Những điều bạn cần biết để tránh nhầm lẫn giữa khách hàng
Nó là bằng nhau bực bội cho các chuyên gia dày dạn phải đối mặt với khách hàng hiểu lầm các dịch vụ được cung cấp.
"Quản lý sự kiện" và "lập kế hoạch sự kiện" thường xuyên được tung xung quanh cho dù chúng là hai điều rất khác nhau. Rất đơn giản, lập kế hoạch và quản lý không giống nhau. Trong khi các kỹ năng thiết lập của hai chức năng này chồng lên nhau, chúng là hai hàm riêng biệt. Nó tạo ra vấn đề cho những người giao dịch với khách hàng nhầm lẫn nghĩ rằng họ cần một người quản lý sự kiện khi họ cần một người lập kế hoạch sự kiện. Và đối với những khách hàng dưới ấn tượng rằng tất cả các nhà quản lý sự kiện cũng xử lý lập kế hoạch sự kiện. Vì vậy, hãy làm sáng tỏ sự nhầm lẫn bởi vì điều quan trọng là bạn và khách hàng của bạn có cùng sự hiểu biết.
Lập kế hoạch sự kiện
Hãy bắt đầu với lập kế hoạch sự kiện . Từ tác chiến chính ở đây là lập kế hoạch . Tất cả các sự kiện - từ vòi hoa sen cô dâu đến lễ kỷ niệm sinh nhật quan trọng cho các cuộc tụ họp lớn của công ty - bắt đầu với một kế hoạch sắp xếp nào đó.
Các cuộc thảo luận ban đầu với khách hàng về ý tưởng sự kiện, chủ đề, ngày mong muốn và hướng dẫn ngân sách đều là một phần của quá trình lập kế hoạch sự kiện.
Lập kế hoạch sự kiện bắt đầu ngay từ đầu , từ những giai đoạn đầu tiên của khái niệm và tiếp tục cho đến khi sự kiện thực sự diễn ra. Và, thành thật mà nói, trong một vài tuần sau sự kiện này, các nhà lập kế hoạch sự kiện sẽ tóm tắt chi tiết và xử lý các mục tiếp theo.
Lập kế hoạch sự kiện liên quan đến việc làm việc chặt chẽ với khách hàng để thiết kế một sự kiện phản ánh tầm nhìn của khách hàng về việc thu thập và đáp ứng mục tiêu của sự kiện. Khách hàng thuê một người lập kế hoạch sự kiện thuê ai đó lên kế hoạch tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm các chi tiết liên quan và các mục hành động, và để xem sự kiện đó cho tới khi hoàn thành.
Trách nhiệm lập kế hoạch sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn đối với:
- chọn chủ đề chung cho sự kiện
- phát triển ngân sách
- chọn một địa điểm
- thương lượng hợp đồng khách sạn
- thuê nhà cung cấp bên ngoài
- lập kế hoạch thực đơn
- thuê một người cung cấp thực phẩm
- sắp xếp cho khách mời hoặc giải trí
- điều phối giao thông
- chọn màu sắc
- phát triển lời mời
Lập kế hoạch sự kiện là tất cả mọi thứ mà đi vào đặt cùng một sự kiện. Chức năng này nằm dưới sự quản lý sự kiện lớn hơn.
Quản lý sự kiện
Mỗi loại sự kiện được tạo thành từ nhiều phần phù hợp với nhau như những mảnh ghép. Tất cả những mảnh đó cuối cùng kết hợp lại để tạo ra một sự kiện. Các sự kiện thành công có tất cả những phần liên quan đến với nhau vào đúng thời điểm và đúng nơi, trôi chảy và hiệu quả và theo kế hoạch. Quá trình này được gọi là quản lý sự kiện. Đó là, trong điều kiện đơn giản, quản lý dự án của sự kiện chính nó.
Quản lý sự kiện bao gồm việc tạo, điều phối và quản lý tất cả các thành phần khác nhau của một sự kiện cũng như các nhóm người chịu trách nhiệm về từng khía cạnh. Một số khía cạnh của quản lý sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn:
- đặt trước vị trí cho một sự kiện
- điều phối các nhà cung cấp bên ngoài
- phát triển một kế hoạch đậu xe
- thiết kế kế hoạch dự phòng khẩn cấp
- đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn
- nhân viên quản lý chịu trách nhiệm cho từng chức năng
- giám sát việc thực hiện một sự kiện
- giám sát sự kiện
- giải quyết các tình huống sự kiện trên trang web
Người quản lý sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện làm việc cùng nhau
Việc xác định hai chức năng này là thách thức bởi vì, chúng không chỉ liên quan chặt chẽ với nhau, mà các trách nhiệm thường chồng lên nhau. Lập kế hoạch sự kiện cá nhân có thể cung cấp dịch vụ quản lý sự kiện và người quản lý sự kiện cũng có thể cung cấp lập kế hoạch sự kiện.
Tất cả phụ thuộc vào kế hoạch cá nhân hoặc nhóm quản lý sự kiện của công ty, địa điểm và chính sự kiện đó.
Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa hai và để xác định dịch vụ nào bạn sẽ cung cấp. Ví dụ; Nếu bạn cung cấp dịch vụ lập kế hoạch sự kiện cho sự kiện quy mô lớn, bạn sẽ làm việc với người quản lý sự kiện sẽ điều phối dịch vụ của bạn với người quản lý dịch vụ, nhóm nghe nhìn, v.v. Xác định vai trò của bạn và dịch vụ bạn cung cấp và giao tiếp rõ ràng những khách hàng tiềm năng này để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào trong quá trình lập kế hoạch.