Mẹo quản lý thời gian cho cuộc gọi đi

Cách thực hiện cuộc gọi điện thoại đi của bạn hiệu quả hơn và mất ít thời gian hơn

Quản lý thời gian qua điện thoại rất quan trọng vì điện thoại vẫn là công cụ giao tiếp chính cho hầu hết các doanh nghiệp nhỏ. Nhưng phần lớn thời gian mà các doanh nghiệp sử dụng điện thoại là lãng phí thời gian. Thay vì giao tiếp với những người mà chúng tôi muốn liên lạc khi thực hiện cuộc gọi đi, chúng tôi sẽ mất thời gian nói chuyện với người khác hoặc máy móc, chơi các vòng liên tục của thẻ điện thoại.

Nhưng nếu chúng ta có thể gọi và nói chuyện với những người mà chúng tôi muốn nói chuyện, hãy nói những gì chúng tôi muốn nói và tiếp tục?

Hãy tưởng tượng chúng ta có thể làm việc hiệu quả hơn bao nhiêu và chúng ta phải làm bao nhiêu thời gian để làm những việc khác.

Vâng, chúng ta có thể - và tất cả phải mất là một chút chuẩn bị trước.

Thời gian quản lý điện thoại Lời khuyên cho các cuộc gọi đi

• Cho dù họ là những nhà cung cấp , khách hàng thường xuyên hay nhà thầu , nhiều người trong chúng ta đều gọi cùng một người nhiều lần. Giữ thông tin liên lạc của bạn được cập nhật với các chi tiết tiết kiệm thời gian để bạn không lãng phí thời gian cố gắng tiếp cận những người không có mặt.
  
  Ví dụ, nếu bạn biết rằng một người cụ thể mà bạn muốn tiếp cận sẽ ăn trưa từ 1 đến 2 giờ chiều mỗi ngày, tại sao lãng phí thời gian của tôi cố gọi cho cô ấy trong thời gian này?
• Lập trình các số cho những người bạn gọi thường xuyên vào điện thoại của bạn. Tôi ngạc nhiên bởi những người không làm điều này, như thời gian bạn tiết kiệm khi bạn không nhìn lên con số và đấm chúng trong là không kém tuyệt vời.
• Lên kế hoạch cho các cuộc gọi đi của bạn. Trước khi bạn gọi, hãy ghi lại mục tiêu chính của cuộc gọi và các điểm chính bạn muốn bao gồm. Điều này sẽ giúp bạn dính vào điểm khi bạn đang trên điện thoại và đảm bảo rằng bạn bao gồm mọi thứ bạn muốn bao gồm, tiết kiệm thời gian trong suốt cuộc gọi và tránh phải gọi lại vì bạn đã quên điều gì đó.

• Nếu bạn đang gọi ai đó được nhập vào cơ sở dữ liệu danh bạ của mình, hãy có tất cả thông tin về người bạn đang gọi trước mặt bạn khi bạn gọi. Cho dù bạn đang sử dụng máy tính để bàn, thiết bị di động hay Rolodex, đây là một trợ giúp bộ nhớ tuyệt vời trong suốt cuộc gọi. Thêm vào đó, nếu bạn không phải tìm kiếm một cái gì đó như tên của người chồng của khách hàng, bạn sẽ có tùy chọn ghi chú trong suốt cuộc gọi, tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

• Tất nhiên, nếu bạn muốn ghi chú trong khi gọi (hoặc làm bất cứ điều gì khác trong khi đang nói chuyện trên điện thoại), loa hoặc tai nghe tốt là điều cần thiết. Giải phóng đôi tay của bạn có thể giải phóng rất nhiều thời gian.
• Nếu bạn liên lạc với máy trả lời hoặc thư thoại của ai đó, hãy để lại tin nhắn hoàn chỉnh cung cấp số điện thoại của bạn hai lần và nêu rõ lý do bạn gọi . Ví dụ: "Đây là Susan Ward ở (số điện thoại). Tôi đang gọi điện để thảo luận về dự toán cho dự án của bạn. Bạn có thể liên hệ với tôi theo số (số điện thoại) chiều nay".
  
  Nói số của bạn hai lần cho người nhận tin nhắn một cơ hội tốt hơn nhiều để làm cho nó đúng và nhận được nó viết xuống mà không cần phát lại tin nhắn.
• Đừng nhượng bộ điện thoại . Khi bạn đang cố gắng liên lạc với ai đó và bạn đã không, nó rất hấp dẫn để gọi lại - có lẽ mỗi nửa giờ! Nhưng nếu bạn đã để lại một thông điệp thích hợp, không cần lãng phí thời gian của bạn để lại các tin nhắn lặp lại (và điền vào máy trả lời hoặc thư thoại của người đó). Cung cấp cho người bạn đang gọi một khoảng thời gian hợp lý để gọi lại, chẳng hạn như cho đến ngày làm việc tiếp theo.
• Lên lịch các cuộc gọi điện thoại của bạn và kết hợp tất cả chúng lại với nhau trong một khối thời gian, nếu có thể. Hầu hết chúng ta không giỏi về đa nhiệm và mất rất nhiều năng suất khi chúng ta lật qua lại từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Vì vậy, nếu bạn có một tá cuộc gọi để thực hiện trong một ngày cụ thể, sẽ hiệu quả hơn khi làm tất cả trong một giờ so với thực hiện một hoặc hai, và sau đó thực hiện ba cuộc gọi khác sau một giờ và thêm hai phút nữa sau đó.

• Đặt cuộc gọi điện thoại đi của bạn, nếu có thể. Nếu đó không phải là một cuộc gọi nhanh, khi bạn gọi ai đó lần đầu tiên, hãy tự giới thiệu, cho cô ấy biết tại sao bạn gọi điện thoại, và sau đó hỏi cô ấy xem đây có phải là thời điểm thuận tiện để nói hay không. . Sau đó, sắp xếp mà bạn sẽ gọi cho cô ấy tại thời điểm đó. Điều này có thể không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian tại chỗ mà còn tiết kiệm thời gian khi bạn gọi lại cho người đó vì cả hai bạn sẽ sẵn sàng thảo luận về vấn đề ban đầu bạn đã gọi.
• Nếu có thể, hãy thực hiện các cuộc gọi điện thoại đi của bạn trong "thời gian chính". Nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhiều người hơn ở văn phòng của họ vào sáng sớm và có thể đạt được từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng