Gửi email doanh nghiệp chuyên nghiệp đi xuống để tạo thói quen tập trung vào giao tiếp rõ ràng, gọn gàng và phù hợp.
1. Sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp
Khi bạn là chủ doanh nghiệp, tiến hành kinh doanh thay mặt cho công ty của bạn, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp. Lý tưởng nhất, điều đó có nghĩa là bạn có địa chỉ doanh nghiệp (ví dụ: yourname@yourbusiness.com) mà bạn sử dụng cho tất cả các giao tiếp kinh doanh.
Nếu không thể, bạn có thể tạo địa chỉ email miễn phí bao gồm tên doanh nghiệp của bạn (ví dụ: yourbusinessname@gmail.com). Sử dụng một địa chỉ email cá nhân rõ ràng là không liên quan đến doanh nghiệp của bạn có thể, tồi tệ nhất, làm tổn thương tính chuyên nghiệp của bạn và trong nhiều trường hợp bạn có thể không được thực hiện nghiêm túc.
2. Giữ tin nhắn ngắn gọn và ngọt ngào
Không có gì sai khi giải thích mọi thứ một cách chi tiết; nó có thể cung cấp sự rõ ràng và giảm hiểu lầm. Nhưng khi một thông điệp email bắt đầu trông giống như một cuốn tiểu thuyết, bạn có thể nhanh chóng mất sự chú ý của người nhận và gây nhầm lẫn vấn đề với thông tin không liên quan. Để tránh điều này, hãy liên kết với một chủ đề trên mỗi email và khi bạn cần thêm thông tin, hãy sử dụng các tiêu đề phụ được in đậm để các chi tiết quan trọng nhất rõ ràng.
3. Sử dụng dòng tiêu đề mô tả
Bạn đã bao giờ mở một thư điện tử dựa trên chủ đề, và kết thúc hoàn toàn bối rối và một chút khó chịu khi nó là về một cái gì đó hoàn toàn khác nhau? Vì bạn đã giữ từng email bạn viết giới hạn cho một chủ đề cho mỗi mẹo ở trên, bạn cũng nên đảm bảo rằng dòng tiêu đề của bạn phản ánh chủ đề đó và không có gì khác.
Điều này sẽ không chỉ giúp người nhận, nhưng nó cũng sẽ giúp bạn quản lý hộp thư email của mình dễ dàng hơn.
4. Tone It Down
Thật dễ dàng để mọi thứ bay khi bạn đang gửi email vì bạn có thể cảm thấy như mình được bảo vệ bởi màn hình máy tính của mình, nhưng một số cuộc hội thoại có thể dễ dàng bị hiểu lầm trong email. Trong thực tế, không có tín hiệu giao tiếp bằng lời nói để làm nóng tin nhắn bạn đang gửi, bất kỳ email nào cũng có thể bị sai. Nếu bạn đang gửi một tin nhắn có thể có vấn đề, đọc lại nó trước khi gửi và nếu bạn vẫn không chắc chắn, có lẽ bạn nên chọn điện thoại.
5. Làm cho chữ ký email của bạn hữu ích
Báo giá, khuyến mãi và bản tin đăng ký trong chữ ký email có thể có hiệu lực trong một số trường hợp, nhưng những mục đó không bao giờ được sử dụng chữ ký email của bạn cho những gì nó có nghĩa là để được sử dụng cho - cung cấp thông tin liên lạc của bạn. Email hoặc trả lời ban đầu của bạn phải bao gồm chữ ký email với tên đầy đủ, công ty và URL của bạn ở mức tối thiểu. Một số điện thoại, tiêu đề và thư giãn địa chỉ e-mail của bạn cũng không bị tổn thương.
6. Kiểm tra chính tả và kiểm chứng của bạn
Kiểm tra chính tả rất dễ dàng. Đặt làm cài đặt mặc định trong ứng dụng email của bạn để kiểm tra tất cả thư trước khi bạn gửi chúng.
Email là không chính thức và có một chút khoan hồng hơn với lỗi chính tả và ngữ pháp, nhưng có vẻ khủng khiếp khi gửi một thông báo lỗi với các lỗi. Điều cuối cùng bạn muốn là tạo ấn tượng xấu bởi vì bạn đang vội vã gửi email và bỏ qua kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn.
Email là phương thức giao tiếp quan trọng trong kinh doanh, ngay cả khi đó không phải là sở thích đầu tiên của bạn. Thực hiện theo các phương pháp hay nhất về email doanh nghiệp này sẽ giúp bạn giữ cho giao tiếp email của bạn chuyên nghiệp và hiệu quả , và bạn có thể tự tin rằng ấn tượng bạn đang tạo là tốt nhất.