Khi nói đến quản lý thời gian , tìm ra cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn thường là một thách thức. Một nơi tốt để bắt đầu là quản lý email; đây là một lĩnh vực đứng đầu danh sách những kẻ giết thời gian cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ.
Bởi vì email là một hình thức liên lạc liên tục và chúng tôi không có toàn quyền kiểm soát luồng đến, chúng tôi cần phải cải thiện năng suất của mình trong cách chúng tôi nhận, sắp xếp, trả lời và thậm chí nghĩ về email. Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn tạo ra một hệ thống quản lý email của bạn theo cách hỗ trợ năng suất thay vì ăn đi.
1. Tắt thông báo.
Email có xu hướng đến vào mọi thời điểm trong ngày và đêm, vì vậy điều quan trọng là bạn kiểm soát cách luồng thư đến phù hợp với ngày của bạn. Tắt thông báo tin nhắn mới trên cả máy tính và điện thoại thông minh của bạn để tránh bị gián đoạn và gián đoạn trong lịch biểu của bạn và kiểm tra thư khi nó thuận tiện cho bạn.
2. Quyết định cách sử dụng hộp thư đến của bạn.
Có rất nhiều triết lý khác nhau khi nói đến quản lý hộp thư đến email của bạn. Bạn có thể sử dụng hộp thư đến của bạn như một catchall, giới hạn nó chỉ với các thư có mức độ ưu tiên cao hoặc làm cho nó trở thành một danh sách công việc đang hoạt động.
Điều quan trọng là để chọn một mục đích cho hộp thư đến của bạn và gắn bó với nó.
3. Tạo danh sách trắng email và danh sách đen.
Hầu hết các ứng dụng email và nhà cung cấp email đều cho phép người dùng tạo danh sách các địa chỉ an toàn để đảm bảo những thư đó có được thông qua, trong khi liệt kê hoặc chặn, những gì bạn cho là địa chỉ spam. Hãy dành thời gian để cập nhật các danh sách này thường xuyên để giữ cho email đến của bạn luôn sạch sẽ.
4. Thiết lập một quá trình hẹn giờ và hàng loạt.
Một số chủ doanh nghiệp nhỏ được hưởng lợi từ việc có thời gian trong ngày chỉ dành cho email. Nếu điều này phù hợp với bạn, hãy dành một khoảng thời gian cụ thể trong ngày để trả lời thư, di chuyển các mục tác vụ vào danh sách nhiệm vụ của bạn, xóa thư rác và xem nhanh ý tưởng cần chú ý tiếp theo của bạn.
5. Sử dụng các quy tắc để tự động hóa quy trình.
Để đơn giản hóa quy trình quản lý email hơn nữa, hãy sử dụng quy tắc trong ứng dụng email của bạn để sắp xếp, gắn cờ, di chuyển và sắp xếp thư của bạn. Mặc dù sẽ mất chút thời gian để tạo quy tắc hỗ trợ cách bạn sử dụng email, khi bạn đã tạo chúng, bạn có thể cắt giảm một phần đáng kể thời gian xử lý email của mình.
6. Bắt đầu từ điện thoại thông minh của bạn.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ có điện thoại thông minh để họ có thể giữ liên lạc và làm việc ngay cả khi họ ra khỏi văn phòng. Nếu bạn thường xuyên kiểm tra email trên thiết bị di động của mình, bạn có thể tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể bằng cách đọc và bắt đầu xử lý thư trong khi bạn di động. Ngay cả khi bạn chỉ làm cho nó là một thói quen để xóa rác và tin nhắn bạn không cần phải lưu, bạn có thể hưởng lợi từ việc có một hộp thư đến sắp xếp hợp lý khi bạn quay trở lại văn phòng.
7. Nếu bạn không đọc nó, hãy hủy đăng ký!
Bản tin email và các thông điệp tiếp thị qua email khác có thể là cách tuyệt vời để giữ liên lạc với khách hàng, đồng nghiệp, đối tác và các doanh nghiệp khác mà bạn quan tâm, nhưng những tin nhắn này có thể nhanh chóng xếp chồng lên nhau.
Nếu bạn chưa đọc một thư định kỳ cụ thể trong một số vấn đề, hãy ngừng đăng ký của bạn. Hạn chế các bản tin email và các thư tự động khác chỉ những thư bạn thường xuyên đọc có thể là cách dễ dàng để giảm số lượng lớn trong hộp thư đến của bạn.
Để có thêm nhiều công cụ giúp bạn trở nên hiệu quả hơn trong doanh nghiệp nhỏ của mình, hãy khám phá danh sách 101 ứng dụng năng suất này .