Viết thư mời chính thức cho cuộc họp

Các nhà hoạch định sự kiện và cuộc họp dự kiến ​​sẽ đóng góp hoặc viết thư mời và tài liệu chính thức cho các cuộc họp, các chuyến đi khuyến khích và các chương trình khác mà họ tổ chức. Nó không có vẻ giống như một nhiệm vụ áp đảo, nhưng điều quan trọng là phải làm theo các bước nhất định để tuân theo nghi thức mời thích hợp và tránh thiếu các chi tiết quan trọng cho khách của bạn.

Dưới đây là cách thực hiện:

1. Tạo chủ đề sự kiện. Trước khi viết thư mời và tài liệu chính thức, các nhà lập kế hoạch phải đảm bảo rằng họ có một chủ đề hấp dẫn cho chương trình. Các câu hỏi sau đây sẽ giúp bắt đầu quá trình động não: Đây có phải là một hội thảo giáo dục, hội thảo hay chuyến đi khuyến khích không? Nó đang được giữ ở đâu? Điều gì là duy nhất về điểm đến hoặc địa điểm đó? Lịch trình thô cho sự kiện là gì? Một số mục tiêu đằng sau chương trình là gì? Tại sao một người tham dự muốn tham dự? Những câu hỏi này sẽ giúp thiết lập một chủ đề sự kiện tuyệt vời.

1. Tạo lời mời điện tử. Nhiều thư mời và tài liệu chính thức cho các sự kiện lớn đã được chuyển sang hệ thống đăng ký trực tuyến vì khối lượng hậu cần sự kiện quan trọng phải được ghi lại trong quá trình RSVP: đánh vần tên, thông tin liên hệ, yêu cầu chế độ ăn, truy cập khuyết tật, nhu cầu vận chuyển, chi tiết chương trình, thông tin hoạt động và hơn thế nữa. Lưu ý: Các sự kiện ít phức tạp hơn có thể sử dụng một trang web hoặc hình ảnh thiết kế đồ họa được gửi qua email để truyền tải chi tiết sự kiện và địa chỉ liên hệ RSVP.

2. Tạo lời mời được in. Tùy thuộc vào bản chất của chương trình hoặc sự kiện của bạn, lời mời nghi thức có thể gợi ý bạn nên viết thư mời chính thức và ghi chú để cho khách của bạn biết rằng bạn thực sự coi trọng sự hiện diện của họ. Điều này khác với tài liệu sự kiện; thay vào đó, hãy xem xét một thẻ lời mời đơn giản cung cấp thông tin có giá trị cho khách của bạn, bao gồm máy chủ và tiêu đề, chủ đề của sự kiện, ngày và / hoặc thời gian và địa chỉ liên hệ RSVP.

1. Viết lời mời sự kiện chính thức. Là một phần của lời mời điện tử, bạn nên phác thảo thông tin cấp cao về chương trình và sự kiện. Ví dụ: nếu đây là chuyến đi khuyến khích hoặc hội nghị nhiều ngày, bạn sẽ muốn bao gồm những điều sau: điểm đến, địa điểm khách sạn / hội nghị chính, chủ đề chính, loa (bao gồm bios), lịch biểu, hoạt động, hậu cần và chi tiết về đăng ký. Thư mời và tài liệu nên cung cấp cho khách lý do để tham dự và luôn bao gồm lời gọi hành động.

1. Lời mời nghi thức bắt đầu với tổng quan điểm đến / địa điểm. Khi viết thư mời và tài liệu chính thức, luôn luôn an toàn nhất để cho rằng không ai đã đến vị trí mà bạn đang lưu trữ chương trình. Điều đó có nghĩa là bạn nên viết tổng quan ngắn gọn về điểm đến và / hoặc khách sạn / cơ sở / địa điểm nơi chương trình đang được tổ chức. Nếu bạn đang lập kế hoạch sự kiện nhiều ngày, hãy giữ thông tin này ở mức cao nhất có thể, nhưng đảm bảo có đủ thông tin để cung cấp cho khách thông tin chi tiết về địa điểm và lý do họ nên đầu tư thời gian của họ ở đó.

2. Lời mời nghi thức yêu cầu lịch sự kiện. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện nhiều ngày, chẳng hạn như chương trình khuyến khích, tài liệu mời phải bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt để khách hàng có thể lập kế hoạch thời gian phù hợp với bạn. Điều đó có nghĩa là lời mời của bạn nên xác định phương thức và thời gian đến khi họ dự kiến ​​sẽ tham gia, thời gian cho các cuộc họp và hoạt động kinh doanh (và lựa chọn hoạt động), thông tin về bữa ăn và thông tin khởi hành.

3. Lời mời nghi thức yêu cầu mô tả hoạt động. Khi viết thư mời và tài liệu chính thức, hãy cung cấp tổng quan về các hoạt động khác nhau để giúp khách xác định rõ hơn những gì phù hợp với sở thích của họ. Chương trình gôn của bạn có diễn ra trong 1/2 ngày hay cả ngày không? "Lớp" của ghềnh sông đó nổi lên là gì? Độ cao nơi bạn tổ chức sự kiện và chương trình đi xe đạp leo núi đó sẽ đưa bạn đến mức nào? Khoảng thời gian cho một lớp học vẽ và họ sẽ học được những gì?

1. Lời mời nghi thức đòi hỏi thông tin về hậu cần cuộc họp. Một lần nữa, giả sử bạn đang tổ chức một chương trình nhiều ngày, khách phải được cung cấp chi tiết về từng mục sau:

   • Đặt chỗ chuyến bay
   • Đăng ký sự kiện
   • Đặt phòng
   • Vận chuyển sân bay
   • Mã ăn mặc
   • Thời tiết
   • Thủ tục nhận phòng
   • Các khoản không hoàn lại
   • Địa chỉ liên hệ của nhân viên

2. Phát triển chương trình sự kiện cuối cùng. Điều này sẽ khác với các tài liệu mời ban đầu nhưng nên được cung cấp cho khách được mời khi đến hoặc ngay trước khi tham dự một sự kiện. Nó nên bao gồm một giờ-by-giờ (nó là tốt để kết hợp giờ) tổng quan về những gì được lên kế hoạch khi nào và ở đâu. Nếu bạn có nhiều bản nhạc được lên kế hoạch đồng thời, sẽ rất hữu ích khi phác thảo các bản nhạc đó theo nhóm để người tham dự biết chủ đề được lên lịch khi nào và ở đâu.

1. Tạo thư chào mừng sự kiện. Nhiều nhà lập kế hoạch đấu tranh với những thông tin họ nên hoặc không nên bao gồm trong thư chào mừng. Lời khuyên tốt nhất là giữ cho thông điệp chào mừng trở nên đơn giản và cho khách biết rằng họ được chào đón và đánh giá cao. Lời mời nghi thức cho thấy rằng lá thư nên được ký bởi các máy chủ chính thức của sự kiện này.

   Một trong những mục lời mời sự kiện bị bỏ qua nhiều nhất là thông báo khởi hành. Là một phần của thư chào mừng và mọi quà tặng đến, điều quan trọng là phải đính kèm chi tiết về cách khách sẽ khởi hành.

2. Tạo thẻ trình đơn. Cho dù bạn đang lập kế hoạch cho bữa sáng, bữa trưa hay bữa tối, khách hàng luôn đánh giá cao việc xem các thẻ trình đơn phác thảo các mục thực đơn cho từng khóa học của bữa ăn. Nó cung cấp cho họ một cái gì đó để nói về khi thu thập với những người khác tại bàn của họ và cho phép các nhân viên chờ đợi để nhanh chóng có được sự lựa chọn thực đơn từ khách, giúp giữ cho lịch trình theo dõi. Lưu ý: Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự ngạc nhiên đặc biệt trong bữa ăn, chẳng hạn như một món tráng miệng theo chủ đề cho một số giải trí độc đáo, bạn nên giữ những món đó khỏi thẻ trình đơn để nâng cao hiệu ứng đặc biệt.

3. Tạo thẻ ghi chú quà tặng đánh giá cao. Cho dù đó là quà tặng đến hay quà tặng gối, mọi món quà đánh giá cao đều phải có thẻ quà tặng. Đây là cơ hội để củng cố thông điệp "cảm ơn" và làm cho khách hàng của bạn cảm thấy đặc biệt hơn. Thật hữu ích khi kết hợp từ ngữ và thông điệp phản ánh chủ đề của sự kiện.

4. Tạo thông báo khởi hành riêng lẻ.

   Vào ngày trước ngày khởi hành, hãy gửi thông báo cho các phòng nghỉ để nhắc nhở họ khi khởi hành, bao gồm cả số chuyến bay và thời gian khởi hành. Nó cung cấp một cơ hội để sửa chữa bất kỳ lỗi phút cuối cùng có thể đã bị bỏ qua trong lịch trình của hậu cần.

Lời khuyên:

1. Đảm bảo bạn có một nhà thiết kế đồ họa tuyệt vời và quy trình đăng ký trực tuyến. Thách thức vẫn còn ngày hôm nay là nhiều hệ thống đăng ký sự kiện trực tuyến khác nhau tồn tại, nhưng chúng yêu cầu nhiều tùy chỉnh hoặc sử dụng hệ thống của bên thứ ba vẫn được coi là hơi đắt tiền trên cơ sở mỗi lời mời. Đó là lý do tại sao nhiều nhà lập kế hoạch vẫn dựa vào các công cụ và tài nguyên được trồng tại nhà của họ.
2. Tìm cho mình một cửa hàng văn phòng phẩm tuyệt vời. Mặc dù các tổ chức đang di chuyển ngày càng nhiều hơn đến việc sử dụng các hình thức giao tiếp điện tử, điều đó vẫn không thay thế tác động mà các lời mời in và tài liệu sự kiện được cung cấp. Tìm văn phòng phẩm sẽ khen ngợi chủ đề sự kiện của bạn, và thay đổi phong cách của giấy và kích cỡ để tạo thêm hứng thú và kịch tính. Khách của bạn sẽ nhận thấy nỗ lực.
3. Tạo một mẫu và sao chép từ đó. Các nhà lập kế hoạch nên tạo một thư mời mẫu và các tài liệu, và chỉ cần cập nhật các sự kiện mới từ các mẫu của các chương trình và sự kiện trước đó. Tất nhiên, văn phòng phẩm mới, đồ họa, văn bản, vv, nên được lựa chọn và sử dụng, do đó, có một số lượng tùy biến nhất định cần thiết mỗi lần.