Phí bảo hiểm ước tính
Phí bảo hiểm bồi thường cho công nhân của bạn được tính bằng cách nhân tỷ lệ nhân với biên chế của bạn và chia kết quả cho 100. Ví dụ: giả sử biên chế của bạn là 500.000 đô la và tỷ lệ là 10 đô la. Phí bảo hiểm của bạn là 500,000 X .1 / 100 hoặc $ 500.
Phí bảo hiểm bạn trả vào đầu thời gian chính sách của bạn là số tiền tạm thời. Đó là một ước tính dựa trên biên chế dự kiến của bạn cho năm tới. Sau khi chính sách của bạn hết hạn, công ty bảo hiểm của bạn tiến hành kiểm tra để xác định biên chế thực tế của bạn cho năm đó. Công ty bảo hiểm của bạn sau đó điều chỉnh phí bảo hiểm của bạn. Nếu biên chế thực tế của bạn vượt quá biên chế ước tính, bạn có thể bị tính thêm phí bảo hiểm. Nếu biên chế thực tế của bạn nhỏ hơn biên chế dự kiến của bạn, bạn có thể nhận được phí bảo hiểm trả lại.
Mục đích kiểm toán
Kiểm toán được thực hiện để đảm bảo rằng các nhà tuyển dụng bảo hiểm trả tiền cho bảo hiểm bồi thường lao động phản ánh chính xác rủi ro của họ. Công ty bảo hiểm kiểm tra để đảm bảo rằng người sử dụng lao động được phân loại đúng và bảng lương sử dụng cho mục đích xếp hạng là chính xác. Nếu chính sách của chủ nhân có sai phân loại hoặc bảng lương, chủ nhân có thể trả quá nhiều hoặc quá ít, liên quan đến các hãng sở khác, cho bảo hiểm bồi thường lao động.
Nhiều tiểu bang yêu cầu các công ty bảo hiểm phải kiểm toán tất cả các chính sách bồi thường lao động có phí bảo hiểm hàng năm ước tính vượt quá ngưỡng nhất định, chẳng hạn như $ 10,000. Các cơ quan bảo hiểm của tiểu bang tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các công ty bảo hiểm đang thực hiện các cuộc kiểm toán bắt buộc.
Nghĩa vụ hợp đồng
Hầu hết các chính sách bồi thường cho người lao động, bao gồm cả mẫu NCCI tiêu chuẩn, có chứa một điều khoản đề cập đến các cuộc đánh giá.
Trong mẫu NCCI, điều khoản này nằm dưới Phần Năm, Premium. Nó nói rằng chủ nhân phải cho phép công ty bảo hiểm kiểm toán chính sách bất cứ lúc nào trong vòng ba năm sau khi chính sách hết hạn. Công ty bảo hiểm có quyền kiểm tra bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến chính sách. Đây có thể bao gồm sổ kế toán kế toán, khai thuế và hồ sơ biên chế.
Các chính sách bồi thường cho người lao động cũng có quy định về kiểm tra. Trong mẫu NCCI, điều khoản này nằm trong Phần Sáu, Các Điều Kiện. Nó cung cấp cho các công ty bảo hiểm quyền kiểm tra nơi làm việc của chủ nhân bất cứ lúc nào. Mục đích của việc kiểm tra như vậy là để đánh giá tính bảo hiểm của doanh nghiệp của bạn và để thu thập thông tin biên chế. Kiểm tra bồi thường cho người lao động không nhằm mục đích kiểm tra an toàn.
Chính sách bảo hiểm là hợp đồng pháp lý . Khi bạn mua bảo hiểm bồi thường lao động, bạn có nghĩa vụ phải tuân thủ các quy định về kiểm toán và thanh tra trong chính sách. Nếu công ty bảo hiểm của bạn yêu cầu đến thăm cơ sở của bạn hoặc yêu cầu thông tin biên chế được cập nhật, bạn phải gửi yêu cầu của mình. Việc không làm như vậy có thể cấu thành vi phạm hợp đồng. Công ty bảo hiểm của bạn có thể phản hồi việc từ chối của bạn bằng cách hủy bỏ chính sách của bạn hoặc từ chối gia hạn hợp đồng đó.
Điều này có thể ảnh hưởng xấu đến công cụ sửa đổi kinh nghiệm của bạn.
Các loại kiểm toán
Có một số loại công nhân kiểm toán bồi thường. Các loại kiểm toán có sẵn có thể khác nhau từ tiểu bang đến tiểu bang và công ty bảo hiểm cho công ty bảo hiểm.
- Kiểm tra thư Loại kiểm toán đơn giản nhất. Kiểm tra thư có thể được phép đối với các nhà tuyển dụng nhỏ không tạo ra nhiều tiền thưởng. Tuy nhiên, kiểm tra thư có thể không khả dụng đối với người sử dụng lao động trong một số ngành nghề nhất định (chẳng hạn như lợp) bất kể kích thước của chúng.
- Kiểm toán sơ bộ được thực hiện khi một chính sách được viết lần đầu tiên với một công ty bảo hiểm mới. Kiểm tra sơ bộ thường được thực hiện tại chỗ. Mục đích của họ là để đảm bảo rằng các phân loại và bảng lương phù hợp được sử dụng trong chính sách.
- Kiểm tra điện thoại Được sử dụng bởi một số công ty bảo hiểm. Công ty bảo hiểm có thể gửi cho bạn một mẫu đơn để hoàn tất và trả lại cho công ty bảo hiểm. Khi công ty bảo hiểm đã nhận được thông tin, công ty sẽ lên lịch cuộc gọi điện thoại cho bạn với một kiểm toán viên để thảo luận về thông tin bạn đã cung cấp.
- Kiểm toán thực địa Kiểm toán vật lý được thực hiện tại cơ sở của bạn. Mục đích là để thu thập biên chế và các thông tin khác mà công ty bảo hiểm sẽ sử dụng để tính phí bảo hiểm cuối cùng của bạn.
- Kiểm toán tạm thời Có thể được tiến hành nếu doanh nghiệp của bạn đã thay đổi theo một cách nào đó, có lẽ bằng cách bắt đầu một hoạt động mới. Đánh giá tạm thời cũng được sử dụng bởi các nhà tuyển dụng lớn, những người muốn báo cáo biên chế của họ hàng tháng hoặc hàng quý thay vì mỗi năm một lần. Những kiểm toán này thường được thực hiện bằng thư. Kiểm toán thực tế được thực hiện vào cuối giai đoạn chính sách.
- Kiểm toán thử nghiệm được thực hiện bởi một cơ quan bồi thường lao động nhà nước để xác minh kết quả kiểm toán thu được của công ty bảo hiểm . Văn phòng nhà nước tiến hành kiểm tra kiểm tra để đảm bảo rằng các kiểm toán viên bảo hiểm đang sử dụng hệ thống xếp hạng và xếp hạng đúng cách. Các văn phòng cũng muốn đảm bảo rằng các công ty bảo hiểm đang sử dụng các kế hoạch xếp hạng được văn phòng phê duyệt (khi được yêu cầu phê duyệt trước).
Gian lận bởi một nhà tuyển dụng
Tuân thủ yêu cầu thông tin của công ty bảo hiểm của bạn không phải là nghĩa vụ duy nhất của bạn với tư cách là một chủ hợp đồng bảo hiểm. Bạn cũng phải cung cấp dữ liệu chính xác . Nếu bạn cố ý cung cấp thông tin sai lệch cho công ty bảo hiểm của mình, bạn có thể bị bộ phận bảo hiểm của tiểu bang truy tố vì gian lận bảo hiểm . Dưới đây là ví dụ về các hành động có thể được coi là gian lận:
- Đang báo cáo mức lương của bạn với mục đích giảm phí bảo hiểm của bạn
- Cung cấp mô tả công việc sai cho người kiểm toán bảo hiểm
- Cung cấp báo cáo thuế giả hoặc báo cáo tài chính khác
- Che giấu thực tế là bạn đã thuê nhà thầu phụ
- Cung cấp giấy chứng nhận bảo hiểm giả cho các nhà thầu phụ
Khi kiểm toán đã được hoàn thành, công ty bảo hiểm của bạn sẽ gửi báo cáo cho bạn. Lý tưởng nhất, biên chế được hiển thị trong báo cáo sẽ không khác biệt đáng kể so với bảng lương ước tính được liệt kê trong chính sách của bạn. Thật không may, điều này không phải luôn luôn như vậy. Nếu dự báo biên chế của bạn quá thấp, việc kiểm toán có thể đã tạo ra phí bảo hiểm bổ sung lớn. Báo cáo kiểm toán cũng có thể hiển thị các thay đổi đối với phân loại của bạn. Nếu kiểm toán viên xác định rằng doanh nghiệp của bạn đã bị phân loại sai , họ có thể đã thêm mã lớp mới hoặc xóa mã hiện có.
Tranh chấp kiểm toán
Các chủ hợp đồng không phải lúc nào cũng đồng ý với các báo cáo kiểm toán. Báo cáo có thể chứa lỗi, chẳng hạn như công cụ sửa đổi kinh nghiệm sai hoặc số liệu biên chế không chính xác. Ngoài ra, nó có thể hiển thị những thay đổi phân loại mà bạn không đồng ý.
Nếu bạn không hài lòng với kết quả kiểm toán, hãy liên hệ với công ty bảo hiểm của bạn ngay lập tức. Hầu hết các công ty bảo hiểm cung cấp hướng dẫn về cách tranh chấp kiểm toán. Chúng có thể được bao gồm trong các tài liệu chính sách của bạn. Hãy chắc chắn làm theo chỉ dẫn của hãng bảo hiểm một cách cẩn thận. Nộp đơn khiếu nại bằng văn bản trong khoảng thời gian do công ty bảo hiểm chỉ định. Mô tả chi tiết vấn đề. Ví dụ: nếu bạn nghĩ rằng kiểm toán viên đã sử dụng phân loại sai, hãy giải thích lý do của bạn và đề xuất giải pháp thay thế. Công ty bảo hiểm sẽ xem xét khiếu nại của bạn và quyết định có sửa đổi hay không.
Nếu kiểm toán đã tạo thêm phí bảo hiểm nhưng bạn đã tranh chấp kết quả kiểm toán, nghĩa vụ thanh toán phí bảo hiểm bổ sung của bạn sẽ bị tạm ngưng cho đến khi tranh chấp được giải quyết. Nếu công ty bảo hiểm không giải quyết vấn đề cho sự hài lòng của bạn, bạn có thể khiếu nại quyết định của người bảo hiểm cho hội đồng bồi thường lao động tiểu bang của bạn.