Tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán làm gì
Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử (EDP)
Hầu hết các doanh nghiệp, ngoại trừ các hệ thống máy tính nhỏ nhất, sử dụng máy tính, còn được gọi là hệ thống xử lý dữ liệu điện tử (EDP).
Các hệ thống này xử lý từng bước trong quá trình kế toán từ việc ghi lại giao dịch tài chính để chuẩn bị báo cáo tài chính. Các doanh nghiệp không ngừng cải tiến công nghệ hệ thống của mình để duy trì tính cạnh tranh và tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 . Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể chọn sử dụng các hệ thống như Quickbooks .
Khái niệm cơ bản về giao dịch kinh doanh và quy trình kinh doanh
Để hiểu các hệ thống thông tin kế toán hoạt động như thế nào, bạn phải hiểu thuật ngữ kế toán cơ bản "giao dịch kinh doanh" và "quy trình kinh doanh". Quan trọng nhất, bạn cần phải hiểu cách các giao dịch và quy trình kinh doanh kết hợp với nhau để tạo ra các báo cáo tài chính như thế nào. Đối với các hệ thống thông tin kế toán, các giao dịch kinh doanh có thể được chia thành nhiều loại quy trình kinh doanh:
1. Doanh thu và quy trình, hệ thống và điều khiển trả lại
Các giao dịch kinh doanh thuộc các quy trình kinh doanh này là khối lượng lớn các giao dịch bán hàng, trả lại hàng ngày và tiền mặt .
2. Chi tiêu và trả lại quy trình, hệ thống và điều khiển
Các giao dịch kinh doanh thuộc các quy trình kinh doanh này là khối lượng lớn các chi tiêu, trả về và các giao dịch dòng tiền mặt. Biên chế và giao dịch mua tài sản cố định cũng thuộc loại này.
3. Quy trình, hệ thống và điều khiển chuyển đổi
Các giao dịch kinh doanh thuộc loại này là nguyên liệu thô và các giao dịch đang thực hiện.
4. Các quy trình, hệ thống và điều khiển quản trị
Các giao dịch kinh doanh được quản lý là các giao dịch đầu tư, vay và giao dịch vốn.
Tất cả các giao dịch kinh doanh này dẫn đến các tài khoản T được thiết lập trong các quy trình, hệ thống và điều khiển của General Ledger . Từ sổ kế toán tổng hợp, cả báo cáo tài chính nội bộ và bên ngoài đều được phát triển. Báo cáo tài chính nội bộ có thể là một lịch trình lão hóa cho các khoản phải thu hoặc báo cáo tình trạng hàng tồn kho bán hàng. Báo cáo tài chính bên ngoài sẽ là báo cáo thu nhập , bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ .
Các loại hệ thống thông tin kế toán
Có nhiều loại hoặc loại hệ thống thông tin kế toán. Điều mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp , quy mô doanh nghiệp, nhu cầu của doanh nghiệp và sự tinh tế của doanh nghiệp:
Hệ thống thủ công
Hệ thống thông tin kế toán thủ công được sử dụng chủ yếu bởi các doanh nghiệp rất nhỏ và các doanh nghiệp tại nhà. Nếu một hệ thống là hoàn toàn thủ công, nó sẽ yêu cầu những điều sau đây: tài liệu nguồn , sổ cái chung , nhật ký chung , và các tạp chí đặc biệt hoặc các tạp chí phụ mà bạn có thể cần.
Hệ thống di sản
Các hệ thống cũ thường nằm trong các công ty kinh doanh hiện có và được sử dụng trước khi công nghệ thông tin trở nên tinh vi như ngày nay. Mặc dù các hệ thống cũ có vẻ như lỗi thời, nhưng chúng có một số lợi thế nhất định đối với công ty. Chúng chứa dữ liệu lịch sử có giá trị về công ty. Các nhân viên công ty có xu hướng biết cách sử dụng hệ thống và hiểu nó. Một hệ thống kế thừa thường được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của một công ty riêng lẻ. Bạn sẽ không tìm thấy loại tùy chỉnh này trong các gói phần mềm kế toán chung.
Thật không may, hệ thống di sản cũng có những bất lợi đáng kể. Thông thường, họ không có tài liệu. Nó thường là khó để tìm các bộ phận thay thế vì phần cứng và phần mềm có thể trở nên lỗi thời. Ngay cả ngôn ngữ máy tính mà các hệ thống cũ sử dụng thường là một ngôn ngữ cũ.
Hầu hết các hệ thống cũ đã được xây dựng từ đầu.
Thay thế các hệ thống cũ
Bạn hoàn toàn có thể thay thế hệ thống cũ của mình bằng một hệ thống mới, cập nhật. Đó là một giải pháp khá tốn kém. Bạn cũng có thể cập nhật hệ thống cũ của mình. Bạn có thể sử dụng một thủ tục gọi là cạo màn hình, một kỹ thuật lấy dữ liệu được hiển thị trên màn hình máy tính và dịch nó thành một ứng dụng mới hơn có thể đọc nó. Bạn cũng có thể thiết lập một hệ thống tích hợp ứng dụng doanh nghiệp. Loại hệ thống này mạng các ứng dụng khác nhau trong hệ thống cũ của bạn, chẳng hạn như khoảng không quảng cáo, bảng lương và các loại khác.
Nếu bạn là một SMB, trừ khi bạn là loại nhỏ nhất, dựa trên nền tảng, bạn sẽ muốn hệ thống thông tin kế toán của bạn được cập nhật để giữ cho bạn cạnh tranh trong ngành của bạn. Có rất nhiều tùy chọn để lựa chọn.