Việc giảm giá mua có thể cho phép các công ty giành được công việc kinh doanh
Việc giảm chi phí nguyên liệu và dịch vụ có thể cho phép các công ty cạnh tranh trên thị trường giá của hàng hóa thành phẩm của họ để giành được công việc kinh doanh. Một thước đo hiệu suất rõ ràng về sự thành công của bất kỳ bộ phận thu mua nào là số tiền mà công ty đã tiết kiệm.
Tuy nhiên, có một số phép đo hiệu suất mà các doanh nghiệp có thể sử dụng khi họ đo lường hiệu suất mua hàng. Bao gồm các:
- Mua hiệu quả
- Hiệu quả mua hàng
- Chức năng mua hàng
- Đo lường hiệu suất
Mua hiệu quả
Chi phí hành chính là cơ sở để đo lường hiệu quả mua hàng. Đo lường hiệu suất này không liên quan đến số lượng mặt hàng đã mua mà bộ phận đã mua.
Phép đo liên quan đến hiệu quả của bộ phận thu mua trong các hoạt động mà họ dự kiến sẽ thực hiện so với ngân sách dành cho bộ phận.
Nếu chi phí mua hàng nằm trong phạm vi ngân sách thì hiệu quả của bộ phận thu mua sẽ vượt quá mong đợi. Nếu bộ phận đang sử dụng ngân sách hơn và cao hơn ngân sách thì chức năng mua hàng không hiệu quả.
Hiệu quả mua hàng
Giá mà bộ phận mua trả cho một mặt hàng không nhất thiết là một thước đo tốt về hiệu suất mua hàng.
Giá của một mặt hàng có thể dao động do điều kiện thị trường, tính khả dụng của nó và các yêu cầu về nhu cầu khác. Do đó, bộ phận thu mua có thể không kiểm soát được giá. Một phương pháp phổ biến để đánh giá hiệu quả mua hàng là xem xét tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho . Tỷ lệ này đo lường số lần trung bình khoảng không quảng cáo được sử dụng hoặc được bật trong khoảng thời gian.
Tỷ lệ được sử dụng để đo lường tính thanh khoản của khoảng không quảng cáo. Tuy nhiên, đây không phải lúc nào cũng là một biện pháp tuyệt vời để mua hiệu quả vì các yêu cầu theo mùa để có các sản phẩm trong kho có thể làm cho phép đo này không chính xác.
Chức năng mua hàng
Hiệu suất mua hàng có thể được đo lường dựa trên các yêu cầu chức năng của chức năng mua hàng.
Chức năng chính của bộ phận là cung cấp đúng mục tại thời điểm yêu cầu với chi phí thấp nhất có thể. Việc đo lường hiệu suất có thể tính đến các yếu tố này, nhưng nó không tính đến các yếu tố có thể liên quan đến sự ổn định của nhà cung cấp, các vấn đề về chất lượng vật liệu và giảm giá của nhà cung cấp.
Đo lường hiệu suất
Hiệu suất của chức năng mua hàng có thể được đo bằng nhiều phép đo khác nhau.
Một công ty có thể quyết định đo lường hiệu quả nào có liên quan đến hiệu suất của bộ phận thu mua của họ. Các phép đo có thể bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí. Nếu bộ phận thu mua mua một món hàng ở mức giá thấp hơn so với trước đó, thì đó là tiết kiệm chi phí. Điều này có thể xảy ra khi một nhà cung cấp mới được tìm thấy, một mặt hàng thay thế ít tốn kém hơn được sử dụng, một hợp đồng mới đã được ký với nhà cung cấp, phương thức vận chuyển rẻ hơn hoặc bộ phận thu mua đã thương lượng giá thấp hơn với nhà cung cấp hiện tại.
- Tăng chất lượng. Khi một sản phẩm đã cải thiện chất lượng hoặc bằng cách sử dụng một nhà cung cấp khác hoặc bằng cách thương lượng với nhà cung cấp hiện tại, sự cải thiện sẽ được phản ánh trong việc giảm lãng phí hoặc nguồn lực sản xuất.
- Mua cải tiến. Hiệu quả trong phương pháp được sử dụng trong bộ phận thu mua sẽ tăng hiệu quả. Chúng có thể bao gồm việc giới thiệu EDI, hệ thống mua sắm điện tử, kiểm kê nhà cung cấp và thanh toán cho các quy trình nhận.
- Cải tiến giao thông. Khi một bộ phận mua bán thương lượng với một nhà cung cấp dịch vụ hoặc số hãng vận chuyển để giảm chi phí vận chuyển các mặt hàng từ nhà cung cấp đến cơ sở sản xuất, chi phí đơn vị của mặt hàng đó sẽ bị giảm. Tiết kiệm chi phí này có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả.
Hiệu suất mua hàng
Một số nghiên cứu đã được thực hiện về hiệu suất mua và kết quả đã lưu ý rằng không có một phương pháp nào sẽ bao gồm mọi bộ phận thu mua.
Tuy nhiên, có một số biện pháp chính được thấy là phổ biến trong việc đánh giá hiệu suất. Cụ thể là tiết kiệm chi phí, chất lượng nhà cung cấp, số liệu phân phối, hiệu quả về giá và lưu lượng hàng tồn kho.
Mặc dù các biện pháp quan trọng này là phổ biến, trọng lượng được đặt trên các biện pháp này là không có nghĩa là thống nhất và sẽ khác nhau giữa các ngành công nghiệp và doanh nghiệp. Ngoài ra, tầm quan trọng của các biện pháp này đối với hiệu quả tổng thể của bộ phận thu mua sẽ thay đổi theo thời gian và do đó cần được đánh giá và sửa đổi định kỳ.
Cập nhật bởi Gary Marion, chuyên gia hậu cần và chuỗi cung ứng.