Các khoản thanh toán cho người không phải nhân viên phải được báo cáo cho IRS, nhưng thông thường không cần khấu trừ thuế thu nhập đối với các khoản thanh toán này. Nhưng trong một số trường hợp, yêu cầu giữ lại dự phòng. Nếu bạn phải rút tiền dự phòng từ những người không phải nhân viên, bạn sẽ cần phải báo cáo các khoản thanh toán và khấu trừ.
Mẫu IRS 945 được sử dụng để báo cáo về thuế thu nhập liên bang được giữ lại từ những người không phải nhân viên, đặc biệt là khấu trừ dự phòng. Trước tiên, tôi sẽ cung cấp cho bạn nền tảng để giải thích khi Biểu mẫu 945 là cần thiết, sau đó tôi sẽ chỉ cho bạn cách hoàn thành biểu mẫu này, cách thức, thời điểm, địa điểm và thời điểm gửi biểu mẫu.
Giữ lại các loại thu nhập
IRS yêu cầu bạn khấu trừ thuế thu nhập từ thu nhập của nhân viên, nhưng cũng có một số loại thanh toán khác mà doanh nghiệp của bạn có thể yêu cầu bạn giữ lại thuế thu nhập và báo cáo và thanh toán các khoản thuế đó cho IRS. IRS gọi những "khoản khấu trừ thuế thu nhập không phải trả lương" này.
Các loại thanh toán yêu cầu khấu trừ bao gồm:
- Lương hưu
- Chiến thắng cờ bạc và lợi nhuận của trò chơi Ấn Độ, và
- Các khoản thanh toán phải khấu lưu dự phòng .
Việc khấu trừ các khoản thanh toán này được báo cáo trên Mẫu IRS 945 : Thuế thu nhập liên bang được khấu trừ hàng năm
Khấu trừ dự phòng cho người không phải nhân viên - Giới thiệu
Đầu tiên, giải thích về thuế thu nhập liên bang cho người không phải nhân viên.
Những cá nhân này được công ty của bạn thanh toán cho các dịch vụ mà họ thực hiện như các nhà thầu độc lập. Bởi vì họ không phải là nhân viên, bạn không bắt buộc phải giữ lại thuế thu nhập liên bang từ số tiền bạn trả cho họ.
Nhưng bạn phải cung cấp cho những cá nhân này một mẫu 1099-MISC vào tháng 1, sau năm mà họ làm việc cho bạn.
(1099-MISC giống như W-2 cho nhân viên.) Để chuẩn bị 1099-MISC, bạn phải có số ID thuế liên bang của người đó. Để nhận được số này, bạn phải yêu cầu người đó điền vào mẫu W-9 hiển thị số ID thuế.
Nhưng nếu số ID thuế của ai đó bị thiếu hoặc không chính xác thì sao? Sau đó, IRS nói rằng bạn phải khấu trừ thuế từ các khoản thanh toán bạn thực hiện cho người này trong năm bằng cách sử dụng một quy trình được gọi là khấu trừ dự phòng. Tỷ lệ khấu trừ hiện tại là 28%.
Bạn không cần phải bắt đầu giữ lại dự phòng cho đến khi bạn được IRS thông báo.
Dưới đây là ví dụ về cách giữ lại dự phòng và Biểu mẫu 945 hoạt động:
Bạn đã có một nhà thiết kế web tự do mới làm việc cho bạn năm ngoái như một nhà thầu độc lập, tiếp tục vào năm nay. Khi cô ấy bắt đầu, bạn đã yêu cầu một mẫu W-9, nhưng bạn chưa bao giờ nhận được nó.
IN IRS đã gửi cho bạn thông báo rằng các khoản thanh toán khấu trừ dự phòng phải được thực hiện.
Phải làm gì:
1: Thông báo cho nhân viên rằng bạn sẽ khấu trừ thuế thu nhập từ các khoản thanh toán.
2: Xử lý thanh toán cho nhân viên đó để bao gồm khấu trừ dự phòng với tỷ lệ hiện tại là 28%.
3. Bao gồm thông tin khấu trừ trên cuống thanh toán của người đó.
4: Gửi số tiền khấu trừ dự phòng (xem bên dưới). Bạn không cần phải giữ lại thuế An Sinh Xã Hội hoặc Medicare từ các khoản thanh toán này.
5. Thanh toán định kỳ số tiền được giữ lại cho IRS.
6. Cung cấp cho người có Mẫu 1099-MISC vào tháng 1 năm sau. 1099-MISC sẽ bao gồm tổng số tiền dự phòng khấu trừ trong năm.
7. Báo cáo tổng số tiền khấu trừ dự phòng cho tất cả những người không phải nhân viên trên Mẫu 945 trước ngày 31 tháng 1 của năm sau.
Hoàn thành mẫu 945
Mẫu 945 là bản khai thuế hàng năm, hiển thị tất cả các loại thuế thu nhập liên bang mà bạn đã giữ lại theo các yêu cầu khấu trừ dự phòng từ tất cả những người không phải là nhân viên / dịch giả tự do.
Thông tin bạn phải báo cáo trên Biểu mẫu 945 bao gồm:
- Tất cả thuế thu nhập liên bang được giữ lại từ tất cả các cá nhân phải khấu lưu dự phòng.
- Tổng số tiền khấu trừ dự phòng được tính bằng tổng số tiền thanh toán cho tất cả các cá nhân là 28%. (Đây là tỷ lệ khấu trừ dự phòng, số tiền bạn được yêu cầu trả IRS).
- Tổng số tiền gửi được thực hiện trong năm.
- Số dư đến hạn hoặc trả thừa.
Nếu bạn trả hơn $ 2500 trong khoản giữ lại dự phòng trong năm, bạn sẽ cần phải chia số tiền đó để thể hiện nghĩa vụ thuế hàng tháng (nghĩa là, tổng số tiền đã thanh toán lần 28%).
Khi nào cần nộp Mẫu Đơn 945 và Thực hiện Thanh toán Khấu trừ Dự phòng
Mẫu đơn 945 được nộp cùng với IRS cùng lúc khi quý vị nộp mẫu đơn W-2 và mẫu 1099-MISC - trước ngày 31 tháng 1 của năm sau. Xem bài viết này cho các ngày báo cáo cụ thể cho năm thuế hiện tại.
Các khoản thanh toán khấu trừ dự phòng được thực hiện trong cùng thời gian như giữ lại cho nhân viên, sử dụng các quy tắc để xác định có nên gửi tiền gửi nửa tuần hoặc hàng tháng.
Nếu bạn gửi Biểu mẫu 945 qua thư, nơi bạn gửi nó phụ thuộc vào việc bạn có đang thanh toán hay không. Xem biểu đồ trong Hướng dẫn cho Biểu mẫu 945 để chọn địa chỉ chính xác.
Gửi Biểu mẫu 945 và Khoản thanh toán khấu trừ dự phòng cho IRS
Bạn có thể nộp Mẫu 945 với IRS bằng cách sử dụng hệ thống tập tin điện tử.
Bạn có thể thực hiện các khoản thanh toán khấu trừ dự phòng cho IRS bằng cách sử dụng điện tử hệ thống EFTPS. IRS cũng có các lựa chọn khác để thanh toán các loại thuế này; xem bài viết này trên Thanh toán.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm chuẩn bị khai thuế hoặc dịch vụ của người khai thuế, bạn có thể nộp Mẫu Đơn 945 và gửi tiền ký quỹ dự phòng với nhau.
Thông tin thêm về Khoản giữ lại dự phòng và Biểu mẫu 945
- Xem Hướng dẫn cho Mẫu 945 để biết thêm thông tin.
- Chủ đề thuế IRS 307: Khấu trừ dự phòng
- Ấn phẩm IRS 1281: Giữ lại dự phòng cho các tên / TIN bị thiếu và không chính xác