). Nếu cả hai bạn đồng ý về thay đổi về điều khoản bán hàng sau này, hãy ghi lại thay đổi đó trên hóa đơn của bạn. Nó không phải là không phổ biến cho một công ty để chuẩn bị một hóa đơn xuất khẩu thương mại bằng tiếng Anh và trong ngôn ngữ của nước đến. Kiểm tra với nhà nhập khẩu và công ty vận tải của bạn để đánh giá xem bạn có cần làm điều này hay không. Ngoài ra, luôn bao gồm thông tin sau, ngay cả khi thông tin không được yêu cầu.
Nhu cầu hóa đơn xuất khẩu thương mại
- Số tham chiếu hóa đơn Proforma
- Số đơn đặt hàng của khách hàng.
- Ngày mà hóa đơn đã được điền.
- Địa chỉ của người gửi hàng và / hoặc người bán, cũng như của người mua.
- Phương thức thanh toán: xác định và cung cấp bất kỳ và tất cả các số tham chiếu liên quan đến nó.
- Các điều khoản giao hàng từ báo giá của bạn (ví dụ: CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB New York).
- Tiền tệ trong đó giao dịch sẽ được thực hiện (đô la Mỹ, Yên Nhật, franc Pháp, vv).
- Vận đơn số .
- Giá cả và số lượng của lô hàng.
- Số lượng bao bì, nhãn hiệu, trọng lượng và số đo.
- Số container, nếu vận chuyển bằng container.
- Cổng xuất cảnh và nhập cảnh.
- Ký hiệu xuất xứ quốc gia và mã số hài hòa (để đảm bảo tính toán thuế chính xác).
- Hướng dẫn về hàng hải hoặc đường hàng không: tên tàu hoặc máy bay, số chuyến đi hoặc đường hàng không, ngày khởi hành và ngày đến nơi đến.
Nếu bạn làm tất cả những điều trên và tham khảo ý kiến cẩn thận với công ty vận tải của bạn, nó sẽ tạo thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa và thủ tục hải quan dễ dàng. Một số quốc gia yêu cầu chữ ký trên hóa đơn xuất khẩu thương mại. Để được ở bên an toàn, hãy thêm nó cùng với tên và tiêu đề của bạn được in rõ ràng bên dưới.
Lý do tại sao xuất hóa đơn thương mại được sử dụng
Dưới đây là những cách mà hóa đơn thương mại xuất khẩu được sử dụng nhưng lưu ý, hóa đơn thương mại xuất khẩu là tài liệu bắt đầu hoặc khởi tạo làm nền tảng cho phần còn lại của giao dịch xuất:
- Các nhà xuất khẩu có thể sử dụng nó để hỗ trợ các khoản vay, yêu cầu bảo hiểm và các chương trình tài trợ.
- Người mua và người bán sử dụng nó như một tuyên bố cơ bản về những gì đang được bán.
- Người mua (nhà nhập khẩu) sử dụng nó để phát hành tiền thông qua ngân hàng của mình cho người bán.
- Nếu có yêu cầu bảo hiểm trên lô hàng và cung cấp bảo hiểm được cung cấp, nó đóng vai trò là tài liệu hỗ trợ chính.
- Người nhập khẩu hoặc người môi giới hải quan hoạt động tại nước đến yêu cầu nó trước khi thanh toán hàng hóa thông qua hải quan.
- Ngân hàng cho người mua kiểm tra hóa đơn thương mại xuất khẩu trước khi phát hành tiền theo thư tín dụng hoặc thu tài liệu.
- Nó có thể được sử dụng cùng với một giấy chứng nhận kiểm tra chứng minh rằng những gì bạn đang vận chuyển là, trên thực tế, những gì khách hàng đặt hàng, và cũng có chất lượng tốt.
- Một chính phủ có thể sử dụng một hóa đơn thương mại để xác định giá trị thực của hàng hóa khi đánh giá thuế.
- Cơ quan hải quan có thể sử dụng nó để đánh giá thuế hải quan, sử dụng nó cho mục đích kiểm tra, và cho việc giữ số liệu thống kê.
- Một ngân hàng có thể yêu cầu các mục đích thương lượng Thư tín dụng, hợp pháp hóa hóa đơn thương mại bởi lãnh sự quán của nước của người mua. Trong trường hợp này, tài liệu hợp pháp được yêu cầu được cung cấp bởi nhà cung cấp phải được gửi cho người mua, khi tài liệu được chấp nhận.
Lưu ý: Hóa đơn thương mại được sử dụng bởi các cơ quan hải quan trên toàn thế giới cho mục đích kiểm tra, ước tính thuế hải quan, và để duy trì thống kê thương mại quốc tế. Nếu thông tin cụ thể được yêu cầu xuất hiện trên hóa đơn thương mại của cơ quan hải quan ở nước nhập khẩu, nhà nhập khẩu nên tư vấn cho bạn về điều này và tốt nhất là trước khi bán hàng xuất khẩu.
Nhưng quan trọng nhất của tất cả: Hóa đơn thương mại phải tương ứng với tất cả thông tin xuất hiện dưới bất kỳ hình thức nào của một tài liệu thu, ví dụ, Thư tín dụng, dự thảo và vv, nếu bạn muốn được trả tiền.