Chính sách chủ động là bí mật để nhận thanh toán
Dưới đây là bảy cách để đảm bảo bạn được thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ bạn bán.
1. Không tự động gia hạn tín dụng cho khách hàng / khách hàng mới.
Các doanh nghiệp nhỏ, giống như các doanh nghiệp lớn, cần phải có chính sách tín dụng tại chỗ cung cấp các nguyên tắc để xác định khách hàng hoặc khách hàng nào sẽ được gia hạn tín dụng và theo những điều khoản nào.
Thực hiện kiểm tra tín dụng thực sự có thể trả tiền giải thích cách thực hiện kiểm tra tín dụng của khách hàng ở Canada. Ví dụ, chính sách của doanh nghiệp bạn có thể không bao giờ chấp nhận séc cá nhân là thanh toán, nhưng chỉ có tiền mặt, thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng.
Nếu bạn đang xem xét mở rộng tín dụng vượt quá điểm đó cho khách hàng cá nhân hoặc khách hàng, bạn nên có quy trình thiết lập nơi khách hàng hoặc khách hàng phải điền vào đơn đăng ký tín dụng và / hoặc kiểm tra tín dụng của khách hàng.
Lệ phí cho một báo cáo tín dụng dao động từ khoảng 20 đô la đến hơn 1000 đô la, tùy thuộc vào mức độ chi tiết của báo cáo tín dụng, nhưng nó chắc chắn được chi tiêu tốt nếu nó ngăn bạn không được trả tiền cho công việc lớn đó hoặc bán hàng lớn.
2. Trả trước một phần.
Lo lắng rằng bạn sẽ không được trả tiền cho việc bán hàng hoặc dịch vụ đó? Nếu đó là hợp lý về giá của hàng hóa hoặc dịch vụ, yêu cầu một khoản tiền gửi hoặc người lưu giữ lên phía trước. Đây là một thực tiễn kinh doanh ngày càng phổ biến cho các hạng mục và dịch vụ bán vé cao hơn; không có khách hàng hợp lý nào bị xúc phạm bởi yêu cầu như vậy.
Ví dụ, nếu bạn cung cấp dịch vụ, bạn có thể tính một tỷ lệ phần trăm của hóa đơn dự kiến hoặc một số tiền được đặt làm người lưu giữ trước khi bạn bắt đầu làm việc trên một dự án với phần còn lại do hoàn thành nhiệm vụ. Hoặc phá vỡ hóa đơn thành ba phần ba, yêu cầu một phần ba trước khi bắt đầu công việc, một nửa thứ ba thông qua dự án và một phần ba sau khi hoàn thành.
Vẻ đẹp của một phần thanh toán là nó đảm bảo rằng bạn được trả tiền một cái gì đó ngay cả khi khách hàng hoặc khách hàng mặc định trên phần còn lại của dự luật.
3. Hóa đơn ngay lập tức.
Điều này có vẻ như không có trí tuệ nhưng tôi đã trực tiếp xử lý các doanh nghiệp không lo lắng gửi hóa đơn cho tôi trong nhiều tháng khi kết thúc cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được hiển thị. Bên cạnh đó là gây phiền nhiễu vì tôi muốn biết chính xác những gì các khoản phí được, tôi không thể không tự hỏi, nếu phần còn lại của thực hành kinh doanh của họ là như slipshod. Và với ví dụ của riêng họ, tại sao tôi phải vội vàng trả tiền cho họ?
Hóa đơn khách hàng / khách hàng nên được chuẩn bị và trình bày ngay lập tức khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn cho khách hàng hoặc ngay khi có thể hợp lý. Không làm như vậy có thể làm cho doanh nghiệp của bạn trông không quan tâm đến việc được thanh toán và làm chậm dòng tiền của bạn mà không có lý do gì. Chờ đợi để chuẩn bị hóa đơn của bạn vào cuối tháng, ví dụ, bạn có thể thêm nhiều như ba mươi ngày thêm vào thời gian chuyển đổi dòng tiền của bạn!
Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ và hệ thống POS (Point of Sale) giúp lập hóa đơn nhanh chóng dễ dàng.
4. Các điều khoản thanh toán của Nhà nước một cách rõ ràng và rõ ràng.
Nếu bạn muốn được thanh toán kịp thời, đừng để khách hàng hoặc khách hàng trả tiền để quyết định khi nào hóa đơn của bạn sẽ được thanh toán. Thay vì cung cấp cho họ những hóa đơn cho biết những điều mơ hồ như "Phải trả khi nhận được", hãy đảm bảo các hóa đơn của bạn có các điều khoản thanh toán cụ thể, chẳng hạn như "Phải trả trong vòng 30 ngày" hoặc "Ngày đến hạn: ____________". Xem Sử dụng hóa đơn khuyến khích hành động để biết thêm về điều này.
5. Thưởng cho khách hàng để thanh toán kịp thời.
Vẫy cà rốt tại khách hàng hoặc khách hàng, chẳng hạn như cung cấp cho khách hàng chiết khấu để thanh toán hóa đơn sớm, có thể giúp bạn được thanh toán nhanh hơn. Ví dụ: nếu chính sách thông thường của bạn là có thanh toán đến hạn sau 30 ngày, hãy giảm giá nhỏ, chẳng hạn như hai phần trăm cho khách hàng thanh toán trong vòng 14 ngày.
Tuy nhiên, cà rốt không luôn hoạt động; đôi khi bạn sẽ bị mắc kẹt khi lấy ra cây gậy và gọi điện để được giúp đỡ để có được số tiền bạn đang nợ. Phần còn lại của bài viết này đề cập đến những gì bạn cần biết về các phương pháp như sử dụng các đại lý thu thập.
Trước đó, tôi đề xuất 5 cách chủ động bạn có thể đảm bảo doanh nghiệp nhỏ của bạn được thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ bạn bán, chủ yếu bằng cách thực hiện kỳ vọng thanh toán của bạn rõ ràng cho khách hàng và thưởng cho họ để thanh toán kịp thời.
Thật không may, ngay cả khi bạn sử dụng tất cả những cách chủ động này để được thanh toán một cách nhất quán, bạn vẫn sẽ có một số tài khoản quá hạn. Khi cà rốt không hoạt động, đó là thời gian cho cây gậy - còn được gọi là bộ sưu tập.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách làm cho các bộ sưu tập thư của bạn và sử dụng các cơ quan thu phí càng hiệu quả càng tốt.
6. Thiết lập quy trình theo dõi cho khách hàng bỏ lỡ khoản thanh toán.
Càng nhanh chóng bạn theo dõi trên một khoản thanh toán bị mất, cơ hội của bạn càng được trả tiền càng tốt. Vì vậy, hãy thiết lập một hệ thống để gắn cờ các khoản thanh toán trễ nếu bạn cần và một quy trình chuẩn để liên hệ với khách hàng hoặc khách hàng khi thanh toán của họ bị trễ.
Thông thường, thủ tục như vậy bắt đầu bằng một lá thư đơn giản nói rằng hóa đơn là quá hạn và yêu cầu khách hàng chú ý ngay đến vấn đề này và sau đó chuyển qua một loạt các chữ cái sưu tập thể hiện sự quan tâm ngày càng tăng. Nếu không có thư trả lời cho những lá thư này, bạn còn lại với việc lựa chọn giữa việc viết ra hóa đơn như một món nợ xấu hoặc chuyển tài khoản sang một cơ quan đòi nợ .
Ngày nay, có nhiều kênh mà bạn có thể sử dụng để liên hệ với khách hàng. Tuy nhiên, một số có hiệu quả hơn những người khác. Nếu thời gian cho phép, tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng cuộc gọi điện thoại để "chạm vào cơ sở" với khách hàng hoặc khách hàng. Bạn muốn đi qua như là thân thiện và lịch sự, không đe dọa trong bất kỳ cách nào. Đôi khi người vừa quên hoặc bỏ lỡ nhìn thấy một hóa đơn và một cuộc gọi điện thoại nhanh chóng là tất cả phải mất - có nghĩa là bạn được trả tiền và bạn không phải đi qua bất kỳ phần còn lại của thủ tục bộ sưu tập.
Gửi thư bộ sưu tập qua email thật tuyệt vì nó tự động tạo một bản sao của thư bộ sưu tập cho các tệp của bạn - và tự động gắn dấu sao cho thư của bạn. Tuy nhiên, do lọc email và quá tải email, nó có thể không phải là một cách rất hiệu quả để nhận được thư bộ sưu tập của bạn cho khách hàng và khách hàng. Bạn cũng sẽ muốn gửi chúng theo những cách khác, chẳng hạn như thư thường, fax hoặc thậm chí chuyển phát nhanh, tùy thuộc vào quy mô và mức độ quan trọng của khoản nợ.
7. Chuyển tài khoản quá hạn sang một cơ quan thu nợ.
Cơ quan thu nợ thu nợ với một khoản phí hoặc tỷ lệ phần trăm của tổng số tiền nợ. Khoản phí này được tính dựa trên số nợ cũ (số tiền còn lại càng tốt) và số tiền mà một chủ nợ phải trả. Tỷ lệ chuẩn trong ngành cho các tài khoản doanh nghiệp tới doanh nghiệp là 30%. Tỷ lệ thu tài khoản người tiêu dùng cao hơn.
Tuy nhiên, các cơ quan thu thập có kinh nghiệm và kiến thức về thu nợ mà chúng tôi, như chủ doanh nghiệp cá nhân, không có và thuê một người có thể cũng có giá trị nó nếu một số tài khoản nổi bật phải đảm bảo nó.
Nếu bạn thuê một cơ quan thu nợ, lưu ý rằng mặc dù tại các cơ quan thu phí của Canada được quy định bởi tỉnh nơi họ hoạt động, điều đó không có nghĩa là bạn phải thuê một cơ quan thu tiền địa phương; chỉ cần rằng bạn cần phải chắc chắn rằng các cơ quan thu nợ bạn thuê được cấp phép đầy đủ và liên kết trong tỉnh của bạn.
Chính sách chủ động là cách tốt nhất để nhận thanh toán
Như bạn đã đoán, cách tốt nhất để đảm bảo bạn được thanh toán cho các sản phẩm bạn bán và dịch vụ bạn cung cấp là đặt các chính sách và thủ tục chủ động nhằm giảm số lượng tài khoản nợ quá hạn mà doanh nghiệp nhỏ của bạn phải xử lý .
Những điều như có chính sách tín dụng tại chỗ, thực hiện kiểm tra tín dụng đối với khách hàng và khách hàng, có chính sách thanh toán một phần và rõ ràng và trả trước về kỳ vọng thanh toán của bạn cả trực tiếp và trên hóa đơn của bạn sẽ đi một chặng đường dài để đảm bảo rằng bạn được thanh toán và doanh nghiệp nhỏ của bạn không bị mắc kẹt với rất nhiều nợ xấu.