Một lá thư chào mừng của khách hàng mới là một phần quan trọng trong việc có được khách hàng mới , đặc biệt là nếu doanh nghiệp của bạn là một trong đó tập trung vào các mối quan hệ cá nhân. Dành thời gian để viết thư chào mừng khách hàng mới có một vài lợi ích, bao gồm:
- Cho khách hàng thấy rằng bạn đánh giá cao doanh nghiệp của họ
- Chính thức giới thiệu công ty của bạn cho khách hàng mới
- Đảm bảo với khách hàng mới rằng họ đã đưa ra quyết định đúng khi chọn công ty của bạn
- Cung cấp thông tin liên hệ quan trọng
Hướng dẫn từng bước này sẽ hướng dẫn bạn qua định dạng thư chào mừng của khách hàng mới và các phần bao gồm, do đó bạn có thể sử dụng nó làm mẫu trong doanh nghiệp của riêng bạn.
01 - Đầu đề công ty
Thư chào mừng khách hàng mới của bạn phải được in trên tiêu đề thư của công ty bạn hoặc ít nhất bao gồm thông tin liên hệ của bạn.
Có tiêu đề thư chuyên nghiệp với thương hiệu công ty của bạn là một cách tuyệt vời để củng cố thương hiệu của bạn thông qua thư chào mừng của bạn và tất cả các thông tin liên lạc của khách hàng. Nhưng nếu bạn không có tiêu đề thư cho thư chào mừng khách hàng mới của bạn, bạn nên bao gồm:
- Tên công ty
- Địa chỉ trả lại
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
Bạn cũng có thể muốn bao gồm số fax, trang web của công ty và bất kỳ phương thức liên hệ nào khác mà bạn có sẵn.
02 - Địa chỉ ngày và người nhận
Sự bắt đầu của thư chào mừng khách hàng mới của bạn nên bao gồm ngày của lá thư và địa chỉ gửi thư của người nhận, tất cả đều được căn trái.
Hộp địa chỉ của người nhận thường bao gồm:
- Tên đầy đủ (có tiền tố)
- Chức vụ
- Công ty
- Địa chỉ gửi thư
03 - Lời chào
Trong phần này của thư chào mừng khách hàng mới của bạn, bạn thường sẽ chào đón người nhận theo tên, theo sau là dấu hai chấm.
Cho dù bạn chào đón người nhận với tên của họ (ví dụ, Jane), hay chính thức hơn, một tiền tố và họ (ví dụ, Dear Ms. Doe), sẽ phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với khách hàng.
04 - Thông điệp chào mừng
Câu mở đầu của một lá thư chào mừng của khách hàng mới đến sau lời chào, và nên bao gồm một thông điệp chào mừng đến khách hàng.
Dưới đây là ví dụ về câu mở đầu trong thư chào mừng của khách hàng mới:
"Thay mặt toàn bộ nhân viên của Tư vấn viên Smith, tôi muốn nhân cơ hội này để chào đón bạn với tư cách là một khách hàng mới. Chúng tôi rất vui khi có bạn với chúng tôi".
05 - Giới thiệu về Công ty
Nội dung thư chào mừng khách hàng mới của bạn nên bao gồm phần giới thiệu về công ty của bạn, cũng như nhắc lại khả năng của bạn.
Dưới đây là ví dụ về giới thiệu công ty:
"Tại Smith Consulting, chúng tôi tự hào cung cấp cho khách hàng dịch vụ đáp ứng, có thẩm quyền và tuyệt vời. Khách hàng của chúng tôi là một phần quan trọng nhất trong kinh doanh của chúng tôi, và chúng tôi làm việc không mệt mỏi để đảm bảo sự hài lòng của bạn, ngay bây giờ và miễn là bạn là khách hàng . "
Trong phần này, bạn cũng sẽ muốn giới thiệu bản thân và cho khách hàng biết bạn sẽ đóng vai trò gì trong giao dịch của họ với công ty của bạn.
Dưới đây là ví dụ về phần giới thiệu cá nhân:
"Tôi cũng vui mừng thông báo với bạn rằng tôi sẽ là điểm liên hệ chính của bạn tại công ty và tôi khuyến khích bạn liên hệ với tôi bất kỳ lúc nào bằng các câu hỏi, nhận xét và phản hồi của bạn".
06 - Thông tin liên lạc
Một trong những phần quan trọng nhất của thư chào mừng khách hàng mới là phần bao gồm nhiều phương thức liên hệ với bạn, tất cả ở cùng một nơi. Phần này của thư chào mừng của bạn nên liệt kê rõ ràng cách thức và thời điểm khách hàng của bạn có thể liên lạc với bạn khi họ có câu hỏi hoặc các vấn đề khác.
07 - Bảo đảm
Phần cuối cùng của lá thư chào mừng khách hàng mới của bạn nên một lần nữa cảm ơn khách hàng cho doanh nghiệp của mình, sau đó củng cố rằng bạn vui mừng chào đón họ như một khách hàng và sẵn sàng làm những gì cần để đảm bảo họ hài lòng.
Ý tưởng là để đóng ra các bức thư trên một lưu ý tích cực, và để lại khách hàng mới của bạn cảm thấy chào đón, đánh giá cao và quan trọng.
Dưới đây là ví dụ về câu cuối cùng của thư chào mừng khách hàng mới của bạn:
"Jane, cảm ơn anh một lần nữa vì đã ủy thác cho Smith Consulting những nhu cầu kinh doanh quan trọng nhất của anh. Chúng tôi rất vinh dự được phục vụ anh."
08 - Kết thúc
Việc đóng thư chào mừng của khách hàng mới của bạn bao gồm một lời khen (chân thành, kính trọng, lời chúc tốt đẹp nhất, sự thật của bạn, vv), chữ ký viết của bạn, và tên và chức danh của bạn.
Điều quan trọng là luôn luôn bao gồm chữ ký thực tế của bạn chứ không phải chữ ký do máy tính tạo để cá nhân hóa chữ cái. Chữ ký của bạn nên đi vào giữa lời khen và tên của bạn, vì vậy bạn sẽ muốn để lại một vài khoảng trống ở đó.