Làm thế nào để sản xuất một chương trình nghị sự họp ngắn gọn
Mẹo viết chương trình làm việc
Viết một chương trình nghị sự cho một sự kiện - đặc biệt là một sự kiện nhiều ngày — đôi khi rất khó khăn vì chương trình làm việc (hoặc hành trình lướt qua) cần phải ngắn gọn trong khi cung cấp tất cả các thông tin cần thiết.
Sau khi tất cả, hầu hết người tham dự sẽ quen thuộc với các chương trình đang được cung cấp và không muốn lug xung quanh một tài liệu rộng lớn để tìm ra nơi họ nên và khi nào. Đó là công việc của bạn như là một kế hoạch sự kiện để làm cho cuộc sống của người tham dự dễ dàng nhất có thể.
Các yếu tố cơ bản của chương trình làm việc phải chứa các thông tin sau:
- Tên và vị trí của sự kiện.
- Ngày và thời gian chính xác của mỗi sự kiện / hoạt động xuống đến quý giờ.
- Các loại sự kiện như phiên sáng tạo não-storming so với một phiên họp mục tiêu chiến lược thiết lập so với bảng thảo luận với các nhà lãnh đạo nhóm
- Thông tin quan trọng về sự kiện như cách mặc quần áo cho một buổi tụ họp nếu đó là bữa trưa, bữa tối hoặc tiệc cocktail (ví dụ: kinh doanh bình thường so với cà vạt đen)
- Mẹo: Luôn cho người tham dự biết nơi họ có thể tìm thêm thông tin, chẳng hạn như trang web của tổ chức lưu trữ.
Định dạng chương trình cuộc họp mẫu
Hầu hết các định dạng chương trình làm việc đều có phần tiêu đề ở giữa trang với một đến ba dòng văn bản có tên của sự kiện, tên của tổ chức lưu trữ sự kiện và ngày bắt đầu sự kiện.
Chương trình làm việc sau đó được tổ chức thành hai cột: cột bên trái chứa ngày và giờ. Ở bên phải là tên của sự kiện cùng với các chi tiết về hoạt động.
Chương trình làm việc của bạn nên dễ theo dõi và nếu đó là sự kiện diễn ra trong một ngày, hãy cố gắng lấy mọi thứ trên một trang. Hãy nhớ rằng, hành trình chung là một trong nhiều mục bạn được giao nhiệm vụ chuẩn bị cùng với các tài liệu mời chính thức khác như lời mời điện tử và bản in .
Bởi vì những người tham dự sẽ nhận được nhiều tài liệu truyền thông từ bạn, sẽ có nhiều cơ hội để cung cấp thông tin chuyên sâu trong một tài liệu khác.