Đây là một bài học tôi đã học nhanh như một điều phối viên địa điểm, và sau đó tôi đã phát triển danh sách kiểm tra thiết lập của riêng mình để giữ khách hàng hài lòng (và chiếm đóng) trong suốt giai đoạn thiết lập đầy căng thẳng.
Chuẩn bị sẵn giỏ hàng của bạn
Điều đầu tiên khách hàng của bạn sẽ muốn làm là giải nén tất cả các vật dụng của họ từ chiếc xe của họ. Đây có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt là nếu tình hình đậu xe khó điều hướng. Hãy tưởng tượng một người nào đó bước vào địa điểm của bạn với một đống hộp nặng - điều đầu tiên họ sẽ tìm kiếm là gì? Câu trả lời là, tất nhiên, một giỏ hàng, hoặc bất cứ điều gì khác mà sẽ làm sáng tải của họ và làm cho công việc đáng ngại của dỡ đáng kể dễ dàng hơn. Có xe có sẵn ngay khi họ đi bộ trong địa điểm là một cách dễ dàng để làm cho họ cảm thấy "nhẹ nhõm" chỉ bằng cách hiển thị.
Chuẩn bị các bảng đăng ký
Tiếp theo trong danh sách những việc cần làm cho hầu hết khách hàng là thiết lập đăng ký. Điều này có nghĩa là địa điểm của bạn tốt hơn có tất cả các thành phần đăng ký tại chỗ trước khi chúng đến.
Điều đó bao gồm tất cả các bàn, ghế, điện và ốp chân tường. Việc tổ chức các thẻ tên và tài liệu đăng ký sẽ tốn rất nhiều thời gian cho các nhà lập kế hoạch sự kiện và họ không cần phải chờ đợi để bạn có được những thứ đơn giản này để chúng bắt đầu.
Có tất cả các phòng Bàn và Bộ khăn trải giường
Đặt tất cả các bàn và ghế trong không gian sự kiện rõ ràng có thể mất một thời gian.
Hy vọng rằng, nếu bạn đang đi đến một sự kiện trước đó, bạn đã nói với khách hàng trước khi mong đợi tất cả các thành phần phòng được thiết lập. Nếu khách hàng của bạn bước vào một căn phòng với hàng chục công nhân xáo trộn để bỏ ngăn xếp bàn ghế họ có khả năng sẽ hoảng sợ. Lý tưởng nhất, nhóm hoạt động của bạn sẽ có mọi thứ được thiết lập với bộ khăn trải bàn tại chỗ để các nhà lập kế hoạch có thể bắt đầu đặt centerpieces, vật phẩm đấu giá, v.v.
Nhận tất cả Signage Out Early
Chỉ vì kế hoạch lãnh đạo biết cách điều hướng tòa nhà không có nghĩa là nhân viên hỗ trợ của cô ấy. Bạn có thể tiết kiệm cho tất cả mọi người rất nhiều rắc rối không cần thiết bằng cách cập nhật các biển báo trong tòa nhà của bạn ngay sau khi giai đoạn thiết lập sắp bắt đầu. Hãy nhớ rằng các nhà cung cấp như người bán hoa và DJ cũng cần phải biết đi đâu. Đây là tất cả những điều cần xem xét với khách hàng của bạn trước ngày diễn ra sự kiện, nhưng họ cũng cần phải tìm kiếm trong một ngày trọng đại.
Xem xét BEO và hóa đơn
Một lần nữa, bạn có thể đã gửi email các tài liệu này nhiều lần trong những ngày dẫn đến sự kiện, nhưng không bao giờ đau khi xem lại chúng lần cuối. Mặc dù thời gian thiết lập là bận rộn, bạn cần phải khắc ra 15 phút để xem xét các tài liệu này cùng nhau. Các điều phối viên địa điểm phải có sẵn gói cho khách hàng của họ bao gồm BEO, sơ đồ phòng và hóa đơn tiềm năng.
Rất ít nhà hoạch định có kinh nghiệm sẽ vượt qua cơ hội để xem xét các giấy tờ quan trọng này.
Giới thiệu
Hãy chắc chắn mang các thành viên chủ chốt trong nhóm của bạn đến khách hàng của bạn để được giới thiệu chính thức. Danh sách này bao gồm người quản lý phục vụ , đội trưởng tiệc, giám sát hoạt động và điều phối viên âm thanh / hình ảnh. Hãy suy nghĩ thay mặt cho khách hàng của bạn khi giới thiệu nhóm - có bất kỳ chi tiết nào cần được thảo luận trực tiếp với nhóm quản lý của bạn không? Bắt đầu một cuộc trò chuyện ngắn là một cách hiệu quả để làm nổi bật ai phụ trách từng khu vực.
Danh sách kiểm tra ngắn của các mục thiết lập sự kiện sẽ đi một chặng đường dài hướng tới việc giữ khách hàng của bạn hạnh phúc khi đến nơi. Là đại diện chính cho địa điểm của bạn, nó luôn luôn là tốt nhất để cung cấp cho khách hàng số điện thoại di động của bạn trong trường hợp bất cứ điều gì đi sai trong khi bạn đang làm việc trong văn phòng của bạn.
Hãy nhớ rằng, họ có thể cảm thấy thất vọng nếu họ cần điều gì đó, nhưng họ sẽ càng thất vọng hơn nếu họ không thể tìm thấy ai để giúp họ!