Mẹo lập kế hoạch sự kiện cần thiết để tránh sự kiện đặc biệt thảm khốc
Nhưng khi nói đến lập kế hoạch sự kiện, một người quản lý sự kiện có thẩm quyền sẽ luôn tìm cách giảm thiểu Luật Murphy bằng cách nhận ra tiềm năng cho những thứ cần thiết và lập kế hoạch cho phù hợp.
Là người quản lý sự kiện, trách nhiệm của bạn là đảm bảo rằng sự kiện đặc biệt của khách hàng của bạn chạy suôn sẻ và ít bị cản trở nhất có thể.
Trong thế giới thực, nó không khả thi để trang trải mọi khả năng, nhưng ít nhất bạn nên nhận thức được các lỗi lập kế hoạch sự kiện quan trọng mà mọi người quản lý sự kiện phải tránh.
Forewarned là forearmed, vì vậy chúng ta hãy nghiên cứu kỹ năm lời khuyên thiết yếu có thể giúp bạn tránh được một thảm họa chưa được xác định tại sự kiện kế hoạch tiếp theo của bạn.
- Giao tiếp kém - đây có lẽ là lỗi phổ biến nhất được thực hiện bởi các nhà lập kế hoạch sự kiện thiếu kinh nghiệm và là một trong những biện pháp tránh được bằng mọi giá. Giao tiếp không tốt (như thông tin sai lạc hoặc không liên lạc) có thể đánh vần thảm họa. Giao tiếp kém thường là kết quả của sự thiếu chú ý đến từng chi tiết, đặc biệt là khi nói đến danh sách kiểm tra sự kiện của bạn. Điều tuyệt đối quan trọng là bạn giao tiếp hiệu quả với cả nhóm sự kiện nội bộ và nhà cung cấp của bạn. Trong khi bạn không muốn để micromanage tất cả mọi người, bạn cần phải biết ai làm gì và khi nào để đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia biết những gì được mong đợi của họ và giữ thời gian biểu được giao.
- Lập kế hoạch dự phòng kém hoặc mất tích - có một cơ hội tốt là ít nhất một số điều sẽ sai trong những ngày và giờ dẫn đến sự kiện của bạn. Tệ hơn nữa, một số điều có thể sẽ xấu đi trong sự kiện đặc biệt của bạn. Đó là bình thường và được mong đợi. Một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp nghĩ trước, xác định những gì có thể đi sai, và có một kế hoạch dự phòng tốt tại chỗ. Ví dụ, nếu hệ thống đăng ký của bạn gặp trục trặc vào ngày diễn ra sự kiện thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn hết thức ăn vì có thêm người xuất hiện? Điều gì xảy ra nếu diễn giả chính của bạn không hiển thị hoặc đến trễ? Nếu bất kỳ điều nào trong số này xảy ra, bạn có thể đối phó không? Nói cách khác, bạn sẽ có một kế hoạch B?
- Vận chuyển không đầy đủ - bạn có hoàn toàn chắc chắn rằng việc vận chuyển mà bạn đã tổ chức để có được các đại biểu và diễn giả đến và từ sự kiện của bạn là đủ? Kiểm tra trong các tuần dẫn đến sự kiện của bạn và vào ngày diễn ra sự kiện, tất cả các yêu cầu vận chuyển đều được đáp ứng đầy đủ. Bạn cần phải suy nghĩ về mặt dự phòng. Điều gì xảy ra nếu xe bị hỏng vào buổi sáng của sự kiện của bạn? Bạn có phương tiện chuyên chở thay thế có sẵn cho bạn không?
- Thiếu biển báo rõ ràng - Không có gì là bực bội hơn cho những người tham dự một sự kiện đặc biệt hơn là bị nhầm lẫn về nơi trình bày tiếp theo đang được tổ chức. Tránh điều này bằng cách đảm bảo bạn hiển thị biển báo đầy đủ dễ đọc và dễ hiểu. Nó tốt hơn để đi overboard và có quá nhiều bảng chỉ dẫn hơn những người tham dự rủi ro bị mất và liên tục yêu cầu hướng dẫn.
- Nhân viên không đầy đủ trong tay - vào ngày diễn ra sự kiện đặc biệt của bạn, bạn có thể sẽ đối phó với một số lượng lớn người tham dự. Đừng phạm sai lầm khi chỉ dựa vào một hoặc hai cá nhân để đối phó với các câu hỏi hoặc quan tâm của các đại biểu. Hãy đảm bảo rằng bạn có số lượng người tham dự tốt và trên hết, hãy đảm bảo rằng giữa nhóm lập kế hoạch sự kiện và nhân viên của bạn được cung cấp bởi nhà cung cấp, bạn thực hiện đầy đủ sự kiện của mình.
Ngoài việc suy nghĩ và lên kế hoạch trước về những gì có thể đi sai, để đảm bảo một sự kiện suôn sẻ và thành công, chính sách tốt nhất luôn là kiểm tra và kiểm tra lại.