Bạn phải ghi chép cẩn thận các thỏa thuận giao hàng mà bạn thực hiện cho khách hàng quốc tế của mình. Bạn muốn bán hàng xuất khẩu của mình thành công hoàn toàn và đây là giai đoạn quan trọng. Các tài liệu cho một giao dịch theo cùng một mô hình như vậy cho một bán hàng trong nước. Khi bạn bán các vật dụng của mình (hoặc trong trường hợp này là 'bàn chải tóc ') cho khách hàng của bạn trên khắp thị trấn, bạn sẽ lập hoá đơn cho họ, phải không? Đó là nơi bạn bắt đầu với khách hàng ở nước ngoài của bạn.
Đôi khi khách hàng địa phương của bạn sẽ có các yêu cầu đặc biệt cho đơn đặt hàng, chẳng hạn như danh sách đóng gói hoặc các dấu hiệu bên ngoài được chỉ định trên từng trường hợp được giao . Giao dịch xuất của bạn cũng sẽ có các yêu cầu về tài liệu đặc biệt. Đây sẽ thay đổi tùy theo quốc gia đến và loại hàng hóa được giao.
Nếu bạn đã chọn một công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa hoặc công ty hậu cần có lịch sử vận chuyển loại sản phẩm của bạn, họ phải phù hợp với các yêu cầu về tài liệu hiện tại.
Ví dụ, Tuyên bố xuất khẩu của Shipper cũ (SED), bây giờ được gọi là Thông tin xuất khẩu điện tử (EEI), biên soạn số liệu thống kê xuất khẩu của Hoa Kỳ và thực thi luật xuất khẩu của Hoa Kỳ. EEI phải được gửi với các lô hàng từ Hoa Kỳ, Puerto Rico hoặc Quần đảo Virgin thuộc Hoa Kỳ đến các điểm đến nước ngoài; giữa Hoa Kỳ và Puerto Rico; và từ Hoa Kỳ hoặc Puerto Rico đến Quần đảo Virgin thuộc Hoa Kỳ. Không phải tất cả các lô hàng đều cần EEI.
Đó là lý do tại sao một giao nhận vận chuyển hàng hóa có ích bởi vì họ có thể tư vấn cho bạn cho phù hợp.
Ví dụ, nếu một lô hàng có giá trị hơn 2.500 đô la Mỹ và được gửi từ cùng một nhà xuất khẩu đến cùng một người nhận trong cùng một ngày, nó sẽ yêu cầu nộp EEI. Hoặc, nếu lô hàng, bất kể giá trị, yêu cầu giấy phép hoặc giấy phép xuất khẩu, bạn sẽ được yêu cầu gửi EEI.
Điều gì có thể sai khi tạo tài liệu xuất?
Nếu bạn không quan tâm, rất nhiều. Ý nghĩa sâu sắc bạn có thể không có kiến thức về các quy tắc và quy định và không đủ cẩn thận (ví dụ, lỗi chính tả hoặc mục nhập thông tin được đặt trong các hộp sai). Giải pháp giao hàng đã đưa ra 6 điều có thể xảy ra khi tạo tài liệu xuất. Dưới đây là danh sách của họ nhưng tôi khuyên bạn nên truy cập vào trang web để khám phá sâu hơn về từng điểm.
- Thông tin liên hệ, đóng gói và thanh toán sai.
- Phân loại hàng hóa sai.
- Giá trị sai.
- Mô tả sản phẩm sai.
- Có người sai điền vào các biểu mẫu nguy hiểm.
- Giả sử hàng hóa của bạn không đủ điều kiện cho mức giá ưu đãi.
Nguồn: 6 điều có thể đi sai khi tạo tài liệu xuất
Không có vấn đề gì, luôn luôn chủ động, và hỏi rất nhiều câu hỏi để giao nhận vận chuyển hàng hóa của bạn hoặc công ty hậu cần. Sử dụng chuyên môn của họ để lợi thế của bạn, do đó bạn không thực hiện bất kỳ sai lầm tốn kém ghi nhận ở trên.
Chín lần trong số mười, bạn sẽ cần các tài liệu cơ bản sau đây để hoàn thành bán hàng xuất khẩu:
- Hóa đơn thương mại (tham khảo " Cách chuẩn bị hóa đơn thương mại ").
- Danh sách đóng gói .
- Giấy chứng nhận xuất xứ (như được hiển thị và nếu có - hãy tham khảo " Chứng nhận xuất xứ quốc gia ").
- Ba (3) vận đơn biển hoặc hàng không gốc , và các bản sao.
- Công cụ thanh toán (tham khảo " Các yếu tố cần xem xét khi chọn phương thức thanh toán xuất khẩu "). Điều khoản giao hàng của bạn ảnh hưởng đến cách thức và thời điểm bạn được thanh toán. Incoterms hướng dẫn bạn khi rủi ro vượt qua và cách phân bổ chi phí giữa người bán và người mua.
- Các chứng từ quan trọng khác cần có đối với một số điểm đến và một số mặt hàng: bản sao hóa đơn , chứng nhận kiểm định , hóa đơn lãnh sự, giấy phép xuất nhập khẩu , giấy chứng nhận bảo hiểm, biên nhận bến và kho, giấy chứng nhận kiểm tra sức khỏe và chứng nhận của IATA không bị hạn chế hoặc nguy hiểm hàng hóa .
UPS, ví dụ, cung cấp một loạt các hình thức (ví dụ, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ NAFTA, Chứng nhận xuất xứ của Mỹ và Thông tin xuất khẩu điện tử) cho các lô hàng quốc tế.
Chúng tôi sẽ xem xét kỹ lưỡng từng tài liệu tại đây theo thời gian để bạn cảm thấy thoải mái khi chuẩn bị nó. Có sẵn các chương trình phần mềm sẽ thực thi các tài liệu xuất khẩu của bạn bằng điện tử. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể xem xét cài đặt một hoặc thậm chí xem xét việc sử dụng một công ty hậu cần tinh vi cung cấp tính năng này như là một phần của khả năng dịch vụ trên toàn thế giới của họ.