Văn phòng các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng ở Chicago và Hiệp hội Nhà hàng Illinois phối hợp với nhau để lập kế hoạch và thực hiện lễ hội ẩm thực hàng năm này.
Lập kế hoạch cho một Liên hoan Ẩm thực Cộng đồng
Cho dù một lễ hội ẩm thực lớn như Taste of Chicago hay một phiên bản nhỏ hơn của cùng, lập kế hoạch lễ hội cộng đồng là một trách nhiệm quan trọng đối với chính quyền địa phương và các nhà hoạch định sự kiện thành phố. Taste of Chicago là một nghiên cứu điển hình cho bất kỳ cộng đồng nào đang xem xét một chương trình tương tự. Các khu chức năng chính của bất kỳ lễ hội ẩm thực cộng đồng nào sẽ bao gồm:
- Hoạt động
- Nhà cung cấp thực phẩm
- Lập trình
- Sự tài trợ
- Tiếp thị / Quan hệ công chúng
- Quản lý kế toán / hợp đồng
Chúng tôi sẽ đào sâu hơn vào từng khu vực, nhưng trước tiên, chúng ta hãy có được một cảm giác cho thời gian và quản lý chung của một sự kiện như vậy bằng cách sử dụng kế hoạch thực tế của Taste of Chicago.
Lịch trình lập kế hoạch lễ hội ẩm thực cộng đồng
Đối với bất kỳ ai tiếp cận loại sự kiện này lần đầu tiên hoặc những người xem xét việc mở rộng đến một lễ hội hiện có, điều quan trọng là phải bắt đầu lên kế hoạch ít nhất một năm trước sự kiện của bạn.
Đối với một ví dụ hữu hình, Văn phòng các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng tuân theo lịch trình thô sơ sau đây cho Taste of Chicago của mỗi năm:
- 12 tháng : Xác định vị trí, ngày tháng và bản phác thảo thô sơ của bản đồ lễ hội. Liên quan đến các cơ quan thành phố có liên quan trên mỗi bước đường
- 9 tháng : Cập nhật bản đồ lễ hội và bắt đầu các khu vực chức năng RFP
- 6 tháng : Xác nhận nhà cung cấp, nhà tài trợ, lập trình và nhà cung cấp
- 4 tháng : Hoàn thành giải trí và xác nhận lại khu vực chức năng
- 3 tháng : Sản xuất tài liệu tiếp thị liên hoan
- 1 Tuần : Quản lý tải hoạt động
- 1 ngày : Quản lý tải của nhà cung cấp
- Kết luận sự kiện : Quản lý tải hoạt động
- 1 tuần sau : Giữ cuộc họp kết thúc và đưa ra đề xuất
Quản lý lễ hội cộng đồng chung
Là một cơ quan chính phủ, Văn phòng các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng phụ trách Taste of Chicago và một danh sách dài các sự kiện khác dọc theo bờ hồ của Chicago, các lễ hội khu phố và các khu vực khác. Taste là duy nhất ở Chicago bởi vì nó là một sự kiện miễn phí, nhưng doanh thu từ Taste trả cho phần lớn tất cả các sự kiện khác do văn phòng quản lý.
Với kinh nghiệm quản lý lễ hội ẩm thực có niên đại từ năm 1980, hầu hết các nhóm chức năng trong Văn phòng các sự kiện đặc biệt và Hiệp hội nhà hàng Illinois của Thị trưởng đều có kinh nghiệm cao trong lĩnh vực của họ. Điều này cho phép tổng giám đốc của Taste of Chicago tập trung vào việc lập kế hoạch và thực hiện các nỗ lực của tất cả các bên liên quan và duy trì sự kiện đúng hướng.
Ngoài các thành viên của văn phòng, tổng giám đốc làm việc với ít nhất 20 văn phòng và cơ quan thành phố khác nhau, bao gồm (nhưng không giới hạn) những điều sau đây:
- Sở Cảnh sát
- Sở cứu hỏa
- Sở Y tế
- Đường phố và vệ sinh
- Park District
- Phòng Truyền thông Quản lý Khẩn cấp
Một phần chức năng quan trọng khác của Văn phòng các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng là quản lý kế toán / hợp đồng. Là một sự kiện của chính phủ, đó là quy trình mua sắm có cấu trúc cao và tất cả các thỏa thuận phải tuân theo các nguyên tắc của thành phố.
Với thời gian lập kế hoạch sự kiện tại chỗ và quản lý sự kiện chung được bảo đảm, giờ đây chúng tôi có thể xem xét từng lĩnh vực chức năng chính của sự kiện.
Đã được giới thiệu về lịch sử của sự kiện Taste of Chicago và sử dụng kế hoạch và thực hiện của nó như là một nghiên cứu điển hình, chúng tôi đã sẵn sàng đào sâu hơn một chút vào từng lĩnh vực chức năng chính của sự kiện.
Hoạt động
Khu vực hoạt động chịu trách nhiệm chuẩn bị trang web, giai đoạn và sản xuất, hỗ trợ sự kiện, bảo mật và hơn thế nữa.
Hoạt động yêu cầu nhiều cuộc họp trước sự kiện và nhóm hoạt động được gắn chặt với bố cục của bản đồ sự kiện.
Nó làm cho một sự khác biệt lớn liên quan đến tất cả các cơ quan thành phố sớm trong quá trình này, theo người quản lý hoạt động cho Taste of Chicago. Nhóm hoạt động quản lý các quy trình sau:
- Tải trước sự kiện (thiết lập)
- Các hoạt động trong sự kiện
- Tải xuống sau sự kiện (xé xuống)
Các quy trình này bao gồm đóng cửa đường phố, lều xây dựng, nhà khai thác xe nâng, thợ mộc, thợ điện, thiết bị bảo trì và nhân viên, an ninh, hậu cần cho xe tải của nhà cung cấp, đoạn giới thiệu quản lý và hơn thế nữa. Xem xét những gì nhóm hoạt động của bạn sẽ tự xử lý và những gì họ sẽ ký hợp đồng cho sự kiện của bạn. Bạn cần làm việc với các cơ quan nào khác? Liên hệ với họ càng sớm càng tốt.
Nhà hàng / Nhà cung cấp
Với sự phức tạp và kích thước của các lễ hội ẩm thực như Taste of Chicago, Hiệp hội Nhà hàng Illinois dẫn đầu về quản lý các nhà cung cấp thực phẩm tham gia vào sự kiện thường niên này. Đối với Taste of Chicago 2015, sự kiện này đã hợp tác với hơn 60 nhà cung cấp thực phẩm, bao gồm hơn 19 nhà hàng mới đại diện cho nhiều khu phố riêng biệt của Chicago. Tất nhiên, ở Chicago, một số mặt hàng sẽ luôn được tìm thấy tại các nhà cung cấp thực phẩm được chọn cho sự kiện này, bao gồm pizza, sườn, kem và bánh pho mát. Lễ hội ẩm thực cộng đồng của bạn cũng sẽ có các món ăn truyền thống của nó.
Đó là một nơi đáng thèm muốn được chọn là một nhà cung cấp nhà hàng tham gia vào lễ hội ẩm thực đặc biệt này và các tiêu chí yêu cầu những người tham gia là các nhà hàng địa phương phản ánh các khu phố của Chicago. Ngoài ra, họ phải có khả năng xử lý khối lượng và có một trạng thái hoàn toàn sạch sẽ với thành phố. Các nhà hàng tham gia trải qua các khóa học và kiểm tra sau đây:
- Hoàn thành Khóa học Chứng nhận Vệ sinh Lễ hội Mùa hè của Hiệp hội Nhà hàng Illinois
- Sở Y tế Công cộng Chicago thăm các gian hàng ba lần mỗi ngày
- Quản lý lưu lượng hàng tồn kho giữa gian hàng của họ và xe tải lạnh
Khi nói đến sự kiện cộng đồng của bạn, hãy suy nghĩ về những tiêu chí bạn có thể yêu cầu của các nhà cung cấp thực phẩm tham gia và số lượng bạn muốn có. Năm đầu tiên có thể khó khăn, nhưng với sự thành công của mỗi năm, bạn có thể sẽ thấy rằng bạn có nhiều người tham gia sẵn sàng hơn.
Lập trình
The Taste of Chicago là một sự kiện cộng đồng chung. Điều đó có nghĩa là trong khi "thực phẩm" là thứ thu hút đám đông, thì đó là những hoạt động khác khiến mọi người ở đó. Trong những năm qua, nhóm lập trình đã kết hợp nhiều yếu tố sau vào chương trình tổng thể:
- Các buổi hòa nhạc miễn phí trên nhiều giai đoạn (các nghệ sĩ trong nước và địa phương)
- Gian hàng biểu diễn nấu ăn với các đầu bếp hàng đầu và tác giả sách dạy nấu ăn
- Làng gia đình bao gồm sân khấu cho trẻ em
- Lều môi trường cho giáo dục “xanh”
- Gian hàng thể thao với mẹo thể dục
- Gian hàng quốc tế (mua sắm)
- Đi bộ 2 dặm
- Nhà cung cấp thực phẩm
- Budweiser Clydesdales và những người bạn Dalmatian của họ
- Đi chơi giải trí
- Chương trình pháo hoa
- Lễ khai mạc
Hãy xem xét những chương trình và hoạt động khác mà bạn có thể muốn đưa vào lễ hội ẩm thực của bạn.
Sự tài trợ
The Taste of Chicago bao gồm một số hạng mục tài trợ , đây là nguồn tài trợ chính và hỗ trợ bằng hiện vật. Các nhà tiếp thị doanh nghiệp và các nhà hoạch định sự kiện của công ty có xu hướng tham gia vào các sự kiện cộng đồng như Taste để củng cố thương hiệu của họ và đạt được sự tiếp xúc.
Khách sạn là một yếu tố mà một số nhà tài trợ bao gồm trong các gói của họ, cho phép những nhà tài trợ đó tiếp cận thuận lợi với một số khu vực chỗ ngồi và lều riêng để tổ chức các sự kiện khách hàng của riêng họ.
Các loại nhà tài trợ tại Taste bao gồm:
- Truyền thông di động
- Chuỗi cửa hàng tạp hóa
- Công ty nước giải khát
- Cửa hàng bán lẻ và ngân hàng
- Hãng hàng không và khách sạn
- Phương tiện truyền thông
- Nhà sản xuất ô tô
- Nhà cung cấp thực phẩm
- Nhà hàng
- Tổ chức thể dục và chăm sóc sức khỏe
- City Park District và phương tiện giao thông công cộng
Hãy xem xét những nhà tài trợ doanh nghiệp địa phương có thể quan tâm đến việc tài trợ cho sự kiện cộng đồng của bạn, và suy nghĩ về những loại gói và đặc quyền bạn có thể cung cấp cho những nhà tài trợ đó.
Tiếp thị / Quan hệ công chúng
Các nhà tiếp thị làm việc trên Taste of Chicago đang ở trong một vị trí tuyệt vời bởi vì nó là loại sự kiện tự động thu hút sự chú ý của giới truyền thông ở Chicago và các nơi khác. Tốt hơn, các nhà tài trợ truyền thông cũng giúp quảng bá Hương vị. Điều đó có nghĩa là Văn phòng các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng không phải chi quá nhiều vào các hình thức quảng cáo truyền thống để truyền bá và quảng bá sự kiện .
Các nhà tiếp thị quảng bá sự kiện bằng cách viết các thông cáo báo chí dành riêng cho từng lĩnh vực của sự kiện, duy trì trang web sự kiện và sản xuất tài liệu sự kiện. Các mục này yêu cầu làm việc chặt chẽ với tất cả các lĩnh vực chức năng khác để lập lịch trình tài liệu và thay đổi nội dung khi chúng xảy ra.
Ban đầu, nó có thể khó khăn cho các lễ hội ẩm thực cộng đồng để có được loại tiếp xúc mà các sự kiện lớn và nổi tiếng như Taste of Chicago thu hút. Nhưng hãy xem xét những phương tiện truyền thông nào bạn có thể tiếp cận với báo chí miễn phí và bắt đầu lập kế hoạch cho những tài liệu tiếp thị mà nhóm tiếp thị của bạn sẽ xử lý như trang web, tờ rơi và tài liệu quảng cáo.