Cách chuẩn bị kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
Một kế hoạch bảo vệ chống gián đoạn kinh doanh trong trường hợp các sự kiện không lường trước được. Hoặc, nếu bạn thích, "... các thủ tục được sử dụng để đảm bảo chu kỳ kinh doanh của tổ chức kịp thời và có trật tự thông qua khả năng thực hiện các kế hoạch tối thiểu hoặc không gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc dịch vụ nhạy cảm với thời gian" ( Tạp chí quản lý cơ sở).
Mục tiêu của kế hoạch kinh doanh liên tục bao gồm:
- Đảm bảo sức khỏe và sự an toàn của tất cả nhân viên
- Giảm thiểu gián đoạn khả năng cung cấp sản phẩm và / hoặc dịch vụ của doanh nghiệp
- Giảm thiểu tổn thất tài chính
- Có thể tiếp tục các hoạt động quan trọng trong một thời gian nhất định sau thảm họa
Một kế hoạch liên tục kinh doanh được suy nghĩ tốt có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa sự tồn tại và thất bại của doanh nghiệp của bạn nếu thảm họa xảy ra. Một đám cháy, lũ lụt, thất bại ổ đĩa cứng hoặc trộm cắp dữ liệu - bất kỳ hoặc tất cả những điều này có thể đưa doanh nghiệp của bạn ra khỏi hoa hồng. Dành thời gian để đặt cùng một kế hoạch liên tục kinh doanh sẽ giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục hoạt động trong thời gian ngắn nhất có thể.
Để tạo một kế hoạch dự phòng kinh doanh:
1) Xác định những rủi ro chính đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Có trộm cắp dữ liệu không? Lũ lụt? Động đất? Tìm ra những loại thiên tai nào có nhiều khả năng sẽ giúp bạn tập trung vào kế hoạch liên tục của bạn và không lãng phí thời gian và tiền bạc để chuẩn bị cho điều gì đó rất khó xảy ra.
Chẳng có vấn đề gì trong việc lập kế hoạch làm thế nào để phục hồi từ một trận động đất, ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn không nằm trong vùng động đất. Nhưng đừng quên phát triển những rủi ro thường bị các doanh nghiệp nhỏ bỏ qua như tấn công mạng, hoạt động của hacker và phá hoại.
2) Quyết định điều gì là hoàn toàn cần thiết để doanh nghiệp nhỏ của bạn bắt đầu hoạt động trở lại nếu thảm họa kinh doanh đóng cửa bạn và thực hiện các bước để đảm bảo rằng những yếu tố cần thiết đó sẽ có sẵn một cách nhanh chóng.
Những yếu tố cần thiết này có thể bao gồm nhân sự, dữ liệu, thiết bị, phân bổ tài chính và bảo vệ cơ sở hạ tầng.
Những người nào là chìa khóa cho hoạt động của bạn? Bạn cần thiết bị gì để tiếp tục sản xuất và phân phối các sản phẩm và / hoặc dịch vụ quan trọng của mình? Có lẽ một sự sắp xếp có thể được thực hiện với một doanh nghiệp khác có thiết bị bạn cần. Nguồn cung cấp nào là cần thiết? Tìm hiểu trước những người cung cấp hoặc chủ hàng thay thế sẽ là gì nếu sắp xếp hiện tại của bạn có thể không hoạt động. Doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động trong bao lâu nếu thu nhập của kênh bị tắt? Bạn sẽ lấy số tiền để giữ nó ở đâu?
2) Chuẩn bị một kế hoạch sơ tán trong trường hợp thiên tai.
Đi qua nó với nhân viên và đăng nó rõ ràng trong suốt cơ sở kinh doanh của bạn. Nhân viên sẽ biết họ cần sơ tán như thế nào? Họ nên làm gì khi được thông báo về việc sơ tán? Các tuyến đường nào có sẵn trong (các) tòa nhà? Mọi người nên gặp ai bên ngoài tòa nhà? Ai chịu trách nhiệm kiểm tra xem mọi người có an toàn không?
3) Tạo ra một hệ thống fan-out thông tin liên lạc.
Nếu có điều gì xảy ra ở doanh nghiệp của bạn, ai sẽ chịu trách nhiệm thông báo cho mỗi người làm việc ở đó? Đảm bảo danh bạ điện thoại và email được cập nhật và những người chịu trách nhiệm liên hệ với những người khác đã in danh sách vì tất cả công nghệ không thành công sớm hay muộn và thường vào thời điểm bất tiện nhất.
Đồng thời quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm giao tiếp với công chúng và cách thức (cập nhật trang web doanh nghiệp , đăng trên phương tiện truyền thông xã hội , thông cáo báo chí, dấu hiệu trong cửa sổ, thông báo trên radio, v.v.)
4) Hãy chắc chắn rằng bộ dụng cụ khẩn cấp tại chỗ của bạn đã hoàn chỉnh và cập nhật.
Những bộ dụng cụ sơ cứu tại nơi làm việc Các danh sách kiểm tra từ St. John Ambulance cho thấy chính xác bộ dụng cụ sơ cứu nào cho các doanh nghiệp có quy mô khác nhau cần phải chứa dựa trên số lượng nhân viên. Tùy thuộc vào loại thảm họa nào có thể xảy ra trong khu vực của bạn, bạn có thể muốn thêm các nguồn cung cấp khác. Ví dụ, một gallon nước mỗi người mỗi ngày là một trong những nguồn cung cấp được khuyến nghị trong danh sách Vật tư khẩn cấp này cho Cửa hàng bán lẻ.
5) Thực hiện các bước ngay bây giờ để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn.
Dữ liệu doanh nghiệp của bạn là tài sản quý giá nhất của bạn. Nếu nó đã bị đánh cắp hoặc bị phá hủy, doanh nghiệp của bạn có thể nhanh chóng đứng dậy và chạy lại hoặc thậm chí còn tiếp tục không?
3 bước để sao lưu dữ liệu thành công giải thích cách bạn có thể yên tâm khi biết dữ liệu doanh nghiệp của mình được bảo vệ và sẽ có thể truy cập lại nhanh chóng. Bảo vệ dữ liệu là một trong nhiều ưu điểm của việc chuyển đổi doanh nghiệp của bạn sang điện toán đám mây .
6) Đảm bảo doanh nghiệp của bạn có bảo hiểm đầy đủ.
Bảo hiểm cháy nổ là loại lò xo, nhưng lửa chắc chắn không phải là thảm hoạ duy nhất mà doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể trải nghiệm. Ngoài các thảm họa vật lý rõ ràng khác như lũ lụt hoặc thiệt hại do gió, hãy xem xét thiệt hại có thể phát sinh từ hành vi trộm cắp. Và sau đó là yếu tố trách nhiệm tiềm năng nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn tham gia vào các hoạt động có thể mở bạn đến các vụ kiện.
Chọn loại bảo hiểm thích hợp để trang trải các rủi ro của bạn và có bảo hiểm tốt, cập nhật sẽ đi một chặng đường dài để giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn hoạt động trở lại nếu xảy ra thảm họa.
8) Nhận biết hàng xóm của bạn.
Việc mở các đường giao tiếp với các chủ doanh nghiệp xung quanh bạn thực sự có thể mang lại lợi ích cho kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn. Hãy cho họ biết bạn đang hy vọng làm gì và xem bạn có thể khiến họ tham gia không. Bạn có thể chia sẻ chi phí của một số chi phí liên quan đến lập kế hoạch liên tục hoặc thực hiện các thỏa thuận chuẩn bị để giúp đỡ lẫn nhau trong trường hợp có thiên tai. Các kế hoạch khẩn cấp được phối hợp đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có chung không gian liền kề như các trung tâm mua sắm hoặc dọc theo các đường phố.
9) Kiểm tra các chương trình và tài nguyên tại địa phương.
Thành phố, thị trấn hoặc Ủy ban Kinh doanh trong Hành động của bạn có thể có kế hoạch dự phòng / kế hoạch ứng phó thảm họa tại chỗ hoặc cung cấp các tài nguyên giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch của riêng mình hơn. Ví dụ, thành phố Ottawa cung cấp thông tin về chuẩn bị khẩn cấp cho các doanh nghiệp Ottawa trên trang web của mình và cung cấp các hội thảo đào tạo về chủ đề này. Xem những gì có sẵn trong thị trấn của bạn trước khi bạn bắt đầu viết kế hoạch thảm họa kinh doanh của riêng bạn.
10) Đặt tất cả lại với nhau.
Khi bạn làm việc thông qua kế hoạch liên tục của bạn, đặt tất cả các mảnh lại với nhau dưới dạng in. (Bản sao kỹ thuật số rất đẹp nhưng không hữu ích lắm nếu không thể sử dụng nguồn điện và / hoặc các thiết bị kỹ thuật số.) Một chất kết dính ba vòng hoạt động tốt. Bao gồm kế hoạch di tản của doanh nghiệp, kế hoạch truyền thông, thông tin về các bộ dụng cụ khẩn cấp và chính sách bảo hiểm, các biện pháp bảo vệ dữ liệu và các yếu tố cần thiết về hoạt động cũng như chi tiết về bất kỳ thỏa thuận nào bạn đã thực hiện để giữ cho mọi thứ hoạt động trở lại.
11) Giữ kế hoạch dự phòng kinh doanh của bạn tiện lợi.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn muốn đảm bảo rằng bạn giữ kế hoạch thảm họa của mình ở một nơi dễ tiếp cận và đảm bảo rằng mọi người cần biết vị trí của nó ở đâu. Bạn cũng nên chỉ định một người và một giây để lấy kế hoạch dự phòng kinh doanh trên đường ra nếu thảm họa kinh doanh đòi hỏi phải rời khỏi cơ sở.
12) Sử dụng trang web doanh nghiệp và phương tiện truyền thông xã hội của bạn
Trang web doanh nghiệp của bạn và các nền tảng truyền thông xã hội như Facebook , LinkedIn và Twitter là những cách tuyệt vời để giao tiếp với khách hàng và đối tác kinh doanh trong trường hợp khẩn cấp. Đừng để khách hàng tự hỏi bạn có cởi mở hay không khi thảm họa xảy ra - một bài đăng nhanh trên Facebook có thể cập nhật cho họ.
Kế hoạch kinh doanh liên tục trả tiền tắt
Thật dễ dàng để đưa ra kế hoạch kinh doanh liên tục. Luôn luôn có "khủng hoảng" tức thời mà chúng tôi cần chú ý. Nhưng làm thế nào đáng kể là họ thực sự so với một sự kiện mà tắt doanh nghiệp của bạn xuống cho giờ, ngày hoặc tuần? Dành thời gian để chuẩn bị một kế hoạch liên tục kinh doanh sẽ có một khoản hoàn trả rất lớn nếu thiên tai xảy ra.