mỗi Phần A để giao hàng, thì không có quy trình nào để cho cô ấy biết rằng 100 chiếc được phân bổ cho một khách hàng khác.
Kiểm tra từng phần
Một phương pháp khác mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra áp lực kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn là thực hiện kiểm toán từng sàn. Điều đó có nghĩa là bạn bước ra tầng nhà kho của bạn (hoặc phòng chứa đồ, hoặc tủ quần áo, hoặc nhà để xe - bất cứ nơi nào doanh nghiệp nhỏ của bạn giữ hàng tồn kho) và bạn chọn một số đồ vật để đếm.
Chúng tôi sẽ thảo luận số lượng mặt hàng cần đếm sau đó, nhưng khi bạn đã hoàn tất, bạn sẽ lấy số đếm đó vào hệ thống theo dõi khoảng không quảng cáo. Đây có thể là WMS của bạn (hệ thống quản lý kho hàng), ERP / MRP (lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp / lập kế hoạch yêu cầu vật liệu), bảng tính Excel, sổ kế toán hoặc có thể là một Post-Its. Nếu bạn không có hệ thống theo dõi khoảng không quảng cáo của mình - ngay cả khi nó chỉ là một đống Post-Its - bạn có vấn đề kiểm soát khoảng không quảng cáo.
Trong kiểm toán từng tờ, bạn so sánh số lượng vật lý bạn đã thực hiện đối với hệ thống kiểm soát khoảng không quảng cáo mà bạn nghĩ. Một lần nữa, mục tiêu của bạn phải chính xác 100%. Nếu số đếm vật lý của bạn không căn chỉnh chính xác với hệ thống kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn, bạn có biết tại sao không? Và bạn có thể thực hiện biện pháp đối phó để ngăn chặn điều đó xảy ra lần nữa không? Một số lý do phổ biến nhất mà số lượng không căn chỉnh bao gồm:
- Bạn đã nhận được một lô hàng từ nhà cung cấp của bạn, nhưng bạn không đếm các bộ phận trong các hộp. Danh sách đóng gói không được tính chính xác 100%. Mở hộp và đếm nội dung. Nếu nhà cung cấp của bạn nói rằng họ gửi cho bạn 1.000 bộ phận và họ chỉ gửi cho bạn 990 phần và bạn không gặp lỗi - bạn không chỉ có vấn đề kiểm soát khoảng không quảng cáo, mà bạn có thể kết thúc giao hàng ngắn cho khách hàng của riêng bạn.
- Bạn đã giao các bộ phận cho khách hàng nhưng không giảm dung lượng của mình một cách chính xác. Hoặc là tất cả. Đảm bảo bạn đang khấu trừ các lô hàng gửi đi của mình từ tổng số khoảng không quảng cáo theo thời gian thực.
- Các vấn đề về chất lượng buộc bạn phải xóa một phần khoảng không quảng cáo của mình khỏi đống khoảng không quảng cáo có thể sử dụng. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn không có cách nào để phân biệt giữa có thể sử dụng và không thể sử dụng được, vì vậy hệ thống của bạn cho biết bạn có nhiều hơn mức bạn có thể sử dụng. Có khả năng phân biệt giữa khoảng không quảng cáo có thể sử dụng và không thể sử dụng không chỉ là tính năng quan trọng cho phép bạn theo dõi các phần có vấn đề về chất lượng mà còn có thể là cơ chế phân bổ khoảng không quảng cáo cho khách hàng trong khi vẫn giữ các phần đó trong kho.
- Sản phẩm của bạn có giá trị và dễ bỏ đi không? Một công ty bán đe có thể có ít vấn đề về ăn cắp hơn một công ty bán tiền vàng. Đảm bảo gói kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn bao gồm cách duy trì tính bảo mật cho sản phẩm của bạn. Và triển khai chương trình đếm chu kỳ giúp bạn theo dõi khoảng không quảng cáo của mình.
Khái niệm cơ bản về chu kỳ chương trình
Một chương trình đếm chu kỳ là những gì đang xảy ra trong những lần đếm sàn. Một chương trình đếm chu kỳ là một quá trình mà theo đó bạn thường xuyên đếm một tỷ lệ phần trăm của các bộ phận của bạn để, hơn một năm, bạn đã tính tất cả (hoặc ít nhất là tất cả các phần có giá trị nhất của bạn).
Bạn có thể sử dụng chương trình đếm chu kỳ kết hợp với khoảng không quảng cáo thực tế hàng năm , thường giúp giảm chênh lệch của các khoảng không quảng cáo vật lý đó. Một số công ty sử dụng số chu kỳ thay vì hàng tồn kho vật lý hàng năm, nhưng tôi không khuyến cáo điều đó.
Để xác định các tham số của chương trình đếm chu kỳ của bạn, bạn cần xác định:
- Bạn phải đếm bao nhiêu bộ phận?
- Bạn sẽ đếm chúng trong suốt một năm? Nếu không, bạn sẽ xác định điểm cắt như thế nào? Thông thường, các công ty tuân thủ quy tắc 80-20, tức là 80% giá trị khoảng không quảng cáo của bạn đến từ 20% bộ phận của bạn - vì vậy hãy tập trung vào việc tính 20% đó.
- Bạn sẽ tính bao lâu một lần?
- Ai sẽ tiến hành đếm? Nếu công ty của bạn đủ lớn, bộ đếm chu kỳ phải là người có hiệu suất công việc được gắn với độ chính xác của khoảng không quảng cáo. Điều này giúp loại bỏ bất kỳ xung đột lợi ích tiềm năng nào trong quy trình đếm chu kỳ. Số chu kỳ là kiểm toán - không phải là công cụ xếp hạng hiệu suất công việc.
- Số đếm sẽ được tiến hành như thế nào? Quy trình từ sàn đến trang tính là phương pháp ưu tiên. Một bộ đếm chu kỳ nên được đưa ra một danh sách các số phần và vị trí. Bộ đếm sau đó đi lên sàn và đếm chúng. Anh không nên biết có bao nhiêu người mong đợi ở đó. Một phương pháp khác là đếm tính theo từng tầng. Đây là sự đảo ngược của phương pháp sàn-to-sheet. Phương pháp tính từ sàn đến sàn bắt đầu khi bạn giao cho bạn một danh sách các bộ phận và số lượng tương ứng của chúng theo hệ thống theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn. Bộ đếm sau đó kiểm tra số lượng vật lý trên các kệ so với số lượng hệ thống.
Bằng cách hiểu các yếu tố quá trình đếm chu kỳ trên, bạn có thể xây dựng chương trình đếm chu trình của mình. Ví dụ, nếu bạn có 500 số phần để đếm và bạn có thể đếm một lần mỗi tuần, sau đó bạn có thể đếm 10 phần mỗi tuần (hoặc chỉ hai phần mỗi ngày). Đến cuối một năm 50 tuần, bạn sẽ tính tất cả 500 số phần. Chỉ cần nhớ đếm số phần khác nhau với mỗi số đếm, để tránh đếm quá số một phần và đếm số khác.
Trong quá trình này, điều quan trọng là phải biết khi nào số lượng khoảng không quảng cáo của bạn bị tắt. Đó là lý do tại sao một chu kỳ truy cập không nên là một giám sát kho hàng hoặc nhân viên kiểm soát hàng tồn kho. Đó là bản chất của con người cho những nhân viên đó để đưa các bản sửa lỗi vào vị trí mà không làm tăng các vấn đề cơ bản đối với việc quản lý. Là chủ sở hữu hoặc người quản lý doanh nghiệp nhỏ, bạn cần phải biết khi nào các quy trình kiểm soát khoảng không quảng cáo cơ bản không hoạt động, vì vậy bạn có thể thực hiện các biện pháp đối phó để ngăn chặn các vấn đề hạ lưu.
Giải quyết vấn đề kiểm soát khoảng không quảng cáo
Một chương trình đếm chu kỳ, kết hợp với một hàng tồn kho vật lý hàng năm, đi một chặng đường dài hướng tới giải quyết vấn đề kiểm soát hàng tồn kho. Các chương trình đếm chu kỳ giúp xác định những thiếu sót trong kiểm soát khoảng không quảng cáo, nhưng bạn có thể thực hiện các thay đổi để khắc phục các vấn đề mà chương trình đếm chu kỳ của bạn phát hiện.