Lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hiệu suất
Lập kế hoạch
Ngân sách là một công cụ lập kế hoạch cần thiết để xây dựng một khuôn khổ cho doanh nghiệp của bạn và tài chính của nó. Kết hợp các xu hướng trong quá khứ với các dự báo thực tế cho năm tài chính, ngân sách cung cấp một cái nhìn chi tiết về tài sản, kỳ vọng doanh thu thực tế và mức độ cân bằng giữa chi phí dự kiến của bạn.
Ngân sách cũng giúp thiết lập các mục tiêu và thiết lập các ưu tiên. Một ngân sách nên chi tiết nơi tài trợ sẽ đến từ để thực hiện các chiến lược mới và có bao nhiêu doanh thu có thể được tạo ra bằng cách thực hiện các chiến lược thành công. Chi tiết đơn hàng chỉ huy nhiều tiền nhất hoặc tạo doanh thu cao nhất thường là các mục có mức độ ưu tiên cao và có thể là lời nhắc tốt về chiến lược tổng thể của bạn khi đưa ra quyết định.
Ngân sách hiệu quả sẽ phá vỡ doanh thu và chi phí dự kiến theo tháng hoặc theo quý và tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, ngân sách sẽ bao gồm ngân sách riêng cho từng bộ phận.
Các ngân sách của các phòng ban này cũng sẽ được chia nhỏ theo từng tháng hoặc theo quý, và chúng sẽ cùng nhau tạo thành ngân sách tổng thể của bạn.
Các doanh nghiệp dựa chủ yếu vào doanh thu bán hàng theo mùa là một ví dụ tốt về lý do ngân sách quan trọng như vậy. Nếu các tháng của tháng 6, tháng 7, tháng 8 và tháng 12 thường tạo ra 75% doanh thu của doanh nghiệp, ngân sách của bạn cho phép bạn lập kế hoạch trước để bạn có chiến lược tốt nhất để phân phối doanh thu hiệu quả nhất trong quá trình toàn bộ năm tài chính.
Việc lập kế hoạch cũng nên tính đến các nhu cầu dài hạn. Ví dụ: nếu bạn dự đoán chi tiêu lớn một hoặc hai năm xuống đường để nâng cấp máy tính, bạn nên bắt đầu lập ngân sách cho chi phí đó trước.
Đánh giá
Ngoài việc là một phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, ngân sách là cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty bạn trong suốt năm tài chính. Một phần của ngân sách có trách nhiệm là theo dõi doanh thu thực tế và chi phí và so sánh chúng với những gì đã được ngân sách. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn gắn bó với các kế hoạch của nó, nhưng ngân sách cũng cung cấp một phương tiện quan trọng để xác định các vấn đề và cơ hội.
Ví dụ: nếu doanh số bán hàng trong quý đầu tiên thấp hơn số tiền bạn đã lập ngân sách, bạn sẽ biết rằng bạn có thể sẽ phải tìm chi phí để cắt giảm trong năm tài chính để duy trì lợi nhuận. Một ví dụ tích cực hơn có thể là bán một sản phẩm mới vượt quá mong đợi. Bằng cách theo dõi xu hướng này và so sánh với những gì đã được lập ngân sách, bạn sẽ biết bạn có thêm thu nhập để sửa đổi ngân sách với các kế hoạch tăng sản lượng hoặc thuê thêm nhân viên để xử lý thêm doanh nghiệp.
Tài chính
Lịch sử viết âm thanh, ngân sách chi tiết và gắn bó với chúng có thể giúp cho người cho vay hoặc nhà đầu tư tiềm năng biết rằng bạn biết cách phát triển một kế hoạch kinh doanh và làm cho nó hoạt động.
Người cho vay và nhà đầu tư chắc chắn sẽ muốn đào sâu hơn vào tài chính và lịch sử của bạn, nhưng nếu họ không thấy bằng chứng về thực hành ngân sách mạnh, có thể là đủ lá cờ đỏ để biến chúng đi.
Nếu bạn đang mở một doanh nghiệp mới và có ít hoặc không có lịch sử, bạn cần phải bù đắp cho việc thiếu hồ sơ theo dõi với sự hỗ trợ chi tiết cho ngân sách của bạn. Điều này có nghĩa là làm nghiên cứu trên thị trường và cho thấy xu hướng trong quá khứ hoặc có lẽ một khoảng trống trong ngành công nghiệp hỗ trợ những con số bạn đang trình bày. Loại sự chú ý đến từng chi tiết có thể giúp bạn có được sự cân nhắc nghiêm túc từ người cho vay hoặc nhà đầu tư.
Nhân sự
Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ với chỉ một vài nhân viên cần phải đảm bảo rằng họ được nhân viên đúng cách để viết và duy trì ngân sách. Ví dụ, nếu bạn sở hữu và điều hành một quán cà phê nhỏ, bạn có thể có một thực đơn độc đáo và danh tiếng về chất lượng dịch vụ khách hàng, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn là một chuyên gia tài chính.
Nếu thuê một người toàn thời gian để xử lý sách của bạn là không thực tế, hãy xem xét trợ giúp bán thời gian hoặc làm việc với một công ty tư vấn bên ngoài, đặc biệt là đầu và hàng năm khi đến lúc viết ngân sách mới cho năm tài chính tiếp theo. SCORE, liên kết với Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ của Hoa Kỳ, được tạo thành phần lớn các tình nguyện viên có nguồn gốc trong kinh doanh và tài chính, những người cung cấp hướng dẫn và tư vấn cho các doanh nghiệp nhỏ. Đây có thể là một nguồn tài nguyên quý giá khi bạn mới bắt đầu hoặc khi bạn phải đối mặt với một thách thức lớn. Ngoài việc giúp ngân sách hoặc các vấn đề khác, nó có thể giúp bạn liên lạc với các tài nguyên khác trong cộng đồng của bạn.
Phần mềm
Một số công cụ tốt nhất để viết ngân sách chi tiết và gắn bó với nó là các chương trình phần mềm, và chúng vượt ra ngoài chỉ là Microsoft Excel hoặc các chương trình bảng tính khác. Các công ty như Quicken cung cấp các chương trình phần mềm giá cả phải chăng cho ngân sách và theo dõi doanh thu và chi phí. Đồng thời, bạn đã có thể sử dụng PayPal, Square hoặc các dịch vụ trực tuyến tương tự khác với hệ thống POS (điểm bán hàng), và như Quicken, họ cung cấp các công cụ để viết ngân sách và theo dõi doanh thu và chi phí.
Bạn không cần bằng cấp về tài chính để tìm hiểu cách sử dụng các chương trình này cho quy trình lập ngân sách của bạn, nhưng có thể đáng xem xét tham gia lớp học để giúp nắm vững tất cả các tính năng có liên quan mà họ cung cấp.