Đừng chỉ theo dõi thời gian của bạn; Quản lý nó!
Và sau đó họ ngừng làm điều đó bởi vì họ đã không nhận ra bất kỳ thay đổi tích cực nào. Chắc chắn, họ đã loại bỏ một vài sự kiện và ưu tiên một số sự kiện khác. Nhưng họ đã không thực sự quản lý bất cứ điều gì; họ vừa sắp xếp lại nó. Vào cuối ngày của họ, họ vẫn còn hoang mang và thất vọng.
Nhưng theo dõi cách bạn dành thời gian của bạn không phải là quản lý thời gian. Quản lý thời gian là về việc thay đổi cách bạn dành thời gian của mình.
Để quản lý thời gian hiệu quả , bạn phải áp dụng một hệ thống quản lý thời gian sẽ giúp bạn biết được những thay đổi có thể và nên được thực hiện ... có nghĩa là bước đầu tiên trong quản lý thời gian là phân tích cách bạn thực sự dành thời gian để bạn có thể xác định những thay đổi bạn muốn thực hiện.
Phân loại để quản lý thời gian hiệu quả
Làm thế nào để bạn thực sự quản lý thời gian? Bí mật nằm trong các danh mục. Nhìn vào lịch của bạn cho ngày mai. Nó có lẽ đã có đầy đủ các sự kiện và hoạt động mà bạn hy vọng đạt được. Khi bạn làm việc hoặc sau đó, bạn sẽ được điền vào các khoảng trống với các chi tiết về những gì bạn thực sự đã làm.
Vào cuối ngày, hãy xem danh sách và gắn nhãn mỗi tác vụ và / hoặc sự kiện với một trong các danh mục sau. Bao nhiêu thời gian trong ngày làm việc của bạn đã thực sự chi tiêu:
1) Đưa ra hỏa hoạn. Cuộc gọi điện thoại không mong muốn. Một báo cáo cần thiết cho một cuộc họp cần được in ngày hôm qua. Một tập tin bị thiếu nên có trên bàn làm việc của bạn . Bao nhiêu ngày của bạn đã thực sự chi tiêu trong chế độ khủng hoảng? Đối với hầu hết mọi người, đây là một thể loại tiêu cực làm cạn kiệt năng lượng của họ và cản trở năng suất của họ.
Trợ giúp với việc sắp xếp tệp
Cách thiết lập hệ thống quản lý tài liệu
Làm chủ hệ thống nộp hồ sơ của bạn
10 Lời khuyên cho việc tổ chức các tập tin điện tử
2) Xử lý sự gián đoạn. Cuộc gọi điện thoại và những người ghé qua văn phòng của bạn có thể sẽ nằm trong danh sách khi bạn chỉ định sự kiện cho danh mục này. Một lần nữa, đối với hầu hết mọi người, đây là một danh mục phủ định vì nó cản trở năng suất (và đôi khi giết chết).
Giúp đối phó với gián đoạn
Đối phó với cuộc gọi điện thoại đến
Duy trì lịch biểu khi làm việc
Chạy một doanh nghiệp dựa trên thành công với trẻ em
3) Thực hiện các nhiệm vụ được lên kế hoạch. Đây là cách sử dụng thời gian tích cực nhất trong ngày làm việc của bạn. Bạn đang kiểm soát và hoàn thành những gì bạn dự định thực hiện. Các nhiệm vụ được lên kế hoạch có thể bao gồm các cuộc gọi điện thoại , các cuộc họp với nhân viên, thậm chí trả lời email - nếu đây là những nhiệm vụ mà bạn đã đặt vào chương trình làm việc của mình.
4) Làm việc không bị gián đoạn. Bạn có thể không làm việc trên một công việc bạn đã lên kế hoạch để làm, nhưng bạn đang nhận được để thực hiện một cái gì đó, và đối với hầu hết mọi người, đây là một chế độ làm việc tích cực, rất hiệu quả .
5) Thời gian ngừng hoạt động liên tục. Những thời gian trong ngày làm việc được sử dụng để tái tiếp sinh lực và tập hợp lại. Ăn trưa hoặc nghỉ giữa buổi sáng có thể được tính nếu chúng không bị gián đoạn.
Nếu bạn đủ may mắn để làm việc với một công ty cung cấp các cơ sở làm việc tại chỗ hoặc các phòng ngủ (Fortune), điều đó cũng sẽ được tính. Mọi người đều cần một số lượng thời gian ngừng hoạt động không bị gián đoạn được xây dựng vào ngày của họ để làm việc hiệu quả trong thời gian làm việc của họ.
Một tuần của quá khứ của bạn là chìa khóa cho tương lai
Bây giờ bạn đã hiểu các loại của hệ thống quản lý thời gian này, đã đến lúc sử dụng chúng để phân tích tuần làm việc "điển hình" của bạn. Sử dụng bất kỳ hệ thống lịch nào bạn sử dụng để liệt kê các cuộc hẹn và hoạt động trong cuộc sống hàng ngày của mình, quay lại và chọn một tuần điển hình gần đây. Đi qua các mục của mỗi ngày làm việc và phân loại chúng theo các danh mục quản lý thời gian ở trên nếu bạn chưa có. Giữ tổng số hoạt động ở cuối mỗi ngày sẽ giúp bạn dễ dàng biết được bạn đã dành thời gian làm việc của mình mỗi ngày như thế nào.
Bây giờ bạn có dữ liệu bạn cần để thay đổi cách bạn dành thời gian làm việc. Bạn có dành quá nhiều thời gian để dập lửa? Sau đó, bạn cần phải thực hiện các thay đổi tổ chức hoặc thể chất để ngăn chặn hoặc trì hoãn các cuộc khủng hoảng liên tục này. Làm sạch và sắp xếp lại bàn làm việc của bạn , ví dụ, để bạn có thể tìm thấy các tập tin bạn cần một cách dễ dàng, và thiết lập một thói quen đưa các tập tin bạn cần cho ngày hôm sau trên bàn của bạn trước khi bạn rời đi trong ngày.
Không nhận được đủ thời gian chết liên tục trong ngày làm việc của bạn? Sau đó, bạn cần lên lịch cho bạn . Ví dụ, hãy ngừng ăn trưa tại bàn làm việc của bạn và rời khỏi tòa nhà để ăn trưa theo quy định của bạn.
Bằng cách áp dụng các loại công việc quản lý thời gian của tôi và thực hiện các thay đổi bạn cần để dành nhiều thời gian hơn trong ngày làm việc của bạn trong các danh mục tích cực và ít thời gian hơn trong danh mục phủ định, bạn sẽ thực sự có thể quản lý hiệu quả thời gian của mình - và hoàn thành mục tiêu thực sự của quản lý thời gian, để cảm thấy tốt hơn.