Tầm quan trọng và chuẩn bị danh mục đóng gói xuất nhập khẩu

Chú ý đến chi tiết khi chuẩn bị tài liệu vận chuyển quốc tế

Một danh sách đóng gói đi kèm với một lô hàng quốc tế và được sử dụng để thông báo cho các công ty vận tải về những gì họ đang di chuyển. Nó cũng cho phép khách hàng và những người khác tham gia vào giao dịch để kiểm tra những gì đã được vận chuyển đối với hóa đơn chiếu lệ. Nó là một biện pháp bảo vệ cần thiết để vận chuyển hàng hóa không chính xác quốc tế. Ví dụ, danh sách đóng gói xuất khẩu là chi tiết hơn nhiều so với một trong nước.

Để chuẩn bị danh sách đóng gói của bạn, hãy xóa tất cả giá trên hóa đơn và kiểm tra lại để xem số lượng trường hợp, trọng lượng (thuần, tổng, số liệu) và số đo xuất hiện trên hóa đơn. Sau đó đổi tên tài liệu "DANH SÁCH ĐÓNG GÓI" bằng chữ lớn, đậm. Không bao giờ thay thế một danh sách đóng gói cho một hóa đơn thương mại.

Dưới đây là một số lý do tại sao danh sách đóng gói lại quan trọng:

• Nó hỗ trợ những gì đang thực sự được vận chuyển.
• Nó có thể đi kèm với một giấy chứng nhận kiểm tra.
• Nó có thể được sử dụng như là bằng chứng thêm để hỗ trợ một phương thức thanh toán nhưng (được thông báo) bạn phải chắc chắn rằng bạn phù hợp với mô tả sản phẩm của bạn với bất kỳ phương thức thanh toán nào.
• Nó sẽ được sử dụng bởi một nhà môi giới tùy chỉnh cho giải phóng mặt bằng và nhập cảnh vào một quốc gia nước ngoài.
• Nó được sử dụng bởi người mua-người bán để so sánh những gì đã được đặt hàng cho những gì đã được vận chuyển.
• Nó được sử dụng để phát hành một vận đơn.
• Nó được sử dụng cho các thông tin xuất khẩu điện tử (EEI) và thường được sử dụng bởi các quan chức hải quan Mỹ và nước ngoài để xác minh hàng hóa.

Tại sao Danh sách đóng gói lại quan trọng đến vậy

Nếu bạn không hoàn thành một danh sách đóng gói vô số các vấn đề có thể phát sinh có thể phá hoại tàn phá với doanh nghiệp của bạn. Những vấn đề này bao gồm từ việc không nhận được hàng hóa của bạn gửi đến đích mong muốn để không được trả tiền.

Một danh sách đóng gói xuất khẩu nên được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển , tốt nhất là trong một gói không thấm nước và một phong bì được đánh dấu rõ ràng "Danh sách đóng gói kèm theo." Đó là trách nhiệm của các chủ hàng và đại lý giao nhận để xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng, và có hay không hàng hóa chính xác (như đã nêu) đang được vận chuyển.

Tất cả thông tin này được dựa trên danh sách đóng gói. Ngoài ra, các quan chức hải quan tại cảng nhập cảnh và cảng xuất cảnh có thể sử dụng danh sách đóng gói để kiểm tra hàng hóa.

Chuẩn bị trước

Một vài tuần trước khi giao hàng, người giao nhận vận chuyển hàng hóa của bạn, người môi giới hải quan, ngân hàng và khách hàng cần phải cho biết họ cần bao nhiêu bản sao và mỗi bản sao cần được đính kèm và phân phối. Bạn nên luôn tạo ba hoặc bốn bản sao bổ sung cho tệp của mình, chỉ trong trường hợp.

Nếu bạn quyết định xử lý tài liệu lô hàng trực tuyến, hãy chọn tùy chọn danh sách đóng gói thích hợp và sau đó liên hệ với tất cả các bên liên quan đến việc bán hàng quốc tế để xác định xem danh sách đóng gói của bạn có cần phải được ký hay không.

Bởi vì bất kỳ sai lầm nào trong danh sách đóng gói có thể gây ra sự chậm trễ trong việc giải phóng mặt bằng tại cảng đích theo tất cả các bước cần thiết để đảm bảo bạn nhận được ngay lần đầu tiên.