Giá trọn gói cuộc họp kiểu châu Âu đã trở nên phổ biến hơn ở Mỹ
Không chỉ thực hành này có thể nói chung hiệu quả hơn cho những người tham gia vào việc lên kế hoạch cho sự kiện, mà còn giúp quản lý và dự đoán chi phí liên quan đến địa điểm một quá trình đơn giản hơn nhiều.
Ở Hoa Kỳ, mặt khác, nó vẫn còn phổ biến hơn cho các khách sạn để xây dựng chi tiết đơn hàng hội nghị theo chi tiết đơn hàng dựa trên nhu cầu chi tiết và tùy chỉnh của từng cuộc họp hoặc sự kiện. Mặc dù thực hành cho phép người lập kế hoạch sự kiện có quyền kiểm soát tốt hơn mọi chi tiết của sự kiện, nó cũng thường xuyên tạo ra các đơn đặt hàng sự kiện phức tạp và khó khăn hơn trong việc quản lý chi phí và ngân sách sự kiện tổng thể.
Mặc dù những người chơi chính trong ngành tiếp tục thay đổi cách họ làm kinh doanh như thế nào, mô hình châu Âu và mô hình Mỹ vẫn có xu hướng phản ánh những khác biệt trong cách tiếp cận của họ đối với hội nghị và các sự kiện của công ty. Để tìm hiểu sâu hơn, chúng ta hãy xem hai ví dụ về sự kiện và hội nghị của công ty: một ví dụ từ Cung điện Fira cũ ở Barcelona (ví dụ ở châu Âu) và một tại Wynn Resorts ở Las Vegas (ví dụ của Mỹ).
Ví dụ về hội nghị và hội nghị châu Âu
Giá đóng gói hàng ngày là phổ biến ở Vương quốc Anh và đã làm việc theo cách của họ để lục địa châu Âu là tốt. "Thị trường Anh là người đầu tiên yêu cầu loại gói này và chúng tôi luôn cố gắng điều chỉnh các đề xuất của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng", cựu tổng giám đốc Fira Palace ở Barcelona (nay là Crowne Plaza Barcelona), một doanh nghiệp giải thích khách sạn nổi tiếng trong các sự kiện của công ty và các nhà hoạch định cuộc họp tổ chức các cuộc họp quốc tế.
Khách sạn châu Âu
Trở lại khi Crowne Plaza Barcelona vẫn hoạt động như Cung điện Fira, khoảng 20% khách hàng của khách sạn đến từ Tây Ban Nha. Phần còn lại của khách hàng hàng năm đến từ Anh (19%), Mỹ (17%), Pháp (7%), Ý (6%), Nhật Bản (4%) và Đức (4%). Ngoài ra, khoảng một nửa số sự kiện kinh doanh được tổ chức có từ ngành dược phẩm với phần còn lại bao gồm khách hàng công nghệ, thực phẩm và đồ uống , ngân hàng và công nghiệp ô tô .
Nhu cầu châu Âu cho gói giá hội nghị
Trong thời gian này, gói cuộc họp hàng ngày tại Cung điện Fira bao gồm việc sử dụng phòng họp, giờ uống cà phê, bữa trưa, màn hình và nhiều hơn nữa. Các gói cuộc họp (s) sẵn có về cơ bản bao gồm mọi thứ mà một người lập kế hoạch có thể cần đưa vào cuộc họp.
Khi ngành công nghiệp phát triển, các yêu cầu về hội nghị và các gói cuộc họp đã tiếp tục thay đổi theo thời gian. Ban đầu, các nhà hoạch định sự kiện của công ty đã yêu cầu định giá hội nghị bằng phẳng cho các phòng họp và thực phẩm và đồ uống. Theo thời gian, các yêu cầu này được mở rộng để bao gồm các mục khác, chẳng hạn như màn hình, truy cập Internet, biểu đồ lật và hệ thống âm thanh. Nhưng nhu cầu vẫn còn cho giá đóng gói, giá phẳng.
Đối với những người yêu cầu phòng nghỉ qua đêm, họ cũng yêu cầu một tỷ lệ đặc biệt / thương lượng cho chỗ ở vào hội nghị tổng thể của họ tỷ lệ sự kiện.
Mặc dù các gói này sẽ đáp ứng phần lớn nhu cầu của sự kiện, các nhà lập kế hoạch vẫn sẽ thương lượng cho các yêu cầu sự kiện khác, chẳng hạn như khu vực triển lãm, dạ tiệc, tiệc cocktail và các mục chương trình sự kiện khác.
Ưu và khuyết điểm của phương pháp tiếp cận châu Âu
Rõ ràng phương pháp tiếp cận chủ yếu của châu Âu để lập kế hoạch và định giá hội nghị có thể hữu ích cho các nhà hoạch định sự kiện vì nhiều lý do, bao gồm nhận thức về tiết kiệm chi phí, khả năng dự đoán chi phí và dễ dàng trình bày và phê duyệt của khách hàng.
Điều đó nói rằng, như một cách tiếp cận chắc chắn đặt một gánh nặng tăng lên trên khách sạn để dự đoán nhu cầu của khách hàng trong khi quản lý để dòng dưới cùng của riêng mình. "Theo quan điểm của chúng tôi, việc thực hiện 'gọi món' dễ dàng hơn nhiều. Trên thực tế, hoạt động phức tạp hơn nhiều. Nhưng lợi ích cho chúng tôi là sự hài lòng của khách hàng", cựu tổng giám đốc Fira Palace nói.
Ví dụ về Hội nghị và Cuộc họp của Hoa Kỳ
Trong khi thị trường châu Âu tương đối trưởng thành với việc chấp nhận và sử dụng các gói hội nghị hoặc hội họp, nhiều khách sạn ở Mỹ có thể bắt đầu cân nhắc thay đổi cách họ gói và hội thảo giá cả và hội họp. Điều này đặc biệt quan trọng khi các nhà lập kế hoạch sự kiện được yêu cầu đưa ra quyết định họp theo thời hạn ngắn hơn và thường xuyên hơn.
Vào tháng 5 năm 2009, Wynn Las Vegas đã chủ động giới thiệu ba loại hình mà họ gọi là hội nghị bao trọn gói và giá trọn gói họp cho thị trường cuộc họp nhỏ hơn, có nghĩa là những người có ít hơn 80 người tham dự. Hôm nay họ vẫn đang cung cấp những gói đó. Chúng bao gồm:
- Gói hội nghị hội nghị trọn ngày
- Gói "AM" nửa ngày hội thảo
- "PM" Gói Hội nghị nửa ngày Hội nghị
Cũng giống như các nhà lập kế hoạch sự kiện châu Âu đã mong đợi, các lựa chọn đóng gói của Wynn được định giá theo tỷ lệ cho mỗi đại biểu (tức là người tham dự), bao gồm phòng họp, đồ ăn và thức uống, đồ ăn nhẹ để nghỉ giải lao và máy chiếu LCD và màn hình.
Ý tưởng cho Wynn để phát triển các tùy chọn gói hội nghị của nó phát triển từ cách tiếp cận thị trường châu Âu. Trong thực tế, André Link, cựu giám đốc bán hàng quốc gia của Wynn, trước đây đến từ châu Âu. "Đối với hầu hết các phần ở châu Âu, đây là cách duy nhất chúng tôi bán các cuộc họp ... Rất hiếm khi chúng tôi chuẩn bị các đề xuất gọi món liệt kê chi phí ăn uống, tiền thuê phòng, phí AV vv", Link giải thích.
Một sự thay đổi trong sự kiện doanh nghiệp và hội nghị của Mỹ
Với sự ra mắt của chương trình gói họp nhỏ của họ, Wynn Resorts dự đoán rằng tỷ lệ hội nghị đóng gói sẽ phổ biến hơn với khách hàng doanh nghiệp của họ bởi vì hầu hết các cuộc họp hiệp hội có quy mô lớn hơn. Họ đã đúng. Kể từ đó, một số chuỗi khách sạn cao cấp của Mỹ đã bắt đầu cung cấp các gói họp và hội nghị của công ty phản ánh tốt hơn mô hình châu Âu nếu lập kế hoạch sự kiện của công ty.
Để chắc chắn, giá trọn gói cuộc họp và hội nghị sẽ không đáp ứng nhu cầu của mọi sự kiện. Trong thực tế, hầu hết các nhà lập kế hoạch nhận ra rằng họ sẽ từ bỏ một số ưu đãi chi tiết cho chương trình của họ hoặc yêu cầu địa điểm để tùy chỉnh gói để bao gồm các yếu tố bổ sung. Luôn luôn có sự thận trọng về việc dựa vào giá gói nếu các nhà lập kế hoạch dự đoán rằng các chương trình của họ có thể chạy lâu hơn dự kiến ban đầu, điều này có thể kích hoạt các khoản phí bổ sung. Nhưng đối với những người lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện đang xem xét kỹ ngân sách của họ, các gói cuộc họp và hội nghị này cung cấp khả năng dự đoán rõ ràng cho ngân sách hội nghị.