Quản lý thời gian: Từ tầng nhà máy đến cuộc sống hàng ngày của chúng tôi
Nói chung, quản lý thời gian đề cập đến sự phát triển của các quy trình và công cụ làm tăng hiệu quả và năng suất - một điều mong muốn trong kinh doanh vì quản lý thời gian tốt được cho là cải thiện lợi nhuận. (Xem lịch sử ngắn gọn về quản lý thời gian bên dưới.)
Ngày nay, định nghĩa quản lý thời gian đã mở rộng để bao gồm cả cá nhân cũng như cuộc sống làm việc của chúng ta; quản lý thời gian tốt cũng được cho là cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của chúng ta và do đó, hạnh phúc chung của chúng ta.
Tuy nhiên, lý thuyết này không được chấp nhận rộng rãi. Ví dụ, “Không có gì là cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Có công việc, và có cuộc sống, và không có sự cân bằng, ”Sheryl Sandberg, Giám đốc điều hành của Facebook và tác giả của Lean In (mua trên Amazon) nói. Nếu đó là trường hợp, có bao nhiêu giá trị nằm trong việc áp dụng quản lý thời gian cho cuộc sống cá nhân của chúng ta?)
Trường hợp kinh doanh: Lịch sử tóm tắt về quản lý thời gian
Rễ của mọi quản lý thời gian là trong kinh doanh .
Cuộc cách mạng công nghiệp của thế kỷ 19 và sự phát triển của các nhà máy tạo ra một nhu cầu để chế tạo một mối quan hệ mới với thời gian. Nhà máy làm việc, không giống như lao động nông nghiệp, đòi hỏi đúng giờ. Mọi người phải học cách sống bằng đồng hồ chứ không phải bởi mặt trời.
Việc đi học trở nên nhiều (hoặc nhiều hơn) về việc chuẩn bị cho học sinh trở thành những công nhân nhà máy tốt với những thói quen đúng đắn. Đúng giờ và năng suất đã trở thành mục tiêu bao quát. "Thời gian là tiền bạc," Benjamin Franklin nói, một ý kiến đã trở thành thần chú của thế giới kinh doanh.
Đổ lỗi cho Taylor (và Ford Fellow)
Năm 1911, Frederick Winslow Taylor xuất bản Nguyên tắc quản lý khoa học, trình bày lý thuyết quản lý của ông dựa trên phân tích và tổng hợp các luồng công việc. Mục tiêu chính của Taylorism, như nó đã trở thành được biết đến, là để cải thiện năng suất lao động.
Tóm lại, Taylorism bao gồm việc quan sát công việc, tìm ra cách “tốt nhất” để thực hiện nó, phá vỡ nhiệm vụ thành các hành động rời rạc, và việc quản lý sau đó đào tạo nhân viên để thực hiện nhiệm vụ đúng cách.
Tác phẩm của ông có ảnh hưởng rộng lớn, đạt đến đỉnh điểm của nó, có lẽ, trong dây chuyền lắp ráp Model T của Henry Ford (1913). Mặc dù Ford không phát minh ra dây chuyền lắp ráp, ông đã tinh chế nó bằng cách lắp đặt các băng tải có thể sản xuất một Model T trong 93 phút.
Taylor được biết đến như là cha đẻ của khoa học quản lý và một kỷ luật hoàn toàn mới được sinh ra.
The Drucker Transformation
Rõ ràng, các công nhân nhà máy không phải là loại duy nhất của các doanh nghiệp làm việc. Công nhân cổ trắng cũng cần được “quản lý”. Peter Drucker đã tạo ra một lý thuyết quản lý dựa trên quản lý theo mục tiêu và nhu cầu quản lý kinh doanh bằng cách cân bằng các nhu cầu và mục tiêu khác nhau, thay vì trực thuộc một tổ chức theo một giá trị duy nhất ( Thực hành quản lý, 1954).
Thật khó để vượt qua ảnh hưởng của Drucker. Ông đã viết 39 cuốn sách và nghiên cứu liên tục của ông về cách tổ chức làm việc và ý tưởng của ông về trách nhiệm xã hội theo nghĩa đen định hình lại cảnh quan kinh doanh. Ông đã thấy trước nhiều sự phát triển của cuối thế kỷ 20 như sự nổi lên của người lao động tri thức (một thuật ngữ mà ông đặt ra) và sự xuất hiện của xã hội thông tin.
Năm 1958, cuốn sách đầu tiên về quản lý thời gian được James McKay xuất bản.
Trong nhiều lý thuyết về quản lý thời gian được đưa ra kể từ đó, công việc của Steven R. Covey xứng đáng được đề cập đặc biệt. 7 thói quen của ông về những người có hiệu quả cao (mua trên Amazon) (1989) vẫn là một trong những cuốn sách phi hư cấu bán chạy nhất hiện nay và cơ thể của ông đã làm rất nhiều để phổ biến khái niệm quản lý thời gian cá nhân.
Xem xét kỹ hơn về quản lý thời gian cá nhân
Khi chúng ta nghĩ về quản lý thời gian , hầu hết chúng ta nghĩ về quản lý thời gian cá nhân, được định nghĩa một cách lỏng lẻo như quản lý thời gian của chúng ta để lãng phí ít hơn khi làm những việc chúng ta phải làm để chúng ta có nhiều việc hơn để làm những việc chúng ta muốn làm.
Quản lý thời gian thường được trình bày như một tập hợp các kỹ năng; lý thuyết là khi chúng ta nắm vững các kỹ năng, chúng ta sẽ được tổ chức hơn, hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn.
Cho dù bạn có tin điều này hay không, bất kỳ người nào làm việc chắc chắn đều có thể hưởng lợi từ việc mài giũa bất kỳ hoặc tất cả các kỹ năng quản lý thời gian của họ.
Kỹ năng quản lý thời gian cá nhân bao gồm:
- đặt mục tiêu ;
- lập kế hoạch ;
- ưu tiên;
- quyết định;
- ủy quyền ;
- lên lịch.
Nhiều người thấy rằng các công cụ quản lý thời gian, chẳng hạn như phần mềm PIM và các ứng dụng điện thoại, giúp họ quản lý thời gian của họ hiệu quả hơn. Ví dụ: ứng dụng lịch có thể giúp bạn lên lịch và theo dõi các sự kiện và cuộc hẹn dễ dàng hơn.
Dù bạn sử dụng công cụ quản lý thời gian công nghệ hay bút và giấy cũ, tuy nhiên, bước đầu tiên trong quản lý thời gian hiệu quả là phân tích cách bạn hiện đang dành thời gian và quyết định những thay đổi nào sẽ được thực hiện.
Ví dụ: Tina thấy rằng việc học và áp dụng các kỹ năng quản lý thời gian đã tạo ra sự khác biệt lớn cho cả năng suất và cách cô ấy cảm nhận.