Chương trình cuộc họp mẫu này giữ cho cuộc họp của bạn được tổ chức
Bạn đã suy nghĩ rất nhiều về những gì bạn mong muốn đạt được từ việc có một Hội đồng tư vấn và mong muốn được tư vấn và chuyên môn mà các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn có thể cung cấp trong các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp của bạn như quản lý , tiếp thị , kế toán , nhân sự , dịch vụ khách hàng , công nghệ, v.v.
Vì vậy, bạn muốn chắc chắn rằng ngay tại cuộc họp đầu tiên này, bạn để các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn đóng góp.
Lập kế hoạch cuộc họp xung quanh một vấn đề hoặc chủ đề thảo luận
Cuộc họp đầu tiên của bạn, do đó, giống như tất cả các cuộc họp Hội đồng tư vấn của bạn, cần phải được lên kế hoạch xung quanh một câu hỏi hoặc vấn đề. Bạn có thể thấy dễ nhất để nêu vấn đề là mục tiêu . Ví dụ: "Chúng tôi muốn tăng doanh thu của chúng tôi thêm 25% trong quý tiếp theo này. Chúng tôi có thể làm điều này như thế nào?" Hoặc bạn có thể nêu chủ đề thảo luận chung hơn: "Làm cách nào chúng tôi có thể cắt giảm chi phí kinh doanh của mình ?" hoặc "Làm cách nào chúng tôi có thể tăng năng suất hoặc cách chúng tôi có thể cải thiện dịch vụ khách hàng ?"
Thu thập các tài liệu nền có liên quan
Khi bạn đã quyết định về chủ đề thảo luận, đã đến lúc thu thập tài liệu mà các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn sẽ cần.
Bởi vì đây là cuộc họp Ban Cố vấn đầu tiên, bạn nên bao gồm kế hoạch kinh doanh và bất kỳ tài liệu nào khác phù hợp với chủ đề thảo luận, chẳng hạn như biểu đồ, đồ thị và tờ thông tin minh họa nền tảng của chủ đề thảo luận.
Nếu có thể, bạn nên gửi một bản sao của các tài liệu này cho tất cả thành viên Hội đồng Tư vấn trước hai tuần, cùng với một bản sao của chương trình.
Tạo chương trình họp
Dưới đây là một ví dụ về một chương trình nghị sự (với ý kiến để chạy cuộc họp hiệu quả) mà bạn có thể muốn sử dụng cho cuộc họp Hội đồng tư vấn đầu tiên của bạn.
Lưu ý rằng mỗi mục chương trình được định thời gian; xây dựng một lịch trình thời gian vào cuộc họp của bạn và gắn bó với nó đảm bảo rằng cuộc họp của bạn không bị sa lầy và kích thích thảo luận về chủ đề.
Sắp xếp để ghi biên bản cuộc họp
Bạn cũng sẽ muốn thực hiện một số sắp xếp để ghi lại biên bản cuộc họp. Đừng tự mình làm điều này; bạn cần để có thể tham gia đầy đủ và lắng nghe và đóng góp tốt là một công việc toàn thời gian. Nếu bạn không có người có thể tham dự và làm thư ký, hãy xin phép các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn ghi lại cuộc họp.
Chuẩn bị sẵn sàng
Có giải khát có sẵn là một ý tưởng tốt. Cà phê, trà, nước, nước trái cây và đồ ăn nhẹ lành mạnh như trái cây hoặc bánh nướng xốp là một liên lạc tốt đẹp và luôn được chào đón tại các cuộc họp. Sau cuộc họp đầu tiên của bạn, bạn sẽ có cảm giác về sở thích của người tham dự cho đồ uống và đồ ăn nhẹ và có thể lập kế hoạch cho phù hợp cho cuộc họp tiếp theo.
Thư giãn!
Trên tất cả, đừng lo lắng về bản trình bày của bạn. Bạn đang ở đó để chia sẻ tầm nhìn và hy vọng cho công ty của bạn và tìm kiếm lời khuyên, không gây ấn tượng với bất kỳ ai có hiệu ứng thuyết trình đa phương tiện.
Mục tiêu dài hạn của bạn là thiết lập mối quan hệ làm việc tin cậy với các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn, vì vậy hãy tập trung thay vào đó để đảm bảo rằng các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn bỏ đi cảm thấy rằng họ đã được lắng nghe và họ đã đóng góp vào việc quản lý công ty của bạn - và mong chờ cuộc họp tiếp theo của Hội đồng quản trị.
Tôi đã bao gồm các ý kiến trong Chương trình họp Hội đồng Cố vấn mẫu này để hướng dẫn bạn qua quá trình họp. Vui lòng in ra chương trình này và điều chỉnh nó theo nhu cầu của bạn - bạn có thể sao chép trực tiếp vào Word, Excel hoặc tài liệu văn phòng tương tự bằng cách chọn văn bản và sử dụng sao chép / dán (sử dụng Windows, phác thảo văn bản được chọn bằng chuột và nhấn CTRL-C để sao chép và CTRL-V để dán).
Tên công ty của bạn - (Điền vào)
Chương trình làm việc
Ngày - (Điền vào)
Vị trí - (Điền vào)
| Thời gian bắt đầu / kết thúc | Hoạt động |
| 10:00 - 10:05 sáng | Giới thiệu (Giả sử các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn chưa gặp, giới thiệu bản thân và tất cả các thành viên Hội đồng quản trị, đưa ra một phác thảo ngắn gọn về chuyên môn của họ.) |
| 10:05 - 10:10 sáng | Tại sao một Hội đồng tư vấn? (Một tuyên bố ngắn gọn về cách bạn nhìn thấy Hội đồng Tư vấn hoạt động và những đóng góp mà bạn hy vọng Hội đồng Tư vấn có thể thực hiện cho công ty của bạn. Bao gồm các chi tiết như mức độ thường xuyên Hội đồng sẽ đáp ứng.) |
| 10:10 - 10:20 sáng | Câu hỏi (Nếu có, nếu không có, hãy hỏi các Thành viên Hội đồng của bạn cách họ xem Hội đồng Tư vấn hoạt động và cách họ hy vọng sẽ đóng góp.) |
| Chủ đề thảo luận: (Chèn câu hỏi / vấn đề của bạn ở đây.) | |
| 10:20 - 10:25 sáng | Trình bày chủ đề thảo luận (Một phác thảo về lịch sử của chủ đề và cách nó hiện đang ảnh hưởng đến công ty; không nên đưa ra các quan điểm / giải pháp của bạn vào thời điểm này.) |
| 10:25 - 11:35 sáng | Thảo luận (Bạn muốn giữ các ý tưởng chảy ở giai đoạn này; không từ chối hoặc loại bỏ ý tưởng tại thời điểm này. Hãy đóng góp ý tưởng / lượt xem của bạn). |
| 11:35 - 11:50 sáng | Đề xuất / Nghị quyết (Đánh giá ý tưởng nhóm đã nghe và chọn "giải pháp" tốt nhất.) |
| 11:50 - 11:55 sáng | Tóm lược (Tóm tắt chủ đề, thảo luận và kết quả cho nhóm và cho họ biết bạn dự định làm gì.) |
| 11:55 sáng | Kinh tế |
Ngày của cuộc họp tiếp theo - (Điền vào)
Nếu bạn sử dụng lịch trình thời gian này, đây là thời điểm tuyệt vời để đưa các thành viên Hội đồng tư vấn của bạn ra ngoài ăn trưa tốt (đặc biệt là nếu đồ ăn nhẹ không được phục vụ trong cuộc họp). Hãy nhớ rằng cuộc họp kết thúc và bữa ăn trưa nên chủ yếu là một dịp xã hội!
Giữ các cuộc họp ngắn
Bạn không bao giờ nên có một cuộc họp Hội đồng tư vấn kéo dài hơn hai giờ. Hai giờ là đủ dài cho hầu hết mọi người để cung cấp cho sự chú ý không phân chia của họ với nhiệm vụ trong tầm tay.
Bắt đầu các cuộc họp trong tương lai với một đánh giá về các chủ đề thảo luận trước đó
Trong các cuộc họp trong tương lai, bạn nên bắt đầu với một đánh giá về những gì bạn đã làm về chủ đề đã được thảo luận trong cuộc họp gần đây, và mời các thành viên của Hội đồng Tư vấn về các hành động của công ty bạn.
Bởi vì "gặp gỡ và chào hỏi" là trên con đường, bạn có thể muốn có hai chủ đề thảo luận tại các cuộc họp tương lai của Hội đồng tư vấn của bạn. Bạn thậm chí có thể có ba nếu bạn nghĩ rằng họ sẽ phù hợp thoải mái vào định dạng hai giờ. Nhưng bạn không bao giờ nên có nhiều hơn ba.