Mặc dù nhiều doanh nhân có thể hạn chế bảng tính Excel của họ sử dụng hệ thống sổ kế toán của họ, vì họ thấy chương trình phù hợp hơn cho việc theo dõi, đăng và ghi lại giao dịch, Excel có thể nhanh nhẹn cho các hoạt động kế toán. Với sự hiểu biết về các công thức phù hợp và phương pháp xử lý cơ bản, ngay cả chủ sở hữu doanh nghiệp toán học phobic nhất cũng sẽ tìm thấy bảng tính Excel dễ điều hướng.
Bảng tính Excel nào cần cung cấp
Excel là một chương trình Microsoft Office được thiết kế để giúp tính toán, bảng, biểu đồ và so sánh dữ liệu để tham khảo hiện tại và tương lai. Và giống như hầu hết các chương trình khác của Microsoft, các tính năng của nó là mạnh mẽ và có thể được sử dụng với ít hoặc phức tạp như bạn muốn.
Ngoài tính năng kế toán đơn giản, các tính năng kế toán trong Excel có thể giúp bạn xác định nơi doanh nghiệp của bạn đứng về tài chính, tạo báo cáo chi tiết, theo dõi danh sách nhà cung cấp, nhân viên và khách hàng và chuẩn bị hồ sơ của bạn cho mùa thuế mỗi năm.
Dưới đây là một vài ví dụ về cách sử dụng bảng tính Excel cho kế toán doanh nghiệp nhỏ cơ bản.
Cách sử dụng Excel để theo dõi nguồn cung cấp, mua hàng và chi phí
Nhập dữ liệu vào Excel để duy trì một bản ghi về các giao dịch mua bán, chi phí bán hàng và chi phí của bạn là tương đối đơn giản. Khi mở Microsoft Excel, hãy bắt đầu một trang tính mới và bắt đầu gán nhãn cho các cột sẽ chứa ngày tháng và giá trị số cho mỗi đơn đặt hàng, mỗi lần bán hàng và mỗi chi phí.
Khi cột của bạn được gắn nhãn, hãy nhập số tiền mua, bán hoặc chi phí cung cấp trong mỗi cột vào hàng thích hợp với ngày chính xác.
Để xem quy trình đơn giản này hoạt động, dưới đây là video hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua các bước: Cách sử dụng Microsoft Excel cho kế toán doanh nghiệp nhỏ.
Cách sử dụng các công thức cơ bản và các phím tắt trong Excel
Trong hướng dẫn trước, bạn có thể nhận thấy người hướng dẫn đã tạo các công thức tổng trong Excel để tính toán lợi nhuận dựa trên việc mua hàng cung cấp, dữ liệu bán hàng và chi phí. Các công thức giúp các chuyên gia kế toán và doanh nhân cũng điều hướng các tính năng của Excel hiệu quả hơn.
Vì vậy, trước khi bạn đi sâu vào các giải thích chi tiết hơn về kế toán doanh nghiệp nhỏ cơ bản với dữ liệu bạn đã nhập vào trang tính Excel, có thể hữu ích khi tìm hiểu thêm về các mẹo, thủ thuật và công thức mà bạn có thể sử dụng tốt trong tương lai.
Dưới đây là một video hướng dẫn hữu ích bao gồm một số công thức mới nhất và hữu ích trong Excel: Top 25 Excel 2016 Mẹo và thủ thuật.
Làm thế nào để sử dụng Excel để tạo ra một tuyên bố lợi nhuận và thua lỗ
Hầu hết các doanh nhân thích có thông tin liên quan đến lợi nhuận hoặc thua lỗ của doanh nghiệp của họ tách biệt với các dữ liệu khác. Điều này cho phép họ xem xét và so sánh doanh thu của họ trong các thời điểm khác nhau trong năm, những thay đổi cụ thể trong dự án hoặc khối lượng công việc của họ hoặc cho bất kỳ số điều kiện nào có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tài chính của công ty.
Cách tốt nhất để xem thông tin này một cách riêng biệt là trong báo cáo lợi nhuận và lỗ (P & L) hoặc báo cáo thu nhập.
Rất may, Excel có các mẫu được tạo sẵn để giúp bạn tạo, điền vào và duy trì báo cáo lợi nhuận và thua lỗ khi bạn điều hành doanh nghiệp của mình. Nhưng tốt nhất là hãy tìm hiểu cách các câu lệnh P & L hoạt động thủ công bất kể bạn chọn sử dụng các mẫu được cung cấp trong chương trình hay không.
Để xem cách xây dựng một tuyên bố lợi nhuận và thua lỗ đơn giản trong Excel mà không có sự trợ giúp của mẫu, dưới đây là hướng dẫn bằng video minh họa cách bắt đầu: Tạo Tài khoản Quản lý Sử dụng Excel: Báo cáo Lợi nhuận và Lỗ.
Cách sử dụng Excel để tạo báo cáo và trang tính
Báo cáo chi phí, báo cáo bán hàng, bảng cân đối kế toán, sổ cái chung, bạn đặt tên cho nó. Nếu có một người giữ sách và kế toán thích tạo báo cáo của nó.
May mắn thay, Microsoft Office đã tạo ra các báo cáo dễ dàng hơn với mỗi bản cập nhật phần mềm Excel mới.
Là chủ doanh nghiệp, tạo báo cáo không phải là điều bạn chuẩn bị đơn giản cho nhà đầu tư, đối tác kinh doanh hoặc cán bộ cho vay ngân hàng của bạn. Báo cáo cho phép bạn chụp tổng quan chung hoặc chi tiết cụ thể về sức khỏe tài chính của công ty bạn mà không cần một lượng lớn dữ liệu để giải thích kết luận. Như vậy, họ vô cùng hữu ích với bạn như một doanh nhân để đánh giá trạng thái của doanh nghiệp của bạn trong nháy mắt, mọi lúc.
Để tìm hiểu cách tạo báo cáo tóm tắt đơn giản, dưới đây là hướng dẫn bằng video hướng dẫn cách tạo báo cáo bán hàng trong Excel: Tạo Báo cáo bán hàng trong Excel: Cấp cơ bản.
Báo cáo chi phí yêu cầu một vài bước khác nhau. Để bắt đầu, đây là video hướng dẫn cách tạo báo cáo chi phí hoặc trang tính: Microsoft Excel: Tạo một Bảng Chi phí Đơn giản.
Nếu bạn quan tâm đến việc thêm đồ họa trực quan vào báo cáo cho phép người đọc hiểu rõ hơn thông tin, dưới đây là video hướng dẫn cách tạo bảng tổng hợp, biểu đồ thanh và trang tổng quan: Giới thiệu về Bảng tổng hợp, Biểu đồ và Trang tổng quan trong Excel .
Và một hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ sẽ không có sổ cái chung là gì? Dưới đây là một video hướng dẫn kỹ lưỡng về việc tạo sổ cái chung cho doanh nghiệp của bạn: Tạo một sổ cái chung bằng Excel.
Mở rộng Microsoft Excel Bí quyết của bạn
Nếu Microsoft Excel là một chương trình bạn hiếm khi được sử dụng trước khi sở hữu một doanh nghiệp, nó có thể có vẻ đáng sợ mặc dù thiết lập hợp lý của nó. Tuy nhiên, có những chuyên gia sử dụng Excel hàng ngày, những người vẫn không chắc chắn về tất cả các tính năng tiên tiến nhất của chương trình. Đó là tính linh hoạt và khả năng truy cập toàn diện này làm cho nó rất phù hợp như một công cụ cho kế toán doanh nghiệp nhỏ.
Một cách để đảm bảo giấc mơ kinh doanh của bạn có thể phát triển và mở rộng đến cấp độ tiếp theo là đóng một vai trò tích cực trong các thủ tục kế toán của doanh nghiệp bạn. Bắt đầu với các chức năng đơn giản nhất của nó, các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể học cách quản lý hồ sơ tài chính của họ và phát triển các kỹ năng Excel của họ cùng với sức khỏe tài chính của công ty họ.
Ngoài các video hướng dẫn bao gồm ở trên, Microsoft cũng có thư viện đào tạo Excel riêng của họ có thể giúp bạn tinh chỉnh các kỹ năng Excel của bạn để bạn có thể tận dụng công cụ hơn nữa trong doanh nghiệp nhỏ của mình.