TQM tìm cách cải thiện chất lượng và hiệu suất
Giới thiệu
Quản lý chất lượng toàn diện ( TQM ) là một cách tiếp cận phổ biến về chất lượng trong một doanh nghiệp nhằm cải thiện chất lượng và hiệu suất sẽ đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Điều này có thể đạt được bằng cách tích hợp các chức năng chất lượng và các quy trình quan trọng trong toàn công ty.
Một thành phần cốt lõi của TQM là nguyên tắc cải tiến liên tục. Có một số công cụ có sẵn để đảm bảo rằng cải tiến liên tục thành công, bao gồm:
- Xử lý ánh xạ
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ
- Kế hoạch kiểm tra chu kỳ hoạt động (PDCA)
Lập bản đồ quy trình
Bất kỳ nỗ lực cải tiến liên tục nào cũng phải bắt đầu với sự hiểu biết chính xác về quy trình đã được xác định để cải thiện. Quá trình này có thể ở bất kỳ phần nào của doanh nghiệp của công ty, nhưng phải có khả năng được ánh xạ để xác định các luồng tạo nên quy trình.
Ví dụ, trong chuỗi cung ứng, quy trình kinh doanh có thể là nhà sản xuất hàng hóa đã hoàn thành, việc mua hàng hóa từ một nhà cung cấp hoặc dịch vụ của một mặt hàng được bán cho khách hàng . Việc lập bản đồ của bất kỳ quá trình nào trong số này liên quan đến việc xác định và ghi lại luồng vật lý cũng như luồng thông tin.
Quá trình lập bản đồ sẽ hiển thị đồ họa các luồng trong quá trình từ đầu đến cuối, bao gồm các hoạt động, nhân sự và các kết quả.
Lợi ích mà bản đồ quy trình cung cấp để cung cấp cải tiến liên tục là nó xác định phạm vi của quy trình, giao diện với các quy trình khác và điểm bắt đầu từ đó có thể đo được sự cải thiện.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Phân tích nguyên nhân gốc là cách thức mà một doanh nghiệp sẽ xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, sự cố hoặc mối quan tâm về chất lượng. Điều này đạt được bằng ba bước này, hướng tới việc xác định nguyên nhân gốc rễ:
- Phân tích
- Thu thập dữ liệu
- Xác nhận
Có ba giai đoạn tạo thành một quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ.
1. Giai đoạn mở
Giai đoạn ban đầu này cho phép người tham gia suy nghĩ về vấn đề này để xác định càng nhiều nguyên nhân gốc rễ có thể xảy ra. Trong giai đoạn này, nhóm có thể tạo ra một sơ đồ nguyên nhân và hiệu ứng có thể hữu ích trong các phiên động não.
Là một phần của quá trình này, nhóm có thể xác định nguyên nhân có thể của họ với một trong năm lĩnh vực được liệt kê trên biểu đồ nguyên nhân và hiệu ứng. Những loại nguyên nhân đó là nhân lực, phương pháp, vật liệu, máy móc và số đo. Sau đó, nhóm có thể tổ chức ý tưởng của họ về nguyên nhân gốc rễ xung quanh các danh mục đó.
2. Giai đoạn hẹp
Trong giai đoạn này, nhóm làm giảm số nguyên nhân gốc có thể thành một số có thể tập trung vào. Mỗi nguyên nhân gốc rễ có thể được xác định trong giai đoạn mở được thảo luận sâu hơn bởi nhóm nghiên cứu để xác định xem chúng có được giữ lại hay không.
3. Closed Giai đoạn
Trong giai đoạn cuối cùng này, đội phải đi đến sự đồng thuận về nguyên nhân gốc rễ. Điều này sẽ liên quan đến việc xác nhận nguyên nhân gốc rễ dựa trên bằng chứng, cho dù đó là sử dụng dữ liệu đo lường hoặc bằng chứng chủ quan từ các cuộc phỏng vấn với nhân viên, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Việc phân tích dữ liệu có thể đo lường có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một số phương pháp thống kê như biểu đồ phân tán, kiểm tra trang tính để xác định tần suất của sự kiện hoặc sử dụng biểu đồ Pareto.
Chu kỳ lập kế hoạch-làm-kiểm tra-hành động (PDCA)
Chu kỳ PDCA được phát triển bởi W. Edwards Demming, kiến trúc sư của TQM. Ông đã tạo ra một cách tiếp cận đơn giản để thực hiện thay đổi. Chu kỳ PDCA bao gồm bốn giai đoạn; lập kế hoạch, làm, kiểm tra và hành động.
- Kế hoạch - Giai đoạn lập kế hoạch thường bắt đầu sau khi một công ty đã trải qua một phân tích nguyên nhân gốc rễ và xác định một vấn đề hoặc vấn đề cần được giải quyết. Sau đó, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch các cải tiến cần phải đạt được như thế nào.
- Do - Sau giai đoạn lập kế hoạch, doanh nghiệp sẽ tiến hành các thay đổi đã được lên kế hoạch để giải quyết vấn đề được xác định trong phân tích nguyên nhân gốc. Điều này có thể đơn giản như mua một thiết bị mới cho dây chuyền sản xuất, hoặc phức tạp như thay đổi cách thức mà các nhà cung cấp được đánh giá.
- Kiểm tra - Sau khi doanh nghiệp đã thực hiện theo kế hoạch và thực hiện các thay đổi để giải quyết vấn đề hoặc vấn đề, giai đoạn kiểm tra phải được sử dụng để xác thực rằng các thay đổi đã thực hiện có các kết quả cần thiết. Nếu giai đoạn kiểm tra không xác nhận rằng vấn đề đã được giải quyết, thì doanh nghiệp sẽ cần phải bắt đầu lại chu kỳ PDCA ở giai đoạn lập kế hoạch và phát triển một kế hoạch mới để đạt được các kết quả cần thiết.
- Hành động - Giai đoạn cuối cùng của chu trình PDCA yêu cầu rằng khi vấn đề đã được giải quyết, doanh nghiệp nên kết hợp các thay đổi vào các quy trình vận hành chuẩn của họ và nếu cần thiết, triển khai các thay đổi đối với các bộ phận khác của doanh nghiệp.