Đối với nhiều doanh nghiệp, bộ phận thanh toán của tài khoản không nhận được nhiều sự chú ý trừ khi xảy ra sự cố. Tuy nhiên, có rất nhiều thứ để đạt được từ bộ phận tài khoản phải trả tiền được điều hành tốt. Ngược lại, có rất nhiều vấn đề có thể xuất phát từ một vấn đề chỉ đơn thuần là đi khập khiễng. Bộ phận này thường có tác động rất lớn đến dòng tiền của doanh nghiệp, và có những cơ hội có thể đạt được hoặc bị mất từ việc tận dụng các thỏa thuận thanh toán với các nhà cung cấp.
Một bộ phận tài khoản phải trả tốt sẽ có thể tận dụng lợi thế của giảm giá khối lượng và giảm giá thanh toán sớm cũng như xác định cách tốt nhất để giữ nhiều tiền nhất có sẵn cho một doanh nghiệp cho các chi phí và đầu tư khác. Bộ phận này cũng có thể đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng các nghĩa vụ của họ dựa trên các thỏa thuận và hợp đồng, vì vậy nếu các tiêu chuẩn về khối lượng hoặc chất lượng không được đáp ứng, các vấn đề được giải quyết và các hành động khắc phục thích hợp được thực hiện.
Các vấn đề phải trả về tài khoản chung
Mặc dù có rất nhiều cơ hội để cắt giảm chi phí và giải phóng tiền mặt, cũng có một số trở ngại mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi cố gắng đạt được những mục tiêu này. Nghiên cứu Tối ưu hóa tài khoản 2014 của Canon cho thấy rằng việc xử lý giấy là một trong những nguồn lớn nhất của các vấn đề cho nhiều tổ chức, với thời gian cần thiết để xử lý hóa đơn giấy là vấn đề lớn nhất.
Các nguồn quan tâm chính khác là:
- Đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng lúc
- Tinh giản quy trình phê duyệt hóa đơn
- Nhận các điều khoản thanh toán tốt nhất với các nhà cung cấp và đảm bảo rằng các nghĩa vụ được đáp ứng trên cả hai mặt
- Xử lý nhiều hệ thống kế toán và lập hóa đơn của nhà cung cấp
- Ghi và xác minh tính bảo mật của dữ liệu và giao dịch
Nhiều vấn đề được liệt kê sẽ tồi tệ hơn hoặc được tạo ra bởi sự phụ thuộc vào việc lập hóa đơn bằng giấy. Mất giấy tờ là một vấn đề thường gặp trong nhiều tổ chức, dẫn đến thanh toán trễ hoặc bị trễ. Ngoài ra, trong khi một số doanh nghiệp quan tâm đến số hóa giấy tờ của họ, phần lớn các nhà cung cấp vẫn gửi hóa đơn bằng giấy hoặc gửi chúng bằng fax.
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ xử lý các giấy tờ của họ phải nộp giấy tờ, và phần lớn việc này được thực hiện thủ công. Vì ít nhà cung cấp đã chuyển sang thanh toán điện tử, hầu hết các tổ chức đang chi tiêu một lượng lớn nhân lực bằng tay nhập dữ liệu và tạo các bản sao tài liệu kỹ thuật số.
Việc sử dụng tài liệu giấy thường làm chậm quá trình phê duyệt hóa đơn vì các bản sao phải được thực hiện và chuyển đến các thành viên quản lý phù hợp để xem xét. Khi thủ tục giấy tờ không dễ dàng truy cập hoặc có sẵn ở định dạng kỹ thuật số, đó là một thách thức để phân tích dữ liệu và đảm bảo rằng các thoả thuận thanh toán tốt nhất đang được thu được và các nghĩa vụ đó đang được đáp ứng. Về thời gian và thỏa thuận giảm giá thanh toán sớm có thể dễ dàng bị mất nếu các doanh nghiệp không thể thực hiện thanh toán khi họ được yêu cầu, vì vậy các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ có thể tốn kém.
Cải tiến và tối ưu hóa
Do thực tế rằng một số vấn đề liên quan đến hoạt động đúng của các phòng ban phải trả có nguồn gốc từ cùng một nguyên nhân gốc rễ, cũng có một vài điều chỉnh mà các tổ chức có thể thực hiện sẽ chăm sóc nhiều mối quan tâm cùng một lúc. Ba trong số những cách hiệu quả nhất mà các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các quy trình của bộ phận phải trả của họ là:
- Sử dụng nhận dạng ký tự đối tượng để số hóa thủ tục giấy tờ
- Tận dụng các cổng trực tuyến mà các nhà cung cấp có thể truy cập
- Tạo luồng công việc quản lý
OCR
Trong khi nhiều công ty thường xuyên tận dụng các máy quét để tạo ra các bản sao giấy tờ kỹ thuật số, điều này thường chỉ liên quan đến việc tạo ra một hình ảnh của một tài liệu được lưu trên máy tính. Điều này có nghĩa là thông tin vẫn cần phải được nhập thủ công vào cơ sở dữ liệu, vì vậy trong khi việc mất các bản ghi ít hơn một vấn đề, nó vẫn tốn thời gian.
Nhận dạng ký tự đối tượng hoặc OCR, bao gồm quét tài liệu và truy xuất dữ liệu từ đó. Dữ liệu này có thể tự động được thêm vào cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Quy trình OCR giúp giảm thiểu các vấn đề về lỗi nhập dữ liệu thủ công và cho phép thông tin được nhập ngay khi nhận được giấy tờ. OCR mất khoảng thời gian cho một nhân viên khi quét tài liệu để tạo một tệp hình ảnh và thường không yêu cầu thêm bất kỳ bước nào. Per Gartner, có những tổ chức có thể đăng 80 phần trăm hoặc nhiều hóa đơn của họ mà không cần một nhân viên phải trực tiếp tham gia.
Cổng nhà cung cấp
Tinh giản quy trình nhập hóa đơn và dữ liệu vào hệ thống tập trung có thể cho phép các doanh nghiệp tạo hoặc tận dụng lợi thế của cổng trực tuyến cho phép doanh nghiệp và nhà cung cấp theo dõi đơn hàng, xem hóa đơn và xem khi nào thanh toán được thực hiện. Làm cho dữ liệu này có sẵn cho một số cá nhân trong một tổ chức có thể giúp đảm bảo rằng bộ phận thanh toán của tài khoản có giám sát phù hợp và có thể giúp tăng thời gian để phê duyệt hóa đơn. Cho phép các nhà cung cấp truy cập vào cổng thông tin cho phép các doanh nghiệp này gửi hóa đơn và theo dõi các khoản thanh toán cũng như được nhận thức về bất kỳ vấn đề nào với các vấn đề về nguồn tiếp nhận hoặc hóa đơn.
Thiết lập quy trình và quy trình công việc
Tuy nhiên, một tổ chức quyết định xử lý các nỗ lực quản lý dữ liệu của họ, điều quan trọng là phải có một quy trình được thiết lập để quản lý tài khoản và thanh toán. Điều này cho phép các doanh nghiệp đảm bảo rằng các hoạt động đang hoạt động và tìm ra các giải pháp thay thế nếu chúng cồng kềnh hoặc dẫn đến lỗi hoặc chậm trễ. Theo Deloitte, các quy trình này cần nêu chi tiết những gì mà các phòng thanh toán phải trả khi nhận được hóa đơn, cách dữ liệu được nhập và chia sẻ và quy trình nào để nhận hóa đơn được chấp thuận. Cũng cần có các hướng dẫn để xác định cách thức tốt nhất để giải quyết các loại nhà cung cấp khác nhau.
Trong khi nhiều nhà cung cấp cung cấp giảm giá cho thanh toán trong vòng 30 hoặc 90 ngày, nó có thể không có giá trị giảm giá nếu làm như vậy ức chế dòng tiền của tổ chức. Nó cũng rất cần thiết rằng có một cách để xác minh rằng cả hai công ty và nhà cung cấp đang đáp ứng các quy định của một hợp đồng hoặc thỏa thuận. Việc thiết lập luồng công việc để giải quyết các vấn đề này có thể giúp các tổ chức đưa ra lựa chọn đúng đắn.
Khi các nhà cung cấp không giao hàng kịp thời, với số lượng đủ hoặc số lượng cổ phiếu phù hợp, các công ty có thể không muốn thanh toán hóa đơn cho đến khi những vấn đề này được giải quyết. Một quy trình làm việc có thể rất quan trọng trong việc thiết lập những gì nên được thực hiện khi những vấn đề này phát sinh. Ngoài ra, các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp cũng cần phải được thực hiện đúng thời gian để ngăn chặn việc giảm giá hoặc bị phạt cho các khoản thanh toán trễ. Mỗi thỏa thuận của nhà cung cấp cần được ghi lại và cập nhật khi mọi thứ thay đổi và các quy trình phải đảm bảo rằng mỗi tài khoản được xử lý một cách thích hợp.
Tạo quy trình công việc cũng có thể giúp một công ty:
Gia công phần mềm
Số hóa hồ sơ, triển khai OCR và sử dụng cổng thông tin mà các nhà cung cấp có quyền truy cập có thể không phải là thứ cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ hơn, nhưng các tổ chức không nên giả định rằng chi phí sẽ ngăn cản một doanh nghiệp lợi dụng chúng. Trong khi chi phí thiết lập và duy trì hệ thống điện tử có thể bị cấm đối với nhiều tổ chức quy mô vừa và nhỏ, việc làm như vậy thường không cần thiết. Có nhiều nhà cung cấp bên thứ ba mà các tổ chức có thể thuê ngoài các nhiệm vụ này. Các tổ chức có thể nhận hỗ trợ thuê ngoài cho mọi thứ từ việc thiết lập quy trình OCR để giúp công ty tạo quy trình làm việc để phân tích hợp đồng nhà cung cấp.
Mặc dù các tổ chức có thể không tự chi trả được chi phí để triển khai nhiều hệ thống CNTT khác nhau , nhưng việc bên thứ ba xử lý chúng thường rất phải chăng. Các doanh nghiệp sẽ cần phải so sánh chi phí sử dụng các bên ngoài để phát triển các hệ thống này chống lại việc tiết kiệm tiềm năng và giá trị giải phóng tiền mặt, nhưng gia công phần mềm cho phép các tổ chức tận dụng lợi thế của công nghệ và hệ thống bình thường sẽ quá đắt.
- Đảm bảo rằng đơn đặt hàng được tạo cho mỗi đơn đặt hàng mới
- Xác minh rằng hóa đơn khớp với các sản phẩm đã nhận và đáp ứng thỏa thuận hợp đồng
- Kiểm tra hồ sơ để đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện, rằng chúng được thực hiện đúng hạn và chúng không được nhân đôi
- Xác định phương thức thanh toán hóa đơn tốt nhất, chẳng hạn như thông qua EFT hoặc thẻ tín dụng, để giảm phí