Hãy là trưởng
Hầu hết các sự kiện là một nỗ lực chung giữa nhiều phòng ban khác nhau, nhưng vào cuối ngày, phải có một nhà lãnh đạo để giám sát toàn bộ quá trình sản xuất. Mỗi người trong nhóm nên tập trung vào chuyên môn của họ và hiểu tầm quan trọng của ranh giới của họ. Xác định mình là người lập kế hoạch dẫn đầu ngay từ đầu dự án. Giải thích cho đồng nghiệp của bạn về tầm quan trọng của luồng thông tin và minh họa điều gì xảy ra khi các giao thức bị bỏ qua. Vì không ai muốn chịu trách nhiệm về việc tạo ra một vấn đề, hãy giải thích các quy tắc đối thoại nội bộ vào ngày đầu tiên.
Ban tổ chức
Mục tiêu ở đây là ghép nối những người lao động có trách nhiệm sẽ giao nhau theo một cách nào đó. Ví dụ: bộ phận tiếp thị phải ở trên cùng một ủy ban với nhóm hình ảnh âm thanh để đảm bảo tất cả đồ họa và biểu trưng được hiển thị chính xác. Tạo các nhóm tự nhiên cần phải làm việc cùng nhau sẽ loại bỏ rất nhiều email thừa có xu hướng bị mất trong quá trình phát ngẫu nhiên.
Chọn một liên hệ từ mỗi ủy ban để báo cáo lại cho bạn những phát triển gần đây.
Thời hạn
Đăng trước thời hạn trước sẽ giảm mức độ căng thẳng cho mọi người tham gia. Bạn có thể củng cố giá trị của thời hạn của bạn bằng cách tạo một sơ đồ minh họa cách thức hoạt động của mỗi ủy ban để mang mọi thứ lại với nhau.
Nhân viên thường đáp ứng tốt hơn khi họ biết một bộ phận khác đang chờ phản ứng của họ. Chia sẻ thông tin này giữ cho quy trình minh bạch và nhấn mạnh trách nhiệm mà không sử dụng hành động tiêu cực.
Giữ thông tin cho nhân viên điều hành
Một trong những sai lầm lớn nhất bạn có thể làm là làm việc đằng sau hậu trường cho đến khi bạn sẵn sàng trình bày ý tưởng cho các nhà lãnh đạo điều hành của mình. Hiếm khi, nếu bao giờ, bạn sẽ đi bộ vào văn phòng của họ và rời đi mà không cần phải thay đổi một số khía cạnh của sự kiện của bạn. Tiết kiệm cho mình sự thất vọng này bằng cách chủ động gặp họ thường xuyên trong quá trình lập kế hoạch. Việc thay đổi ở giữa dự án của bạn dễ dàng hơn nhiều so với việc quay vòng lại ở cuối.
Liên hệ với nhà cung cấp của bạn
Một sai lầm dường như vô tội khác có thể xảy ra là liên lạc phụ với các nhà cung cấp . Nó xảy ra khi một đồng nghiệp chủ động liên lạc trực tiếp với một nhà cung cấp để chia sẻ các chi tiết lập kế hoạch mà bạn không biết. Kết quả của các cuộc trò chuyện bên này có thể có tác động lớn đến sự kiện kết hợp với nhau như thế nào. Cách duy nhất để ngăn chặn điều này là hạn chế nhà cung cấp của bạn lấy đơn đặt hàng từ các nhân viên khác. Bạn có thể nghĩ rằng nó nghe có vẻ khắc nghiệt lúc đầu, nhưng bạn sẽ ngủ dễ dàng hơn nhiều khi biết tất cả các thông tin chảy qua bạn.
Cập nhật chủ động
Là người lập kế hoạch dẫn đầu cho một sự kiện yêu cầu bạn chia sẻ nhiều thông tin như bạn nhận được. Giữ một tài liệu lập kế hoạch tổng thể vạch ra chi tiết của sự kiện và gửi các cập nhật hàng tuần cho tất cả các thành viên ủy ban của bạn. Giữ cho thông tin liên lạc của bạn ngắn gọn và đúng đắn. Bạn muốn tất cả mọi người đọc các ghi chú trong bản cập nhật email hàng tuần của bạn, nhưng nếu bạn không ngừng nghỉ, thì bạn sẽ nhanh chóng mất đi sự chú ý của họ.
Quản lý luồng thông tin của các sự kiện của bạn yêu cầu các thủ tục tương tự như giao tiếp liên ngành. Giữ cho mọi người nhận thức được trách nhiệm của họ và chia sẻ các cập nhật quan trọng với tất cả các bên liên quan. Sự khác biệt quan trọng là bạn là CEO của dự án. Vai trò của bạn là quản lý tất cả các chi tiết đi vào và dịch chúng thành một tầm nhìn chung nhằm đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận.
Nền tảng cho sự thành công là đảm bảo tất cả các luồng thông tin trong cùng một hướng.