Quyết định xem bạn có thực sự cần một cuộc họp hay không
Đầu tiên, hãy quyết định xem việc lập kế hoạch cuộc họp có thực sự cần thiết hay không.
Thông thường, chúng tôi nghĩ về một cuộc họp chính thức là cách tốt nhất để chia sẻ thông tin hoặc thảo luận về một chủ đề. Nhưng nếu tin tức của bạn có thể được gửi qua email hoặc cuộc gọi hội nghị, hoặc chỉ bằng cách tập hợp một vài người trong văn phòng của bạn trong 15 phút, sau đó bỏ qua cuộc họp chính thức.
Chỉ mời những người thực sự cần phải có
Bao giờ được mời đến một cuộc họp và tự hỏi - nửa chừng - tại sao bạn ở đó? Đừng lãng phí thời gian của mọi người bằng cách mời họ đến một cuộc họp mà họ không cần phải tham dự. Đó sẽ không phải là một cuộc họp hiệu quả. Có ai đó từ kế toán cần phải có mặt tại cuộc họp để trả lời các câu hỏi về ngân sách không? Sau đó mời một cá nhân từ kế toán phù hợp cho nhiệm vụ đó.
Nếu một đồng nghiệp hoặc người giám sát cần phải được thông báo về những gì đã được thảo luận tại một cuộc họp, bạn không cần phải mời họ đến cuộc họp thực tế. Chỉ cần chuẩn bị một bản tóm tắt cuộc họp và gửi cho họ sau đó. Họ sẽ đánh giá cao thời gian tiết kiệm và bạn có đảm bảo rằng - bởi vì bạn đưa thông tin bằng văn bản - rằng họ được thông báo đầy đủ về các cuộc thảo luận.
Gửi lời nhắc cuộc họp
Cuộc sống bận rộn và lịch nhanh chóng được đặt trước với các hoạt động theo lịch trình. Gửi lời nhắc cuộc họp tiếp theo hai ngày trước cuộc họp của bạn. Điều này sẽ xác nhận những người trả lời rằng họ sẽ tham gia và cũng cho bạn biết trước thời hạn nếu lịch trình đã thay đổi và những người tham gia chính không thể thực hiện thời gian họp theo lịch trình.
Có một chương trình nghị sự
Để lập kế hoạch các cuộc họp hiệu quả, trước tiên bạn phải lập kế hoạch những gì sẽ được thảo luận. Mục tiêu của cuộc họp là gì? Bạn đang tìm kiếm gì để hoàn thành? Phát triển chương trình họp trước thời hạn và phân phối nó cho người tham dự. Cho biết thời gian bắt đầu và bao gồm danh sách ngắn các chủ đề cần giải quyết. Đừng bog xuống cuộc họp của riêng bạn với một chương trình nghị sự dài, chi tiết quá mức. Chỉ rõ tên của bất kỳ cá nhân nào có trách nhiệm báo cáo về một khu vực cụ thể.
Hãy rõ ràng về kỳ vọng
Khi bạn lần đầu tiên gửi thông báo của cuộc họp, hãy rõ ràng về mục đích của nó và mong đợi của bạn. Cuộc họp sẽ xoay quanh một bài thuyết trình và những người tham dự nên chuẩn bị để ghi chép? Hay đây là một phiên động não mà người tham dự được dự kiến sẽ xuất hiện với những ý tưởng và đề xuất?
Trong một số nền văn hóa doanh nghiệp, các nhân viên được tập trung chỉ để lắng nghe và sau đó quay trở lại không gian làm việc của họ. Ở các công ty khác, nhân viên tự do tham gia. Trong các nơi làm việc cộng tác ngày nay, sự tương tác và chia sẻ ý tưởng không chỉ được chào đón tại các cuộc họp; nó thường là mục đích của cuộc họp.
Bắt đầu thời gian
Nếu bạn là người thường xuyên xuất hiện cho các cuộc họp đúng giờ, thì bạn hiểu sự bực mình khi cuộc họp thực tế không diễn ra trong 15 phút khi những người khác lẻn vào phòng.
Điều chắc chắn xảy ra là, trong tương lai, mọi người đều biết rằng những cuộc họp này không bao giờ bắt đầu đúng giờ để mọi người bắt đầu xuất hiện muộn. Chịu trách nhiệm về cuộc họp của bạn. Bắt đầu ngay tại thời điểm bắt đầu đã cho. Đóng cửa và bắt đầu. Những tên trộm đó sẽ nhanh chóng nhận được thông điệp rằng họ đến trễ và họ chỉ nên phạm sai lầm đó một lần.
Giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản thôi
Hầu hết các cuộc họp được dự kiến trong một giờ khi - trong nhiều trường hợp - 30 phút hoặc thậm chí 45 phút là đủ. Khi quá nhiều thời gian được phân bổ, kết quả thông thường là thời gian bị lãng phí. Mọi người nán lại sau khi cuộc họp kết thúc hoặc dành quá nhiều thời gian cho một mục chương trình làm việc cụ thể. Giữ các cuộc họp ngắn gọn và chính xác.
Ở lại chủ đề
Một chương trình nghị sự một mình sẽ không chạy cuộc họp của bạn một cách hiệu quả. Dính vào chương trình nghị sự và tiếp tục thảo luận từ việc lang thang trên tangents.
Giải quyết mọi câu hỏi ngoài chủ đề, nói rằng đó là một chủ đề cho một cuộc họp khác, nó sẽ được giải quyết riêng tư hoặc tương tự. Không ai thích một cuộc họp chạy trốn, nơi mục đích của cuộc họp đã diễn ra hàng ghế sau cho cuộc trò chuyện khác.
Tham gia các cuộc họp nhỏ hơn bên ngoài phòng họp
Ngồi trong cùng một phòng hội nghị quen thuộc tập trung quanh cùng một chiếc bàn quen thuộc chỉ là vậy - quen thuộc. Để khuyến khích nhân viên tương tác, suy nghĩ sáng tạo và có các cuộc thảo luận sôi nổi, hãy cân nhắc tham gia cuộc họp bên ngoài phòng hội thảo tiêu chuẩn.
Cân nhắc họp tại bàn bên ngoài nếu địa điểm và thời tiết cho phép. Hãy thử tập trung tại một khu vực chung có ghế sofa và bàn nhỏ thay vì bàn họp lớn và ghế xoay.
Đừng sợ để có một cách tiếp cận khác nhau
Nếu cách tiếp cận cuộc họp không hoạt động, đừng ngại chuyển đổi khóa học. Ví dụ, nếu một phiên động não là tạo ra một căn phòng yên tĩnh với rất ít đối thoại, hướng thay đổi. Hãy linh hoạt và chú ý đến cách cuộc họp tổng thể đang diễn ra.
Sử dụng công nghệ
Lên kế hoạch sử dụng công nghệ để giữ chân người tham dự. Trong thế giới số ngày nay, hầu hết mọi người đều quen với đồ họa hoặc video để hỗ trợ những từ họ nghe thấy. Thu hút suy nghĩ đó và kết hợp các nghe nhìn khi lập kế hoạch cuộc họp của bạn.
Máy tính được chiếu lên màn hình lớn và các bản trình bày trên Bảng thông minh khuyến khích tương tác là sự thay đổi chào mừng từ các bản trình bày PowerPoint dài tiêu chuẩn.
Gửi Tóm tắt cuộc họp
Trong vòng một ngày sau cuộc họp, gửi một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì đã được thảo luận. Phổ biến điều này qua email cho tất cả những người tham dự, những người không thể tham dự cuộc họp, và những người cần được thông báo. Cũng bao gồm bất kỳ mục hành động nào, chỉ định ai chịu trách nhiệm cho từng mục cũng như ngày đến hạn.