Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn tinh chỉnh kỹ năng giao tiếp của bạn để bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và trở nên hiệu quả hơn bằng cách giao tiếp hiệu quả trong mọi tương tác bạn có trong doanh nghiệp nhỏ của mình.
Hạn chế phiền nhiễu và nghe
Lắng nghe là chìa khóa để giao tiếp hiệu quả, nhưng nó không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một cách để trở thành người nghe tốt hơn là cố gắng hạn chế sự xao lãng trong các cuộc trò chuyện khiến bạn khó nghe và hấp thụ những gì người khác đang nói. Điều đó có nghĩa là đóng ứng dụng email của bạn, tắt chuông điện thoại của bạn hoặc đóng cửa văn phòng của bạn. Bằng cách thực hiện những điều nhỏ nhặt này, bạn đảm bảo rằng người bạn đang nói chuyện đã hết sức chú ý.
Nó cũng quan trọng để hạn chế phiền nhiễu nội bộ, đó là, tất cả mọi thứ xảy ra trong tâm trí của bạn. Khi bạn có một số chủ đề để giải quyết trong một cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện vội vã thông qua họ để có được tất cả các ý tưởng của bạn có thể hấp dẫn, nhưng điều này gây ra sự nhầm lẫn và có thể làm cho người khác cảm thấy như đầu vào của mình không quan trọng.
Chậm lại và nhớ rằng giao tiếp là một con đường hai chiều. Thiết lập một giao dịch cho phép cả hai bên có tiếng nói của họ.
Hãy đáp ứng
Một trong những điều tồi tệ nhất bạn có thể làm khi xung đột nảy sinh hoặc ai đó có khiếu nại về doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ của bạn, v.v. là bỏ qua nó. Trong hầu hết các trường hợp, một số loại phản hồi sẽ được phát hành ngay lập tức, ngay cả khi đó chỉ là một tuyên bố ngắn gọn mà bạn sẽ xem xét vấn đề.
Nếu bạn chờ đợi cho đến khi bạn có tất cả các thông tin cần thiết trước khi liên hệ với bên không vui, họ có thể kết thúc không chỉ không hạnh phúc mà bây giờ cũng tức giận. Giữ cho các đường giao tiếp mở trong mọi tình huống bằng cách đáp ứng càng tốt và đảm bảo rằng những người liên hệ với bạn cảm thấy vấn đề của họ quan trọng đối với bạn.
Đặt câu hỏi đúng
Vì vậy, nhiều thông tin liên lạc dựa vào việc nhận được thông tin bạn cần, và nhiều lần điều này có nghĩa là bạn cần phải hỏi đúng loại câu hỏi. Có những manh mối về những câu hỏi mà bạn nên hỏi trong mọi phần của cuộc trò chuyện mà bạn đang gặp phải. Bạn cần có khả năng lắng nghe và tìm hiểu những đầu mối đó để tìm ra câu hỏi nào sẽ làm sáng tỏ thông tin bạn cần.
Hãy xem xét trường hợp của một nhân viên không đạt được mục tiêu và thường không hài lòng với công việc. Nếu bạn không hỏi đúng câu hỏi, bạn có thể không bao giờ đến được gốc của vấn đề, có thể là bất cứ điều gì từ các vấn đề cá nhân để không bị thách thức.
Tận dụng tối đa cuộc họp
Các cuộc họp nổi tiếng là những người lãng phí thời gian nếu họ không được lên kế hoạch và tổ chức kỹ lưỡng. Nếu bạn là người tổ chức, điều đầu tiên bạn nên làm để tôn trọng thời gian của mọi người và làm cho cuộc họp của bạn hiệu quả nhất có thể là lên lịch trước.
Sau đó, dành thời gian để chuẩn bị một chương trình nghị sự vạch ra các điểm tập trung và đặt cấu trúc cho cuộc họp.
Dưới đây là một số mẹo cuộc họp thông minh khác sẽ giúp bạn đảm bảo các cuộc họp của bạn hiệu quả:
- Xác nhận thời gian họp trong các múi giờ thích hợp từ một đến hai ngày trước cuộc họp.
- Chỉ định người điều hành cuộc họp quản lý cuộc họp và đảm bảo những người tham gia gắn bó với chương trình làm việc.
- Khuyến khích đầu vào và câu hỏi từ mọi người trong cuộc họp.
- Ghi chú hoặc chỉ định người khác ghi chú, để nắm bắt các chi tiết quan trọng của cuộc họp.
Kết hợp các phương thức giao tiếp
Giao tiếp trực tiếp hoặc thoại thành giọng nói thật tuyệt vời để loại bỏ những thách thức về thời gian thường đi kèm với email. Nhưng nó cũng có thể tạo ra nhiều câu hỏi và nhầm lẫn hơn nếu tất cả các bên liên quan không có trên cùng một trang.
Ngay cả khi hầu hết các giao tiếp của bạn diễn ra qua điện thoại hoặc tại các sự kiện mạng , bạn có thể tạo các email tóm tắt phác thảo những gì đã được thảo luận, các bước tiếp theo là gì và ai chịu trách nhiệm về những gì. Nó có thể là một cách tuyệt vời để kết hợp các phương thức giao tiếp khác nhau để truyền thông chuyển tiếp có hiệu quả hơn (và ít khó hiểu hơn).
Tập trung vào dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng tốt phụ thuộc vào giao tiếp hai chiều. Thông thường, khi xung đột nảy sinh với khách hàng, chìa khóa để giải quyết là giao tiếp để phát hiện vấn đề, sau đó tiếp tục giao tiếp cho đến khi giải pháp được xác định.
Một cách để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng của bạn là bằng cách giữ các đường truyền thông mở. Nó có nghĩa là yêu cầu đầu vào về cách mọi thứ đang diễn ra và cách họ cảm nhận về các sản phẩm và dịch vụ mà bạn đang cung cấp. Nó có thể được thực hiện vào cuối của một dự án, trong các cuộc hội thoại hàng ngày, với một nhóm tập trung , hoặc thông qua các cuộc điều tra chính thức.
Sử dụng Phản hồi bạn nhận được
Nếu bạn đã giao tiếp với khách hàng của mình, có thể bạn sẽ nhận được phản hồi thường xuyên, ngay cả khi bạn không thu hút nó thông qua các phương thức chính thức. Nó có thể là một mỏ vàng thông tin hữu ích về cách thức doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của bạn được khách hàng và khách hàng tiềm năng cảm nhận. Để có hiệu quả, tuy nhiên, bạn phải sử dụng dữ liệu này để thay đổi và cải thiện quy trình của bạn. Tạo một quy trình để thu thập phản hồi bạn nhận được ở một nơi, sau đó dành thời gian mỗi tháng hoặc hai lần để phân tích dữ liệu và tạo kế hoạch triển khai và theo dõi các cải tiến.
Cuối cùng, giao tiếp hiệu quả có thể là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn sử dụng trong doanh nghiệp của mình. Nếu kỹ năng giao tiếp của bạn có thể sử dụng một số tinh chỉnh, hãy dành thời gian để phân tích cách bạn giao tiếp, và kết quả giao tiếp của bạn. Sau đó tập trung vào những cách bạn có thể cải thiện theo thời gian. Bạn có thể ngạc nhiên rằng điều đó thay đổi mối quan hệ của bạn với nhân viên, khách hàng và đồng nghiệp cho tốt hơn.