7 Lời khuyên cho một cuộc họp chạy tốt
Nói lời tạm biệt với những cuộc họp chán ngắt đó và tìm hiểu cách tiến hành các cuộc họp hiệu quả để lại cho nhân viên tham gia và động viên.
7 Lời khuyên cho các cuộc họp hiệu quả
Thiết lập mục tiêu của cuộc họp
Trước khi gửi ra một cảnh báo cuộc họp và đưa nó vào lịch của bạn, hãy tự hỏi tại sao bạn muốn tổ chức một cuộc họp và xác định mục tiêu. Đây có phải là một cuộc họp để mang lại cho nhân viên lên đến tốc độ trên một sự thay đổi trong quản lý? Bạn đang đưa ra quyết định liên quan đến một dự án? Đây có phải là một phiên động não cho một chiến lược kinh doanh mới không? Hãy chắc chắn rằng việc thu thập nhân viên trong một phòng để thảo luận mặt đối mặt và tương tác là cần thiết cho mục tiêu của bạn; nếu mục đích của cuộc họp là cập nhật trạng thái, có thể việc gửi email nhóm là cách sử dụng tốt hơn thời gian của mọi người.
Truyền đạt mục đích của cuộc họp
Khi mời những người khác tham gia cuộc họp của bạn, hãy rõ ràng về mục đích của cuộc họp. Điều này sẽ không chỉ giúp bạn tập trung mà còn cho phép nhân viên tham dự cuộc họp được chuẩn bị bằng tài liệu hoặc với những suy nghĩ về vấn đề này.
Giao tiếp là điều cần thiết cho một cuộc họp hiệu quả.
Hãy chọn lọc về những người tham dự
Không ai đánh giá cao việc tham dự một cuộc họp mà không có kết nối với họ hoặc công việc của họ. Xác định ai thực sự cần ở đó và tại sao. Bạn cần đầu vào của ai? Những đồng nghiệp nào phải tham gia và có thể sẽ có câu hỏi về vấn đề này?
Nếu ai đó trong danh sách của bạn chỉ đơn giản là cần được thông báo về những gì đã được thảo luận, sau đó làm cho họ một ưu và đưa họ ra khỏi danh sách. Chúng có thể được cập nhật dễ dàng bằng email tiếp theo. Thời gian là có giá trị và không chủ nhân nào muốn tác động tiêu cực đến năng suất bằng việc nhân viên ngồi trong các cuộc họp không cần thiết.
Bạn phải tạo một chương trình họp
Tổ chức một cuộc họp mà không có một chương trình họp được thiết lập là giống như leo vào một chiếc thuyền buồm và hy vọng gió sẽ đưa bạn đến nơi bạn muốn đi. Bạn sẽ - hoàn toàn theo nghĩa đen - bị lạc trên biển. Chương trình họp của bạn sẽ hướng dẫn bạn đến điểm đến cuối cùng của bạn. Bao gồm các chủ đề sẽ được thảo luận và ai sẽ giải quyết từng mục nếu người khác tham gia. Gửi email chương trình nghị sự cho người tham dự trước thời hạn để mọi người biết những gì mong đợi và chuẩn bị sẵn sàng.
Gắn bó với kế hoạch của bạn
Ngay cả cuộc họp được lên kế hoạch tốt nhất sẽ trở nên tồi tệ nếu cuộc thảo luận bị trật bánh và đi vào các chủ đề tiếp tuyến. Đây là lý do tại sao hầu hết các cuộc họp không đạt được mục tiêu của họ - họ không đi đúng hướng. Ngay từ đầu cuộc họp của bạn, thiết lập các quy tắc cơ bản và phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục trong chương trình làm việc của bạn cũng như cuộc họp tổng thể. Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã đến hôm nay. Thời gian của mọi người rất có giá trị và mục tiêu của tôi là duy trì cuộc họp này dưới một giờ.
Hãy gắn bó với các vật phẩm trong tay và dự trữ các cuộc thảo luận về các chủ đề khác trong một thời gian sau đó. ”Rein trong bất kỳ ai độc quyền thảo luận hoặc giới thiệu các chủ đề, không phải trong chương trình nghị sự.
Giữ họ đính hôn
Hỗ trợ trực quan đi một chặng đường dài trong việc giữ cho mọi người tập trung vào cuộc họp chứ không phải trên điện thoại hoặc đồng hồ của họ. Đăng chương trình làm việc trên Bảng thông minh ở phía trước phòng. Dự án trực quan trên màn hình lớn bằng máy tính; bất cứ điều gì để giữ cho đôi mắt của họ lên phía trước.
Tóm tắt cuộc họp
Bao giờ rời khỏi một cuộc họp và có một takeaway hoàn toàn khác so với đồng nghiệp của bạn? Đảm bảo điều này không xảy ra với cuộc họp của bạn bằng cách gửi email theo dõi trong vòng 24 giờ. Bao gồm tóm tắt, đánh dấu các chủ đề chính được giải quyết, nhiệm vụ được giao và cho biết thời hạn. Gửi ra một cách kịp thời sẽ đảm bảo rằng người tham dự không đi sai hướng.