Làm thế nào để bạn phản ứng với một email từ một khách hàng hàng ngàn nằm dặm ai muốn mua sản phẩm của bạn? Để có được bóng lăn mỗi giao dịch bán hàng xuất khẩu phải chứa thông tin liên quan đến mô tả sản phẩm, giá cả, số lượng và giao thông vận tải, nhưng trong những hạn chế đó là một loạt các chi tiết khác có thể sai. Nhu cầu hướng dẫn rõ ràng về các điều khoản được sử dụng trong thương lượng hợp đồng bán hàng không thể được nhấn mạnh đủ.
Chúng ta hãy xem xét sáu thành phần chính để bán hàng xuất khẩu. Đây có thể không phải là tất cả những gì bạn cần chú ý, nhưng chúng là một điểm khởi đầu tốt.
1. Cuộc điều tra
Một khách hàng gửi một email yêu cầu thông tin về một sản phẩm cụ thể mà bạn thực hiện. Mặc dù bạn có thể có xu hướng thu hẹp cung cấp của mình để không làm cho khách hàng của bạn nhầm lẫn, việc mở rộng cung cấp của bạn mang lại cho khách hàng nhiều tùy chọn hơn, dẫn đến khả năng chấp nhận lớn hơn.
2. Đề nghị (đề nghị)
Khi bạn làm rõ các tùy chọn sản phẩm nào có sẵn cho khách hàng, hãy xem chi tiết từ đó. Hơn là tốt hơn ít hơn ở đây bởi vì khách hàng ngày nay có sự sang trọng của việc tìm ra chỉ là về tất cả mọi thứ có để biết về một sản phẩm nhờ Internet . Nhà nước tất cả các tính năng sản phẩm nổi bật: màu sắc, kích thước, giá cả, thành phần vật liệu, hình ảnh, một sản phẩm đảm bảo, nếu có, và bất cứ điều gì khác có liên quan đến yêu cầu của khách hàng.
Hãy chắc chắn để phân biệt những gì đặt sản phẩm của bạn ngoài những người khác, quá. Đây là một cái gì đó tất cả các nghiên cứu trên thế giới có thể không phát hiện ra khi một khách hàng làm bài tập về nhà của mình.
Lưu ý: Hãy cẩn thận khi gửi ảnh vì nếu bạn kết thúc giao hàng một sản phẩm trông không giống với sản phẩm trong ảnh, bạn có thể phải chịu trách nhiệm.
Người mua có thể tuyên bố rằng anh ta mong đợi những gì được nêu trong bức ảnh bất kể những gì được mô tả trong phiếu mua hàng.
3. Chấp nhận
Từ đó, khách hàng đang ở trong một vị trí để chọn một cái gì đó phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong thị trường của mình. Vì vậy, hãy nhớ cập nhật từng trang phiếu mua hàng và nêu rõ rằng “doanh nghiệp phải được chấp thuận trước tại trụ sở chính.” Lý do cho điều này là gì? Khách hàng có thể không có cảm giác cấp bách và quay lại với bạn sau một năm với sự chấp nhận của anh ấy dựa trên đề nghị ban đầu của bạn. Đến lúc đó, sản phẩm có thể đã bị ngừng hoặc được định giá cao hơn. Điều này mang đến cho bạn cơ hội tạo một ưu đãi mới dựa trên các điều kiện hiện tại.
4. Incoterms
Cho dù bạn là nhà nhập khẩu, xuất khẩu, môi giới, tư vấn, luật sư, ngân hàng, vận chuyển, bảo hiểm hoặc doanh nghiệp tham vọng của thương mại quốc tế, bạn nên tự làm quen với quy tắc Incoterm , được coi là cần thiết để sử dụng trong hợp đồng bán hàng hóa quốc tế. Điều đặc biệt quan trọng là bạn nắm vững Incoterms để chuẩn bị hóa đơn chiếu lệ - xem phần trích dẫn bên dưới.
Các nhà nhập khẩu và xuất khẩu phải đồng ý trước về vai trò của mình và các điều khoản, điều kiện và định nghĩa của việc bán hàng.
Người mua và người bán nên biết nơi rủi ro bắt đầu và kết thúc, ai chịu trách nhiệm về những gì (ví dụ: chi phí và tài liệu), ai sở hữu cái gì và tại điểm địa lý nào.
Ví dụ: để xác định định nghĩa FOB (miễn phí trên tàu), CIF (chi phí, bảo hiểm và cước phí), C & F (chi phí và cước phí) và ảnh hưởng đến hợp đồng bán hàng, hãy truy cập: Incoterms: Điều kiện giao hàng quốc tế
5. Trích dẫn
Mặc dù bạn nghĩ rằng khi khách hàng của bạn chấp nhận đề xuất của bạn rằng bạn đã sẵn sàng để xuất xưởng, bạn vẫn chưa. Bạn vẫn phải phát hành cái được gọi là hóa đơn chiếu lệ . Hóa đơn chiếu lệ có tất cả các thành phần quen thuộc của hóa đơn trong nước thông thường - mô tả sản phẩm, danh sách chi tiết các khoản phí và điều khoản bán hàng được liệt kê. Tham khảo ở đây để biết hóa đơn chiếu lệ là gì và cách thức chuẩn bị .
Khi khách hàng của bạn chấp thuận hóa đơn chiếu lệ, nó sẽ trở thành hóa đơn thực tế của bạn cho đơn đặt hàng.
Khách hàng cũng sẽ sử dụng hóa đơn chiếu lệ để nhận bất kỳ khoản tiền hoặc giấy phép nhập khẩu cần thiết nào. Khách hàng của bạn nên giao tiếp chấp nhận trong một hoặc hai câu viết ngắn, chẳng hạn như sau (thường qua email), với chữ ký: "Chúng tôi chấp nhận hóa đơn proforma của bạn số 1234 so với PO số ABCD của chúng tôi". Sau đó, bạn sẽ trả lời: "Xác nhận và xác nhận số PO của bạn ABCD đối với hóa đơn chiếu lệ của chúng tôi số 1234."
Đó là nó. Bạn có bán hàng hợp pháp. Tuy nhiên, trước khi bạn ra lệnh, bạn và khách hàng của bạn phải thương lượng các điều khoản thanh toán.
6. Thanh toán
Mọi người đều biết làm thế nào quan trọng là thu thập các khoản thanh toán trên các giao dịch ở nước ngoài. Điều tương tự cũng xảy ra đối với việc thanh toán kịp thời cho các nhà cung cấp ở nước ngoài. Có một danh mục bí mật về tài chính thương mại quốc tế mà chỉ những người trong chiến hào mới biết. Truy cập, Hướng dẫn của người trong cuộc để thực hiện thanh toán và nhận thanh toán trên các giao dịch ở nước ngoài để nhận thông tin.
Bây giờ tất cả các bạn phải làm là quay trở lại Incoterms của bạn và hóa đơn proforma, sản xuất hàng hóa và gửi chúng.