Làm thế nào để đảm bảo rằng sự kiện của bạn thực hiện chạy trơn tru
Là khách mời, thay vì người lập kế hoạch sự kiện, cho bạn cơ hội để quan sát nhân viên hoạt động sự kiện đang hoạt động, một quan điểm mà từ đó thường dễ dàng nhận thấy những gì hoạt động tốt - và điều gì không.
Dưới đây là ba sai lầm bạn có thể sẽ thấy ở các sự kiện được quản lý kém, cùng với các mẹo để tránh những sai lầm như vậy tại các sự kiện của bạn.
Bảng đăng ký bị quản lý
Khi khách đi bộ đến một bảng đăng ký , nhân viên sự kiện nên được chào đón và sẵn sàng giúp đỡ khách hàng - bất kể tình hình là gì.
Nó không phải là dịch vụ theo định hướng hoặc thậm chí lịch sự để giả định rằng một người đi đến bảng đăng ký không thuộc về sự kiện này. Tuy nhiên, đây là chính xác những gì có thể xảy ra nếu nhân viên không được chuẩn bị hoặc tóm tắt đúng cách. Nhắc nhở nhân viên sự kiện rằng bảng đăng ký đại diện cho hình ảnh của chủ nhà và tổ chức đằng sau sự kiện. Nhân viên nên chào đón tất cả các khách tại bảng đăng ký và hỏi xem họ có ở đó để đăng nhập cho sự kiện này bằng tên sự kiện hoặc máy chủ hay không. Nếu một sai lầm đã được thực hiện, hầu hết khách sẽ tự sửa chữa và bào chữa cho mình. Nếu không, nhân viên cần được hướng dẫn cách tiếp cận tốt nhất tình hình.
Lòng tốt đi một chặng đường dài trong các hoạt động sự kiện.
Thiết lập sự kiện lộn xộn
Ở hầu hết các địa điểm, dịch vụ dọn dẹp dọn dẹp không gian tổ chức sự kiện và nhân viên hoạt động tiệc sau đó hoàn tất việc thiết lập . Nếu các hoạt động tiệc thả một ly và không dọn dẹp các mảnh vỡ, do đó, các mảnh vỡ vẫn còn trên sàn nhà - trừ khi nhân viên sự kiện dọn dẹp.
Mảnh vỡ của kính vỡ và các mảnh vụn khác không chỉ để lại một hình ảnh khủng khiếp, nhưng chúng cũng có thể tạo ra một mối nguy hiểm an toàn. Do đó, các nhà lập kế hoạch sự kiện tốt nhất sẽ luôn đến trước 1-2 giờ để bắt đầu quan sát thiết lập và thực hiện một loạt các hướng dẫn của khu vực và tìm kiếm các vật dụng khác trong vòng 30 phút và 15 phút trước sự kiện. Bất cứ điều gì nên được ra khỏi chỗ, kế hoạch sự kiện có thể mang nó đến sự chú ý của nhân viên tiệc.
Làm sạch theo thời gian
Với bất kỳ sự kiện nào, sẽ có hai lịch biểu (đôi khi cạnh tranh): chương trình làm việc của ban tổ chức và lịch làm việc của nhân viên điều hành địa điểm. Trách nhiệm của người lập kế hoạch sự kiện là đảm bảo cả hai đều phù hợp đồng bộ.
Buổi thuyết trình hoặc bài phát biểu của chương trình thường sẽ diễn ra ngay sau khi một số loại tiếp tân đến có thể bao gồm bảng đăng ký, thực phẩm và đồ uống. Thời gian của các hoạt động làm sạch và xé rách phải được hoạch định cẩn thận để không can thiệp hoặc làm gián đoạn chương trình nghị sự của chương trình. Khi không được thảo luận với nhân viên hoạt động sự kiện trước thời hạn, người lập kế hoạch sự kiện có thể thấy rằng các bảng và các vật dụng khác có thể bị xóa trực tiếp trước máy chủ hoặc loa khách, làm sao lãng mọi người trong phòng.
Nên lập kế hoạch sự kiện cần phải nhắc nhở người quản lý tiệc khi có nhân viên của họ làm việc và khi họ nên được yên tĩnh? Câu trả lời là có.
Điểm mấu chốt
Trong khi các địa điểm được quản lý tốt với các nhà quản lý hoạt động sự kiện siêng năng và nhân viên nên thực hiện công việc của người lập kế hoạch sự kiện dễ dàng hơn, thì việc thực hiện sự kiện hoàn hảo đó không phải luôn luôn như vậy. Các nhà hoạch định sự kiện tuyệt vời làm cho mọi chi tiết của một sự kiện thực hiện công việc kinh doanh của họ. Họ dành thời gian để thảo luận tất cả các khía cạnh của thiết lập, dịch vụ sự kiện và chia nhỏ với các nhà quản lý tiệc trước chính sự kiện và giám sát các hoạt động sự kiện trước, trong và sau để đảm bảo sự kiện tốt nhất có thể cho khách hàng.