Làm thế nào để tôi lập hóa đơn cho khách hàng?
Khi bạn bắt đầu một doanh nghiệp, một trong những nhiệm vụ đầu tiên của bạn là quyết định cách bạn sẽ thu tiền từ khách hàng.
Cách bạn nhận tiền từ khách hàng tùy thuộc vào loại doanh nghiệp của bạn.
- Nếu bạn nhận được tiền từ khách hàng thông qua thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, bạn không phải lo lắng về việc thu thập.
- Một số doanh nghiệp chỉ chấp nhận tiền mặt, nhưng có vấn đề với một doanh nghiệp tiền mặt, bao gồm cả việc không lưu giữ hồ sơ kinh doanh tốt.
- Nếu bạn không được thanh toán tại thời điểm bán hàng, bạn phải lập hóa đơn cho khách hàng (bao gồm cả các doanh nghiệp khác), điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần phải tìm cách để đảm bảo các hóa đơn này được thanh toán.
Quy tắc số 1 cho việc Khách hàng Thanh toán
Điều quan trọng nhất cần nhớ về thanh toán và thu thập từ khách hàng là hóa đơn không còn được thanh toán, thì càng ít khả năng bạn sẽ nhận được tiền của mình. Vì vậy, bạn sẽ cần phải thiết lập một quy trình thu thập cụ thể và đảm bảo bạn tuân theo quy trình đó với mọi khách hàng.
Hệ thống cho khách hàng thanh toán
Trước khi bạn mở rộng tín dụng cho khách hàng, hãy bắt đầu bằng cách tạo một số chính sách về chấp nhận tín dụng, kiểm tra tín dụng và liên lạc với khách hàng về quy trình thanh toán và thu tiền của bạn.
Sau đó, thiết lập một hệ thống để nắm bắt thông tin về khách hàng - người nợ tiền của bạn, số tiền còn nợ và số tiền đã được nợ.
Hầu hết các chương trình phần mềm kế toán doanh nghiệp đều có mô-đun khách hàng cho phép bạn nhập dữ liệu này.
Bạn có thể nhập các hóa đơn khi bạn thực hiện công việc hoặc phân phối sản phẩm và nhập các khoản thanh toán khi họ đến. Nhưng bạn phải theo kịp thủ tục giấy tờ này để theo dõi các khoản phải thu ( số nợ).
Báo cáo lão hóa phải thu của tài khoản là công cụ của bạn để quyết định chiến lược thanh toán cho khách hàng.
Gửi hóa đơn
Nhớ Quy tắc Bộ sưu tập số 1 khi bạn xem xét gửi hóa đơn. Nhiều doanh nghiệp chỉ gửi hóa đơn cho khách hàng mỗi tháng một lần, có nghĩa là họ có thể đợi đến sáu tuần để được thanh toán (một tháng để gửi hóa đơn, sau đó vài tuần trước khi khách hàng thanh toán).
Gửi hóa đơn thường xuyên hơn, hoặc thực hiện cuộc gọi điện thoại ở giữa, để thúc đẩy khách hàng nhắc nhở thanh toán. Một số công ty gửi hóa đơn theo lô, với một phần khách hàng nhận được hóa đơn hàng tuần. Việc thanh toán theo đợt này giúp giữ cho tiền mặt tiếp tục hoạt động liên tục hơn.
Lập kế hoạch chiến lược thư thanh toán của bạn
Hệ thống bộ sưu tập của bạn có thể bao gồm các cuộc gọi điện thoại, thư hoặc cả hai, tùy thuộc vào loại khách hàng của bạn. Một chiến lược là bắt đầu ở một mức độ thấp hơn của cường độ và mối quan tâm và dần dần trở nên quyết đoán hơn, sau đó tích cực. Chiến lược cấp độ tăng này có thể hoạt động đối với lời nhắc qua điện thoại hoặc thư hoặc email.
- Cấp một - "Rất tiếc"
Thư này giả định khách hàng quên gửi thanh toán; đó là "bạn có thể đã gửi nhưng thanh toán phải ở trong thư.
- Cấp độ 2 - Điều gì là sai?
Thư này giả định khách hàng muốn thanh toán nhưng các trường hợp bất thường đang ngăn chặn thanh toán. Thư hai đề xuất các phương thức thanh toán thay thế, nhưng đưa ra ngày công ty phải thực hiện thanh toán.
- Cấp độ ba - Ultimatum
Mức này phải là một chữ cái. Nó giả định rằng khách hàng sẽ không thanh toán và nêu rõ ngày mà công ty phải thực hiện thanh toán hoặc các quy trình thu nợ sẽ được bắt đầu. KHÔNG gửi thư này trừ khi bạn có ý định thực sự đi đến các khoản thu nợ này.
Nếu khách hàng không trả tiền, bạn sẽ phải thực hiện bước cuối cùng - đưa người đó đến tòa yêu cầu bồi thường nhỏ hoặc chuyển hóa đơn cho cơ quan thu nợ. Đọc thêm về các lựa chọn thay thế của bạn mà khách hàng của tôi không trả tiền.
Khách hàng thanh toán: Đặt tất cả cùng nhau
Tóm lại, đưa ra quyết định về chiến lược tổng thể của bạn cho việc thanh toán. Bạn sẽ gửi thư? Sử dụng điện thoại? Một sự kết hợp? Khi nào bạn sẽ gửi hóa đơn hoặc gọi điện thoại?
Đặt cùng một hệ thống chung, với các chữ cái và các kịch bản điện thoại, sau đó có tất cả mọi thứ được xem xét bởi luật sư của bạn để đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ pháp luật.
Sau đó, sử dụng báo cáo lão hóa phải thu của tài khoản để hướng dẫn bạn khi bạn làm việc thông qua các tài khoản khách hàng này và quyết định chiến lược thanh toán.