Đặt một kế hoạch dự phòng tại chỗ
Lý tưởng nhất là bạn luôn phải có kế hoạch dự phòng trong trường hợp bệnh đột ngột hoặc trường hợp khẩn cấp khác, nhưng nếu nhân viên chủ chốt gợi ý khi khởi hành hoặc đưa ra thông báo, bạn phải lập kế hoạch để người khác xử lý công việc của mình ngay lập tức.
Người quản lý cấp cao và người thay thế tiềm năng nên hiểu mọi khía cạnh của vai trò của mình.
Phần lớn kế hoạch kế thừa là tài liệu. Mọi thứ mà mỗi nhân viên đang làm việc phải là một phần của sổ tay công khai, lịch, danh sách việc cần làm hoặc tệp. Tài liệu này nên bao gồm thông tin liên lạc cho bên ngoài cũng như giải thích về cách Excel macro, chương trình máy tính hoặc các phím tắt khác được tạo bởi công việc của nhân viên.
Kế hoạch cũng nên bao gồm một danh sách các ưu tiên rõ ràng để các nhân viên còn lại không bị choáng ngợp và biết công việc nào được ưu tiên hơn công việc hiện tại của họ.
Xem xét bảo mật thông tin
Nhân viên chủ chốt thường có quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng, hệ thống máy tính quan trọng và dịch vụ trực tuyến. Trong khi các trường hợp hành vi sai trái hoặc trộm cắp thông tin có chủ ý là rất hiếm, thì cách tốt nhất là xóa quyền truy cập của họ ngay sau khi họ không còn cần đến nữa.
Ngoài việc xóa quyền truy cập, bạn cần đảm bảo rằng bạn giữ quyền truy cập.
Ví dụ, một nhân viên khác có thể cần được cấp quyền ký séc để duy trì hệ thống ký tên séc hai chữ ký. Nếu nhân viên khởi hành đã đăng ký dịch vụ trực tuyến, chẳng hạn như phân tích trang web của bạn, sử dụng email của công ty, hãy đảm bảo chuyển anh ấy bằng chứng xác thực.
Phát hành tiền lương và lợi ích cuối cùng
Nhân viên khởi hành có quyền thanh toán tiền lương cuối cùng của họ và bất kỳ lợi ích tích luỹ nào, chẳng hạn như ngày nghỉ không sử dụng.
Các khoản thanh toán cho các phúc lợi rườm rà được tích lũy phụ thuộc vào thỏa thuận tuyển dụng của bạn và luật pháp địa phương.
Luật tiểu bang cũng đặt thời gian thực hiện thanh toán. Bạn thường có những gì sẽ có được các payday theo lịch trình thường xuyên nếu nhân viên đã ở lại với công ty của bạn. Nhiều công ty muốn có nhân viên khởi hành ký nhận tiền lương cuối cùng của họ trong người vào ngày cuối cùng của họ. Làm việc với các dịch vụ kế toán của bạn để tính toán số tiền đến hạn cuối cùng.
Cập nhật báo cáo tài chính của bạn
Nếu một nhân viên đã nhận được các lựa chọn cổ phiếu hoặc bồi thường trả chậm, chi phí và trách nhiệm kèm theo có thể đã được ghi lại trên sách của bạn. Nếu khởi hành kích hoạt một chiếc dù vàng hoặc một thời hạn hợp đồng khác, khoản bồi thường có thể chỉ là một chú thích - nếu nó được bao gồm trong báo cáo tài chính của bạn.
Thay vì đợi đến kỳ báo cáo tiếp theo, hãy để người kế toán của bạn ngay lập tức thực hiện các mục nhật ký thích hợp để phản ánh bất kỳ giao dịch tài chính nào xảy ra với sự ra đi của nhân viên. Điều này cung cấp cho bạn cảnh báo trước trong trường hợp bạn cần giải thích hoặc điều chỉnh cho một sự thay đổi lợi nhuận gây ra bởi bất kỳ khoản thanh toán nào.
Thông báo cho nhà đầu tư
Hầu hết các nhân viên được coi là có thể thay thế, và các chuyến khởi hành của họ sẽ không được coi là tài liệu cho các quyết định đầu tư.
Tuy nhiên, có những ngoại lệ. Một ví dụ sẽ là sự ra đi của một nhà khoa học hàng đầu có khởi hành sẽ làm gián đoạn nghiên cứu được coi là trung tâm cho hoạt động của công ty mình.
Bất kể, như là thực hành tốt nhất, bạn nên gửi một thông cáo thông báo cho nhà đầu tư của bạn về sự ra đi của bất kỳ nhân viên chủ chốt nào. Điều này có thể giúp bình tĩnh những lo ngại về tình trạng hỗn loạn hoặc bất đồng trong hàng ngũ của bạn và ngăn các nhà đầu tư xem xét kéo sự ủng hộ của họ. Đó cũng là cách tốt để giữ cho các nhà đầu tư được thông báo về những gì đang xảy ra bên trong công ty bạn và cho họ biết cách bạn dự định phát triển trong tương lai.