Khấu trừ dự phòng là khấu trừ thuế thu nhập bắt buộc đối với người không phải nhân viên (kể cả nhà thầu độc lập ) và các giao dịch khác. Nhà tuyển dụng không bắt buộc phải khấu trừ thuế thu nhập từ người không phải nhân viên trừ khi không thể xác minh số ID của người nộp thuế . Nói cách khác, người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế thu nhập từ người không phải nhân viên nếu không thể xác minh số ID người nộp thuế của người lao động.
Trong trường hợp này, bạn sẽ nhận được thông báo từ IRS. Bài viết này thảo luận về các thông báo này và giải thích những gì bạn phải làm khi bạn nhận được chúng.
Thông báo "B" là gì? Tôi phải làm gì nếu tôi nhận được thông báo này?
Thông báo "B" là thông báo giữ lại dự phòng từ IRS cho biết số ID người nộp thuế không phải của nhân viên bị thiếu hoặc không chính xác. Khi bạn nhận được thông báo IRS đầu tiên, bạn phải:
- Ngay lập tức bắt đầu khấu trừ thuế với tỷ lệ 28% từ khoản tiền lương của người lao động đó, không muộn hơn 30 ngày sau khi bạn nhận được thông báo
- Gửi một bản sao của thông báo "B" cho cá nhân.
- Gửi cho cá nhân một mẫu đơn W-9 của IRS và yêu cầu hoàn thành và trả lại cho bạn để gửi cho IRS.
Nếu bạn không thể tìm thấy người nộp thuế, người nộp thuế từ chối hoàn thành Mẫu W-9 hoặc thông báo "B" được trả lại là không gửi được, bạn phải ngay lập tức bắt đầu giữ lại dự phòng (thuế suất 28%) từ các khoản thanh toán cho người đó.
Thông báo "B" thứ hai là gì? Tôi phải làm gì với thông báo này?
Thông báo B thứ hai yêu cầu người nộp thuế liên lạc với IRS hoặc Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội để có được Số ID Người nộp thuế chính xác. Bạn là chủ nhân không bắt buộc phải làm bất cứ điều gì ngoại trừ tiếp tục giữ lại thuế thu nhập từ các khoản thanh toán của người nộp thuế.
Thông báo "C" là gì? Tôi phải làm gì khi nhận được thông báo này?
Thông báo "C" là thông báo giữ lại dự phòng từ IRS cho biết rằng người không phải nhân viên có thu nhập thấp và có thể bị giữ lại dự phòng. Khi bạn nhận được thông báo "C" đầu tiên, bạn phải:
- Ngay lập tức bắt đầu khấu trừ thuế với tỷ lệ 28% từ khoản tiền lương của người lao động đó, không muộn hơn 30 ngày sau khi bạn nhận được thông báo
- Gửi hoặc cung cấp một bản sao của thông báo "C" cho cá nhân.
Nếu bạn nhận được thông báo "B" hoặc thông báo "C", bạn phải tiếp tục giữ lại cho đến khi bạn được IRS thông báo để ngừng giữ lại.
Khi nghi ngờ về việc phải làm gì, luôn luôn bắt đầu giữ lại dự phòng trên thanh toán cho một cá nhân (với tỷ lệ 28%). Hãy để người nộp thuế phân loại vấn đề ID người nộp thuế với IRS.
Báo cáo và thanh toán khoản giữ lại dự phòng cho IRS
Khi bạn giữ lại khoản khấu trừ dự phòng từ thu nhập của một người, bạn không được thực hiện với IRS. Bạn phải thanh toán các khoản thuế đã khấu trừ này cho IRS, báo cáo về các khoản thanh toán bạn đã thực hiện và bao gồm thông tin về khấu trừ dự phòng trên 1099-MISC của người đó.
Thực hiện thanh toán khấu trừ dự phòng
Các khoản thanh toán khấu trừ dự phòng không được thực hiện thông qua quy trình tương tự như đối với thu nhập của nhân viên. Thực hiện thanh toán riêng, sử dụng chuyển khoản điện tử (EFT).
- Nếu tổng số tiền cho tất cả các khoản thanh toán khấu trừ dự phòng ít hơn $ 2,500 cho năm, bạn có thể thực hiện thanh toán cùng với mẫu báo cáo hàng năm (Mẫu IRS 945) (xem bên dưới).
- Nếu tổng số tiền nhiều hơn $ 2,500, hãy sử dụng lịch biểu bán hàng tuần hoặc hàng tháng. Nhưng hãy nhớ không bao gồm các khoản thanh toán này với các khoản thanh toán cho nhân viên để xác định lịch biểu để sử dụng.
Xem Chương 11, Ấn phẩm IRS 15, để biết thêm chi tiết.
Báo cáo khoản thanh toán khấu trừ dự phòng
Bạn phải báo cáo các khoản thanh toán bạn đã thu thập để giữ lại dự phòng, trên Biểu mẫu 945, Thuế thu nhập liên bang được khấu trừ hàng năm. Mẫu đơn 945 sẽ đến hạn vào ngày 31 tháng 1 của năm sau năm tính thuế. Vì vậy, để giữ lại dự phòng năm 2016, bạn phải nộp Mẫu 945 với IRS trước ngày 31 tháng 1 năm 2017.
Xem Hướng dẫn cho Mẫu 945 để biết thêm thông tin.
Báo cáo khoản thanh toán khấu trừ dự phòng hàng năm cho nhà thầu độc lập
Hãy chắc chắn bạn bao gồm tổng số tiền khấu trừ dự phòng cho mỗi công nhân hợp đồng trên Mẫu 1099-MISC của họ trong năm. Đưa cho người đó và nộp cho IRS trước ngày 31 tháng 1 của năm sau.
Quay lại câu hỏi và câu trả lời về khoản giữ lại dự phòng