Một hợp đồng đã ký kết có lợi cho cả hai bên sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc để xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp của bạn.
Mục tiêu của các cuộc đàm phán hợp đồng
Các mục tiêu thương lượng hợp đồng sau đây có thể được sử dụng để đánh giá hợp đồng đối với từng mặt hàng sau:
- Giải thích rõ ràng tất cả các điều kiện tiên quyết, điều khoản và điều kiện cần thiết
- Hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp không xác định được
- Bồi thường được ghi rõ: Tổng chi phí, lịch thanh toán, điều khoản tài chính
- Lời cảm ơn của: Ngày có hiệu lực, ngày hoàn thành / chấm dứt, ngày gia hạn
- Xác định và giải quyết các rủi ro và nợ tiềm ẩn
- Xác định và đặt kỳ vọng hợp lý cho mối quan hệ này hiện tại và trong tương lai
Chiến lược đàm phán hợp đồng lập kế hoạch
- Danh sách Xếp hạng ưu tiên của bạn Cùng với lựa chọn thay thế: Khi bạn phát triển chiến lược thương lượng hợp đồng, bạn có thể tiếp tục quay lại khu vực này để thêm các mục bổ sung. Bạn sẽ không thể thương lượng hiệu quả tất cả các lĩnh vực của hợp đồng cùng một lúc. Bạn muốn chắc chắn rằng điều quan trọng nhất đối với bạn là được thảo luận và thống nhất trước khi bạn chuyển sang các mục ít quan trọng hơn. Ngoài ra, bạn có thể muốn tham khảo các mục ít quan trọng nhất nếu bạn phải từ bỏ một cái gì đó để có được các mục hàng đầu của bạn.
- Biết sự khác biệt giữa những gì bạn cần và những gì bạn muốn: Xem xét các ưu tiên của bạn thường xuyên trong suốt quá trình lập kế hoạch đàm phán hợp đồng và một thời gian cuối cùng ở cuối. Hãy chắc chắn hỏi những câu hỏi khó: "Đây có thực sự là một ưu tiên cho công ty của chúng tôi, hay nó là một" tốt để có "?" "Ưu tiên này có phải là kết quả của một số cuộc tranh luận chính trị nội bộ hay là thực tế?"
- Biết dòng dưới cùng của bạn Vì vậy, bạn biết khi nào để đi xa: Có một khoản phí chi phí hoặc hàng giờ mà công ty của bạn không thể vượt quá? Bạn có nhận ra rằng một hoặc hai trong số các ưu tiên hàng đầu thực sự không thể thương lượng và bạn sẽ tốt hơn nếu bỏ qua hợp đồng này nếu nhà cung cấp không đồng ý với nó? Liệt kê những điều này cùng với lý do để chúng không bị lãng quên.
- Xác định bất kỳ hạn chế thời gian và điểm chuẩn nào: Trong bất kỳ dự án quan trọng nào, bạn sẽ muốn đặt tiêu chuẩn đo lường hiệu suất mà bạn mong đợi từ nhà cung cấp của mình. Nếu đây là điều cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, thì bạn sẽ muốn thương lượng một hình phạt công bằng và công bằng khi họ không được đáp ứng. Ví dụ: ngày hoàn thành dự án, ngày giao hàng cho lô hàng đầu tiên của các bộ phận, ngày bắt đầu cho dịch vụ, thời gian chờ, v.v.
- Đánh giá các khoản nợ tiềm ẩn và rủi ro: Tiềm năng cho một điều gì đó có thể xảy ra là gì? Nếu gặp phải những chi phí không lường trước được thì sao? Ai sẽ chịu trách nhiệm nếu các quy định của chính phủ bị vi phạm? Bảo hiểm của ai sẽ trả cho người lao động hợp đồng? Đây chỉ là một vài trong số các câu hỏi phổ biến hơn phải được giải quyết trong bất kỳ hợp đồng nào.
- Tính bảo mật, không cạnh tranh, giải quyết tranh chấp , thay đổi về yêu cầu: Đây là những mục khác có thể là một thương vụ tiềm năng gây trở ngại cho giao dịch hoặc giao dịch gần hơn. Ví dụ, nếu nhà cung cấp (hoặc một nhân viên) có khả năng được tiếp xúc với thông tin bí mật, bạn sẽ muốn chắc chắn một điều khoản bảo mật được đưa vào hợp đồng với trách nhiệm do nhà cung cấp giả định.
- Làm tương tự cho nhà cung cấp của bạn (tức là đi bộ một dặm trong đôi giày của họ): Bây giờ bạn đã hoàn thành quá trình lập kế hoạch đàm phán hợp đồng cho doanh nghiệp của mình , lặp lại quy trình tương tự như bạn là nhà cung cấp. Bạn nghĩ khu vực nào quan trọng nhất đối với họ? Rủi ro hoặc nợ phải trả nào họ muốn bạn giả định? Danh sách của bạn sẽ không được hoàn hảo, nhưng nó sẽ thành công trong việc đưa bạn vào một khung của tâm trí để nhìn vào những thứ từ quan điểm của họ. Đây là cách hợp tác tuyệt vời giữa khách hàng và nhà cung cấp được xây dựng.
Chuẩn bị
Trước khi các cuộc đàm phán hợp đồng thực tế bắt đầu, hãy đảm bảo các mục sau đây được xem xét và xác nhận:
- Xác định xem bạn có cần luật sư hợp pháp hay không: Thương lượng một hợp đồng cho một năm các dịch vụ quản lý trong một văn phòng nhỏ là khác biệt nhiều so với việc thương lượng hợp đồng thuê ngoài một trung tâm cuộc gọi khá lớn. Nếu bạn cảm thấy hơi khó chịu khi xem xét hợp đồng "hợp pháp", đừng ngần ngại giữ một luật sư chuyên đàm phán hợp đồng.
- On-Site hoặc Teleconference: Đồng ý khi nào các phiên đàm phán sẽ diễn ra. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có mặt trên bằng cách thương lượng tại trang web của nhà cung cấp, sau đó đề xuất lên phía trước rằng bạn sẽ đi du lịch với họ. Nếu khoảng cách quá xa để chi phí đi lại hiệu quả, hãy thiết lập một teleconference để thực hiện phiên đàm phán. Hãy chắc chắn rằng đó là một hội nghị video bởi vì ngôn ngữ cơ thể nói to hơn lời nói.
- Hãy chắc chắn rằng người đại diện cho nhà cung cấp có quyền thương lượng: Trước khi mọi người truy cập trang web của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp di chuyển đến trang web của bạn, đảm bảo người / đại diện nhà cung cấp có quyền thương lượng thay mặt công ty của nhà cung cấp. Nó sẽ là một sự lãng phí rất lớn thời gian để nghe vào cuối một phiên phủ định dài "Vâng, hãy để tôi lấy lại cho bạn sau khi tôi nghe những gì ông chủ của tôi đã nói về điều này."