Cho rằng Taste of Chicago đầu tiên bắt đầu vào năm 1980, các nhà lập kế hoạch cho Taste có nhiều kinh nghiệm với việc lên kế hoạch cho một lễ hội ẩm thực cộng đồng. Văn phòng các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng quản lý chương trình và giám sát việc lập kế hoạch và thực hiện. Đội ngũ quản lý của nó cung cấp những lời khuyên sau đây cho những người có thể đang tạo ra một lễ hội tương tự cho lần đầu tiên hoặc mở rộng các yếu tố lập trình cho một lễ hội hiện có.
01 - Lời khuyên chung về quản lý lễ hội
Tổng giám đốc là người quản lý các yếu tố lễ hội khác nhau. Mary Slowik, tổng giám đốc của Taste of Chicago, đưa ra các gợi ý sau:
- Xác định đối tượng của bạn và xác định xem họ có muốn một lễ hội hay không.
- Nếu một chương trình tương tự đã tồn tại, tránh trùng lặp.
- Có được mua ở nơi bạn muốn tổ chức sự kiện.
- Thay đổi chương trình cho sự kiện đối tượng chung.
- Đảm bảo không gian có thể chứa đám đông.
- Đảm bảo các nhà cung cấp có thể xử lý khối lượng người tham dự.
- Tạo ngân sách và nhận giá thầu từ các công ty có uy tín.
- Nếu đây là lần đầu tiên bạn lên kế hoạch cho sự kiện, hãy thuê một nhà cung cấp lễ hội bên ngoài.
02 - Mẹo quản lý hoạt động lễ hội
Người quản lý hoạt động giám sát việc chuẩn bị trang web, giai đoạn và sản xuất, hỗ trợ sự kiện và bảo mật. John Truck, giám đốc điều hành cho Taste of Chicago trong 19 năm qua, khuyên những điều sau:
- Lễ hội yêu cầu làm việc với mọi người, vì vậy hãy chuẩn bị để luôn năng động và linh hoạt.
- Hãy chắc chắn rằng bạn có được một thiết bị tốt ở một mức giá tốt.
- Hãy chắc chắn rằng bạn thuê dàn dựng dàn dựng và giàn giáo.
- Nhận giá thầu và kiểm tra lịch sử của tất cả các nhà cung cấp, bao gồm cả tham chiếu.
- Giữ các tiêu chuẩn cao và đảm bảo mọi thứ đều được kiểm soát.
- Gặp gỡ với các nhà cung cấp hàng ngày trong suốt chương trình để quản lý nhóm làm việc.
- Hãy trở thành sự thật với từ ngữ và các nhà cung cấp, người biểu diễn và người thực phẩm sẽ trở lại và làm việc với bạn.
03 - Mẹo quản lý tài trợ lễ hội
Người quản lý tài trợ là người làm việc để kiếm được đô la tiếp thị để hỗ trợ cho sự kiện. Christine Jacob, người quản lý tài trợ cho Taste, cung cấp những lời khuyên sau đây:
- Nghiên cứu các sự kiện có thể so sánh ở nơi khác và nhân rộng thành công của họ.
- Nhắm mục tiêu các nhà tài trợ để cung cấp tiền mặt, hàng hóa và giá trị quảng cáo.
- Tạo danh mục nhà tài trợ trình bày.
- Tạo các loại tài trợ chính (ví dụ: ô tô, tài chính, đồ uống, phương tiện, v.v.).
- Tạo danh mục nhà tài trợ cho từng khu vực lập trình.
- Không cho phép các nhà tài trợ đi lang thang tại chỗ trong sự kiện này.
- Xác định các yêu cầu của nhà tài trợ sớm như điện, nước, v.v. và thông báo cho nhóm hoạt động để xác định các địa điểm tốt nhất.
04 - Liên hoan Concert / Talent Management Tips
Người quản lý tài năng là người thương lượng để đưa người biểu diễn đến một lễ hội. Jenenne Brown Mosely, quản lý tài năng cho Taste of Chicago, cung cấp các mẹo sau:
- Biết ngân sách của bạn: các nghệ sĩ tên tuổi lớn có thể từ 500.000 đến 1 triệu đô la trong 60-90 phút.
- Không chi tiêu quá nhiều cho một nghệ sĩ duy nhất cho sự kiện nhiều ngày.
- Hợp tác chặt chẽ với nhà tài trợ truyền thông của bạn để giúp bù đắp chi phí.
- Đàm phán với các nghệ sĩ có thể đã ở trong khu vực xung quanh sự kiện của bạn.
- Hãy để các tài năng biết nếu bạn đang cung cấp buổi hòa nhạc của họ như một chương trình miễn phí (có thể giảm phí).
- Hợp tác với các nhà tài trợ như hãng hàng không và khách sạn để bù đắp chi phí nghệ sĩ.
- Đảm bảo một tên tuyệt vời cho ngày khai mạc, trung bình và cuối cùng của bạn.
05 - Mẹo liên hoan quản lý tiếp thị
Người quản lý tiếp thị là người quản lý tất cả các liên lạc liên quan đến lễ hội. Cindy Gatziolis, giám đốc tiếp thị cho Taste, gợi ý những điều sau đây:
- Đối tác truyền thông sẽ giúp bạn giảm nhu cầu chi phí quảng cáo của mình.
- Kết hợp lễ hội thành quảng cáo hiện tại, quan hệ công chúng và chiến dịch tiếp thị.
- Lịch trình sản xuất tài liệu in ấn sự kiện sẽ giúp thúc đẩy thời hạn quy hoạch lễ hội.
- Tạo thông cáo báo chí riêng lẻ trên mọi yếu tố sản xuất cho lễ hội.