Nộp đơn xin Số Đăng ký Kinh doanh (EIN)
EIN của bạn là số duy nhất được chỉ định cụ thể cho doanh nghiệp của bạn cho mục đích IRS. Con số này xác định doanh nghiệp của bạn khi báo cáo thông tin về nhân viên của bạn cho các cơ quan chính phủ liên bang và tiểu bang. Ví dụ về thông tin này bao gồm tổng thu nhập và thuế được trả thay cho họ. Bạn có thể nghe EIN được gọi là Biểu mẫu SS-4 hoặc Mã số thuế - các số này giống với EIN.
Nộp đơn xin EIN của bạn trực tiếp qua IRS. Cách thuận tiện nhất để hoàn thành giao dịch này là thông qua một ứng dụng trực tuyến. Tuy nhiên, các ứng dụng cũng được chấp nhận bằng fax và thư.
Kiểm tra các quy định của tiểu bang và địa phương về các yêu cầu EIN bổ sung
Mặc dù nhiều tiểu bang và địa phương chấp nhận EIN liên bang của bạn để nhận dạng, một số quốc gia yêu cầu số riêng biệt cho mục đích thuế. Ví dụ bao gồm New York, Massachusetts và South Carolina. Bạn có thể xác định các quy định của thành phố và / hoặc tiểu bang của mình bằng cách truy cập trang web doanh nghiệp nhỏ của tiểu bang thích hợp.
Hiểu sự khác biệt giữa nhà thầu độc lập và nhân viên
Cho dù bạn sử dụng nhà thầu độc lập hay nhân viên có ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập, Medicare, An sinh Xã hội và thuế thất nghiệp đều được trả tiền, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa hai nhà thầu .
Bài kiểm tra cơ bản bao gồm ba câu hỏi sau đây:
- Người chủ có kiểm soát khi nào, ở đâu và như thế nào công việc được hoàn thành? Nếu vậy, công nhân có lẽ là một nhân viên.
- Người chủ có kiểm soát các khía cạnh tài chính của công việc không? Ví dụ, chi phí được hoàn trả? Chủ lao động có cung cấp các công cụ liên quan đến công việc, chẳng hạn như máy tính không? Nếu vậy, công nhân có lẽ là một nhân viên.
- Mối quan hệ đang diễn ra hay là nhân viên làm việc cho một dự án cụ thể mà không có kỳ vọng tiếp tục làm việc? Chủ lao động có cung cấp các quyền lợi, chẳng hạn như bảo hiểm y tế và thời gian trả lương cho nhân viên không? Nếu mối quan hệ đang diễn ra và / hoặc nếu các phúc lợi được cung cấp, nhân viên đó có thể là một nhân viên.
Có được các biểu mẫu nhân viên bắt buộc
Một khi tài liệu của riêng bạn đang theo thứ tự, bạn đã sẵn sàng để thuê nhân viên của bạn. Hãy chắc chắn thu thập thông tin về thuế và bảng lương trong vài ngày làm việc đầu tiên để đảm bảo họ nhận được tiền lương đầu tiên một cách kịp thời. Bạn có thể muốn khuyến khích nhân viên sử dụng tiền gửi trực tiếp để thanh toán nhanh hơn.
Mỗi nhân viên phải hoàn thành Mẫu Khấu trừ Thuế Thu nhập Liên bang W-4, cho phép bạn tính khấu trừ thuế chính xác. Nhân viên cũng phải hoàn tất mẫu đơn I-9 để xác minh họ được phép làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ.
Chọn thời gian thanh toán của bạn
Bạn có ít thời gian trả tiền hơn, việc hoàn thành bảng lương của bạn càng dễ dàng hơn. Tuy nhiên, một số tiểu bang yêu cầu nhân viên được trả lương theo một lịch trình nhất định, ví dụ như hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Nếu bạn muốn chạy biên chế ít thường xuyên hơn một lần một tuần, liên hệ với Bộ Lao động Tiểu bang của bạn để xác định xem thời gian thanh toán được đề xuất của bạn có tuân thủ các quy định của tiểu bang hay không.
Tạo các quy trình liên quan đến biên chế
Trước khi bạn có thể phát hành tiền lương chính xác, bạn sẽ cần một phương pháp theo dõi giờ làm việc. Có nhiều công cụ có sẵn cho mục đích này, từ trang đăng nhập cơ bản đến nền tảng theo dõi hoạt động của nhân viên trên điện thoại hoặc máy tính. Điều quan trọng là phải thiết lập các chính sách cho thời gian trả tiền nếu bạn có kế hoạch cung cấp, trả tiền làm thêm giờ và bất kỳ lợi ích nào khác.
Mặt khác, bạn phải có một quy trình để đảm bảo rằng các khoản khấu trừ cho các quyền lợi, thuế và các khoản tương tự được trả cho các đại lý và đại lý thích hợp thay mặt cho nhân viên của bạn.
Chọn một nền tảng lương
Nếu bạn có kế hoạch để xử lý biên chế trong nhà, hãy chắc chắn rằng bạn hoặc người kế toán của bạn cảm thấy thoải mái với các sắc thái của nhiệm vụ này. Có một số nền tảng bảng lương chất lượng cao có sẵn để làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều thích dịch vụ điều khiển thuê ngoài, vì các chuyên gia này có kiến thức và kinh nghiệm để tạo ra biên chế chính xác và đúng thời hạn.
Sản xuất biên chế của bạn
Một khi bạn hoặc bộ điều khiển của bạn đã nhập thông tin cá nhân của nhân viên vào hệ thống lương của bạn, bạn đã sẵn sàng để tạo ra bảng lương đầu tiên của bạn. Sử dụng công cụ chấm công mà bạn có sẵn cho công nhân hàng giờ (không được miễn), nhập hoặc báo cáo số giờ cho mỗi công cụ. Người lao động được hưởng lương (miễn) không phải báo cáo giờ của họ. Họ được trả cùng một số tiền mỗi tuần.
Lưu ý: Nếu bạn đang làm công việc chi phí trong kế toán của bạn, bạn vẫn sẽ muốn nhân viên trả lương để theo dõi giờ của họ. Nó sẽ không ảnh hưởng đến mức lương hàng tuần của họ nhưng bạn sẽ muốn có thể phân bổ thời gian chính xác cho công việc để hiểu chi phí. Cân nhắc sử dụng chương trình theo dõi thời gian đồng bộ hóa với phần mềm kế toán sổ cái chung của bạn để tạo ra các báo cáo này. Nhiều người sẽ có một đồng bộ với bảng lương của bạn, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng cho lương và nhân viên hàng giờ như nhau.
Giữ lại hồ sơ bắt buộc
Một số hồ sơ liên quan đến biên chế phải được giữ lại cho các mục đích IRS. Theo nguyên tắc chung, bạn phải giữ lại tất cả hồ sơ cho những cá nhân đang làm việc tích cực, bất kể thời hạn của nhiệm kỳ của họ. Nhiều hồ sơ phải được giữ lại trong một thời gian nhất định sau khi chấm dứt việc làm. Ví dụ, hồ sơ thuế việc làm phải được giữ lại ít nhất bốn năm. Các hướng dẫn cụ thể có sẵn thông qua IRS.
Tính toán và trả thuế liên bang và lương của bang
Cuối cùng, bạn với tư cách là chủ nhân có trách nhiệm thực hiện thanh toán thuế biên chế và tạo ra các báo cáo nhất định. Nói chung, báo cáo sẽ đến hạn theo quý hoặc hàng năm. Sử dụng các nguồn lực sẵn có thông qua IRS và cơ quan thuế tiểu bang của bạn để đảm bảo tất cả các loại thuế và báo cáo được xử lý một cách thích hợp.
Biên chế chính xác, đúng hạn là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của doanh nghiệp bạn. Đầu tiên, lỗi biên chế là một cách chắc chắn để làm phiền nhân viên. Thứ hai, các lỗi thuế có thể dẫn đến các khoản tiền phạt và tiền phạt đáng kể. Cẩn thận xem xét cách biên chế của bạn sẽ được xử lý để đảm bảo bạn tránh được những cạm bẫy phổ biến nhất.