Mẹo để tăng sự tham gia sự kiện công ty của bạn
Bước quan trọng nhất để vượt qua những lo ngại về sự thiếu tham dự tại một sự kiện hoặc để tăng danh sách RSVP là nhận ra rằng mọi người thực sự thích tham dự các hội thảo được thực hiện tốt và các sự kiện khác. Bằng cách tham dự các cuộc họp kinh doanh, người tham gia có cơ hội tìm hiểu thông tin mới và tương tác với các đồng nghiệp và các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực của họ. Nhưng các cuộc họp thành công nhất vượt xa các bài phát biểu có gắn dấu sao và các bài thuyết trình đầy cảm hứng; họ tạo ra một môi trường ấm áp, thân thiện cho tất cả mọi người - điều này khiến họ trở nên thú vị hơn. Dưới đây là cách bạn có thể lên kế hoạch cho một sự kiện kinh doanh thú vị sẽ thu hút một số lượng lớn người tham gia.
01 - Tạo một Chương trình tuyệt vời
- 8:00 sáng và ăn sáng
- 8:45 am Thông điệp chào mừng
- 9:00 sáng Diễn giả chính
- 10:00 giờ sáng
- 10:15 am Thảo luận
- 11:30 sáng đóng
02 - Hãy nhạy cảm với Lịch và Đồng hồ
- Người tham dự thích lịch buổi sáng cho hội thảo
- Người tham dự thích sự kiện đánh giá cao ngay sau khi làm việc
- Thứ Ba và thứ Năm là những ngày họp phổ biến
- Tránh tổ chức các cuộc họp vào thứ Sáu nếu có thể
- Tránh lập lịch các cuộc họp vào các ngày lễ và đêm trước ngày lễ
- Hãy nhạy cảm với các yêu cầu du lịch của người tham dự cho sự kiện
Quan trọng không kém là thiết lập một danh tiếng để bắt đầu đúng giờ và hoàn thành đúng thời hạn - đặc biệt là cho các sự kiện thường niên hoặc lặp đi lặp lại.
03 - Xác định vị trí độc đáo và thuận tiện
- Chọn địa điểm gần phần lớn người tham dự
- Chọn địa điểm nơi những người tham dự sẽ thích thú
- Chọn địa điểm có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự
Để biết thêm mẹo về cách chọn địa điểm, hãy nhớ xem Hướng dẫn lập kế hoạch sự kiện của Lập kế hoạch sự kiện .
04 - Biên soạn danh sách khách mời phù hợp
Một cuộc họp kinh doanh, hội nghị, hoặc hội thảo không nên được xem như là một nỗ lực thư trực tiếp với tỷ lệ RSVP 1-3%. Tôi thích khách hàng huấn luyện để tạo danh sách cụ thể những người tham dự được nhắm mục tiêu - những người mà họ thực sự muốn tham dự hy vọng với tỷ lệ trả lời là 50% hoặc cao hơn.
Một suy nghĩ cuối cùng về người tham dự: Cố gắng mời các cá nhân có thứ hạng và kinh nghiệm tương tự cho cuộc họp.
05 - Mời, Mời, Mời!
Điều quan trọng là tạo ra sự phấn khích xung quanh sự kiện. Lời mời in truyền thống là thích hợp, nhưng nó trở thành tiêu chuẩn để cũng xem xét email và thậm chí cả phương tiện truyền thông xã hội tùy thuộc vào khán giả của bạn. Hãy thử phương pháp này:
- Đề cập đến sự kiện cho khách hoặc nhóm của bạn biết cá nhân trước khi gửi lời mời.
- Gửi một ngày lưu sớm trong quá trình lập kế hoạch (giấy hoặc điện tử).
- Gửi lời mời chi tiết, bao gồm các nội dung nổi bật của chương trình (giấy hoặc điện tử) với yêu cầu RSVP.
- Chuyển tiếp lời mời chi tiết một lần nữa bằng ghi chú được cá nhân hóa cho bạn bè hoặc người quen (điện tử) cá nhân. *
- Theo dõi các khách được xác nhận từ một đến hai ngày trước sự kiện đã lên lịch (điện tử hoặc qua điện thoại).
* Bạn cũng có thể chọn chính thức gọi cho khách và mở rộng lời mời cá nhân tham gia sự kiện.
06 - Đừng đánh giá thấp sức mạnh của lời mời cá nhân
Đối với một số sự kiện, có thể hữu ích khi chia sẻ trách nhiệm này. Danh sách khách mời của sự kiện thường được biên soạn từ danh sách liên hệ được duy trì bởi nhiều cá nhân và những cá nhân có mối quan hệ gần gũi nhất với những người được mời nên mở rộng lời mời trực tiếp cho khách của họ.
07 - Thiết lập danh tiếng cho việc cung cấp các chương trình xuất sắc
Chìa khóa ở đây là giúp khách hàng của bạn thiết lập danh tiếng cho việc cung cấp các chương trình kinh doanh xuất sắc. Đơn giản như nó có vẻ, nếu ai đó thích tham dự sự kiện cuối cùng của bạn, anh ta hoặc cô ấy có nhiều khả năng tham dự các chương trình trong tương lai - và thậm chí có thể mang theo một người bạn hoặc đồng nghiệp.
08 - Gửi thông báo tiếp theo và cảm ơn người tham dự
Lời cảm ơn và thông tin tiếp theo là điều mà nhiều tổ chức thường bỏ qua, nhưng những người không gặt hái được những lợi ích.