Nhiều chủ doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới đóng góp một phần thành công của họ vào việc lưu trữ hồ sơ tuyệt vời.
Họ theo dõi mọi chi phí và mọi khoản tiền gửi mà doanh nghiệp phải gánh chịu để giảm thiểu chi phí không cần thiết và do đó giảm chi phí điều hành doanh nghiệp. Mặt khác, có hồ sơ tài chính tốt sẽ làm cho nó ít có khả năng trả tiền thuế mà không phải là thu nhập. Dưới đây là mô tả sinh động về 5 mẹo lưu giữ sổ sách chính cho chủ doanh nghiệp nhỏ.
Không ngừng theo dõi hóa đơn kinh doanh của bạn
Là chủ sở hữu của doanh nghiệp, bạn nên biết thực tế là hóa đơn trễ hoặc không thanh toán sẽ tự động làm tổn thương luồng tiền của bạn, do đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp. Không cho phép khách hàng ở lại với tiền của bạn trong thời gian dài. Để quản lý điều này, bạn nên đảm bảo rằng không có khách hàng đặt mua vật liệu mới trừ khi họ đã thanh toán đơn đặt hàng trước đó.
Một cách khác để xử lý các khoản thanh toán chưa thanh toán hoặc trễ là đặt thời hạn cho mỗi khách hàng mà bạn mở rộng tín dụng của nhà cung cấp để trong trường hợp không đáp ứng thời hạn, một hình phạt được tính vào số tiền mà doanh nghiệp nợ họ.
Vì vậy, tốt là không cho phép các khoản nợ xấu tích luỹ cho doanh nghiệp của bạn.
Các khoản thanh toán phải thu riêng biệt từ các khoản cho vay
Một trong những nguyên nhân của thất bại kinh doanh là quản lý quỹ kém. Việc kết hợp các khoản tiền gửi của khách hàng cùng với số tiền mà doanh nghiệp đã vay có thể dẫn đến nhầm lẫn và sau đó biến thành khủng hoảng tài chính.
Do đó, nên có phần mềm có khả năng lưu giữ hồ sơ của cả thu nhập và các khoản vay một cách riêng biệt để dễ dàng và nhanh chóng theo dõi bất cứ khi nào cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi những gì là của bạn và những gì doanh nghiệp được nợ.
Phân bổ thời gian trên cơ sở hàng tuần để xem xét sách của bạn
Theo nhiều doanh nhân thành công, việc xem lại sách của bạn hàng tuần sẽ giúp bạn cập nhật về trạng thái doanh nghiệp của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể quản lý dòng tiền của bạn, nhận biết chi phí hàng tuần của bạn cũng như được thông báo đầy đủ về hóa đơn hiện tại.
Ở trên cũng cho phép bạn theo dõi và đánh giá thu nhập hàng tuần và chi phí phát sinh của doanh nghiệp. Bạn sẽ có thể theo dõi và phân tích bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh. Một cách khác để theo dõi tất cả các chi phí và thu nhập được tạo ra bởi doanh nghiệp là phải có một thẻ tín dụng kinh doanh vì nó giữ một hồ sơ của tất cả các chi phí. Hơn nữa, nó kiềm chế bạn sử dụng tiền mặt và do đó mất hóa đơn sẽ là một điều của quá khứ.
Giữ tất cả hồ sơ tài chính của bạn và sao lưu chúng
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của một chủ doanh nghiệp nhỏ có tầm nhìn xa trông rộng là đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh hàng ngày đều được giữ lại để tham khảo trong tương lai.
Luôn đảm bảo rằng bạn có tất cả các báo cáo ngân hàng và thẻ tín dụng, báo cáo lợi nhuận và lỗ, bảng cân đối kế toán, hóa đơn và hóa đơn cho doanh số bán hàng và dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp. Điều này sẽ cho phép bạn thiết lập một nền tảng tài chính tốt cho doanh nghiệp của bạn ngay cả khi nó mở rộng.
Lấy phần mềm kế toán đơn giản đáp ứng mọi nhu cầu kinh doanh của bạn
Đây là một trong những mẹo giữ sách quan trọng nhất cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Điều này là bởi vì nó mang lại cho bạn một cơ hội để truy cập vào tình trạng tài chính của bạn bất cứ lúc nào. Hầu hết các chương trình phần mềm kế toán này đều dễ sử dụng hoặc khá dễ học. Họ cũng rất đa nhiệm với khả năng để làm việc ra tất cả các chi phí của bạn cũng như thu nhập của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bạn nên tham khảo ý kiến kế toán được đào tạo trước khi mua bất kỳ phần mềm kế toán nào. Điều này là do thực tế là một số rất phức tạp và có thể khó sử dụng.
Vì vậy, khi đi cho một phần mềm kế toán như là một chủ doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là đi cho phần mềm đó là dễ sử dụng và rất đáng tin cậy.